Workforce Management Software | System | Einführung | Best Practises

Die Einführung neuer Softwarelösungen ist ein komplexes Unterfangen. Jedes Unternehmen verfügt über eigene etablierte Arbeitsabläufe und eine Infrastruktur, in die sich die neue Lösung nahtlos einfügen muss. Eine erfolgreiche Implementierung umfasst mehr als nur die Installation von Software – sie beginnt mit der Auswahl des richtigen Systems und reicht bis hin zu Tests, Schulungen und Rollout.

Eine aktuelle Studie von Gartner liefert praxisnahe Erkenntnisse über diesen Prozess – basierend auf Erfahrungen von Unternehmen, die bereits Workforce Management (WFM) Software eingeführt haben. Die Mehrheit dieser Peer-Gruppe stammt aus den Bereichen IT (47 %) und HR (26 %) – zwei der Schlüsselbereiche für eine gelungene Umsetzung. Die befragten Unternehmen sind überwiegend in dienstleistungsorientierten Branchen (33 %), der Industrie (17 %) oder im Finanzsektor (11 %) tätig – allesamt Sektoren mit hohem Personaleinsatz und strengen regulatorischen Anforderungen, in denen eine effiziente Personalplanung essenziell ist. Zudem kommen 78 % der Befragten aus Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden – die Erkenntnisse sind also insbesondere für größere Organisationen mit komplexen Strukturen relevant.

Der Bericht erfasst, was bei den Implementierungen gut lief, was Unternehmen anders machen würden und welche Lektionen sie auf dem Weg gelernt haben. Diese umfassende Perspektive macht ihn zu einer wertvollen Ressource für Organisationen, die häufige Fallstricke vermeiden und eine reibungslosere, effektivere Einführung ihrer WFM-Software sicherstellen wollen.

Die Peer Insights von Gartner wurden in fünf zentrale Schritte überführt, die aufzeigen, was Organisationen bei der Einführung einer WFM-Lösung beachten und priorisieren sollten. In diesem Artikel werfen wir einen genaueren Blick auf diese essenziellen Aspekte und bringen sie in Einklang mit unserem Vorgehen bei der plano solutions gmbh. Basierend auf den Erkenntnissen des Reports zeigen wir auf, wie die Einführung unserer plano WFM-Software erfolgreich gestaltet werden kann – von der strategischen Planung und Systemintegration bis hin zur Nutzerakzeptanz und einer langfristigen Optimierung.

Inhalt

↓ Definition: Was ist WFM-Software?
↓ Wie legt man die Anforderungen einer Organisation an eine WFM-Software fest?
↓ Wie lässt sich die Integration der plano WFM-Software in bestehende Infrastrukturen reibungslos gestalten?
↓ Warum ist die Einbindung der Endnutzer entscheidend für eine erfolgreiche Einführung der plano WFM-Software?
↓ Wie führt man die plano WFM-Software effektiv ein?

 

 

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Definition: Was ist WFM-Software?

Workforce Management (WFM) Software hilft Organisationen dabei, ihre betrieblichen Abläufe zu optimieren, indem sie zentrale Aufgaben wie Dienstplanung, Zeiterfassung und Ressourcenzuteilung automatisiert. Sie reduziert menschliche Fehler, senkt administrative Kosten und liefert wertvolle Erkenntnisse zur Effizienzsteigerung. Durch Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende fördert sie zudem Transparenz und Engagement und schafft eine agilere, produktivere Belegschaft.

Mitarbeiter effektiv einzusetzen, kann eine hochkomplexe Aufgabe sein. Je nach Organisation müssen bei der Planung eine Vielzahl an Anforderungen berücksichtigt werden – etwa betriebliche Regeln, arbeitsrechtliche Vorgaben oder schwankende Nachfragen. Der Einsatz eines Workforce Management Tools kann diesen Prozess erheblich vereinfachen.

Automatisierte Dienstplanung reduziert den Aufwand für manuelle Planung, während intelligente Algorithmen ineffiziente Schichtmodelle vermeiden. Präzise Prognosen verbessern die Ressourcennutzung und senken die Gesamtkosten für den Personaleinsatz. Dies sind nur einige der überzeugenden Vorteile, die WFM-Software bieten kann.

Auch wenn diese Vorteile auf der Hand liegen, erfordert eine erfolgreiche Einführung mehr als nur die Auswahl eines funktionsreichen Tools. Gartner hat wertvolle Einblicke von Unternehmen zusammengetragen, die reale Erfahrungen mit der Einführung von WFM-Software gemacht haben. Ihre Analyse hebt fünf zentrale Erkenntnisse hervor, die Organisationen berücksichtigen sollten – von der Definition interner Anforderungen über die Einbindung von Stakeholdern bis hin zur Sicherstellung der Datenqualität und der Planung eines schrittweisen Rollouts. In den folgenden Abschnitten betrachten wir diese Lektionen genauer und zeigen, wie sie sich konkret auf den Einführungsprozess unserer plano Lösung anwenden lassen – einer modularen, anpassbaren Plattform, die speziell für komplexe Einsatzszenarien in unterschiedlichen Branchen entwickelt wurde.

 

 

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Wie legt man die Anforderungen einer Organisation an eine WFM-Software fest?

Bevor eine geeignete WFM-Software ausgewählt wird, ist es entscheidend, ein klares Verständnis für die spezifischen Anforderungen der Organisation zu entwickeln. Faktoren wie die Anzahl der Mitarbeitenden, die in das System integriert werden sollen, die Struktur der Belegschaft (z. B. Schichten, Rollen, Standorte), branchenspezifische Funktionen oder das verfügbare Budget sollten dokumentiert werden.
Bei der Implementierung von plano WFM ist unser erster Schritt eine gemeinsame „Ist“-Analyse, bei der wir die bestehenden Arbeitsabläufe, HR- und IT-Systeme sowie rechtliche oder tarifliche Rahmenbedingungen erfassen. So stellen wir sicher, dass auch individuelle und komplexe Szenarien frühzeitig berücksichtigt werden – ganz im Sinne der Peer-Empfehlung:

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Ensure that you have your requirements laid out as needed. […] your most unique and challenging scenarios should be fleshed out earlier rather than later […]

Technical Professional, Finance Sector (Gartner, 2025)

Die Zusammenarbeit mit relevanten Abteilungen wie HR, Betrieb, IT und Compliance ist dabei unerlässlich, um alle Anforderungen ganzheitlich zu erfassen. Diese Stakeholder helfen auch dabei, komplexe Voraussetzungen zu identifizieren. Die Berücksichtigung zukünftiger organisatorischer Veränderungen oder Wachstumspläne stellt zudem sicher, dass die gewählte Software auch langfristig passt.

 

 

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Wie findet man den passenden WFM-Anbieter für eine Organisation?

Sobald die Anforderungen klar definiert sind, folgt die Auswahl potenzieller WFM-Anbieter. Ein strukturierter Abgleich zwischen dem Bedarf und den angebotenen Funktionen der jeweiligen Softwarelösungen hilft dabei, die Auswahl einzugrenzen. Die vielversprechendsten Optionen können dann vertiefend geprüft werden:

• Referenzen: Prüfen Sie frühere Implementierungen und die Zufriedenheit bestehender Kunden.
• Angebote: Fordern Sie maßgeschneiderte Angebote an, die direkt auf Ihre Bedürfnisse eingehen.
• Produkt-Demos: Nutzen Sie Demos, um Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität und Intuitivität zu bewerten.

Bei plano legen wir besonderen Wert auf Anpassbarkeit und Integration. Wie ein Peer betont:

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Customize your WFM application to fit your business’s needs.

IT Professional, Construction Sector (Gartner, 2025)

Unsere Plattform bietet genau dafür flexible Module – für Schichtplanung, Zeiterfassung, Pooling, Skill-Management oder Schnittstellenintegration. So stellen wir sicher, dass sich die Software gemeinsam mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln kann.

Wenn gewünscht, kann ein externer Beratungspartner die Anbieterauswahl und Vertragsverhandlungen unterstützen.

Wie lässt sich die Integration der plano WFM-Software in bestehenden Infrastrukturen reibungslos gestalten?
Nach Auswahl des Anbieters beginnt die Integrationsplanung. Eine enge Passform zwischen der neuen WFM-Software und der vorhandenen IT-Infrastruktur minimiert Störungen.
Zentrale Schritte für einen reibungslosen Übergang sind:

• Anpassung der Software an bestehende Technologien und Arbeitsprozesse
• Integrationstests mit Altsystemen und Tools
• Ausarbeitung einer umfassenden Datenmigrationsstrategie
• Rechtzeitige Vorbereitung aller Importdaten

Bei plano erfolgt die Integration durch drei bewährte Schritte: Analyse → Strategie → Implementierung. Konkret bedeutet das: Unser Team konfiguriert KI-gestützte Bedarfsprognosen, Schichtregeln, gesetzliche Anforderungen und Mitarbeitervorlieben im Vorfeld – und führt dann umfangreiche Testzyklen durch, um die Kompatibilität mit Ihren Backend-Systemen sicherzustellen. Zudem bieten wir Anbieter-geführte Demos an, wie sie auch von Peers empfohlen werden:

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Before investing […], ensure it integrates with your current systems. Have the vendors representative run a demo for you.

– IT Professional, Service Sector (Gartner, 2025)

Durch die Bereitstellung von Beratung und technischer Unterstützung während dieser Phase können wir den Integrationsprozess gezielt steuern und potenzielle Probleme frühzeitig beheben.

 

 

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Warum ist die Einbindung der Endnutzer entscheidend für eine erfolgreiche Einführung der plano WFM-Software?

Die Mitarbeitenden, die täglich mit der WFM-Software arbeiten werden, sind ein kritischer Erfolgsfaktor im Einführungsprozess. Werden diese Endnutzer frühzeitig einbezogen, lassen sich Widerstände reduzieren und potenzielle Nutzungsprobleme vor dem Rollout identifizieren.
Die Einbindung gelingt durch:

• Klare Kommunikation von Ziel und Nutzen der neuen Lösung
• Praxisnahe Schulungen mit Testumgebungen und Simulationen
• Entwicklung eines strukturierten Schulungskonzepts mit Material vom Anbieter
• Schulung von Superusern, die bereichsübergreifende Unterstützung ermöglichen

Unser Mitarbeiterportal „myplano“ ist ein zentraler Bestandteil dieser Nutzerintegration: Mitarbeitende können dort ihre Schichten einsehen, Dienste tauschen, Abwesenheiten beantragen oder Zeiten digital bestätigen – geräteübergreifend. Um diese Einbindung erfolgreich zu gestalten, setzen wir auf interaktives Onboarding: geführte Demos, Sandbox-Tests und ein Superuser-Programm. Eine Datenfachkraft betonte, dass umfangreiche Schulungen helfen, Bedenken bezüglich Datenschutzes zu adressieren, die Teamproduktivität zu verbessern und Optimierungspotenziale zu identifizieren.
Durch das aufgebaute Vertrauen und die Kompetenz der Nutzer wird eine reibungslose alltägliche Nutzung sichergestellt – und der Supportbedarf nach dem Go-live wird reduziert.

 

 

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Wie führt man die plano WFM-Software effektiv ein?

Eine schrittweise Einführungsstrategie reduziert Risiken und fördert die nachhaltige Nutzung. Das Rollout beginnt idealerweise mit einer kontrollierten Testphase in einem begrenzten Umfeld – zum Beispiel bei einem Team, Standort oder einer Abteilung. Diese Phase dient dazu:

• Leistung zu überwachen und Feedback einzuholen
• Schwächen oder Ineffizienzen zu identifizieren und zu beheben
• Schulungs- und Supportmaterial weiterzuentwickeln

Bei plano ist das stufenweise Rollout-Modell Teil unseres Standardangebots: Nach der Pilotphase integrieren wir das Feedback der Nutzer und weiten das Rollout schrittweise aus – jeweils mit individueller Schulung, spezifischer Systemintegration und maßgeschneiderter Analyse. Durch diesen Fokus auf kleinere Pilotprojekte lassen sich sowohl technische wie organisatorische Herausforderungen frühzeitig lösen – was das finale Rollout effizienter, schneller und zielgerichteter macht.

 

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Fazit

Die Einführung einer Workforce Management Lösung wie plano WFM ist weit mehr als ein technisches Upgrade – sie ist ein koordinierter organisatorischer Wandel. Von der Anforderungsaufnahme über die Anbieterauswahl bis zur Systemintegration und dem schrittweisen Rollout folgt die Einführung bei plano einem strukturierten Vorgehen, das sich an Best Practices und peer-erprobten Erfolgsfaktoren orientiert.
Das Ergebnis: Ihre WFM-Lösung erfüllt nicht nur die Anforderungen des aktuellen Betriebs, sondern wächst mit Ihren Ambitionen, fördert eine faire und transparente Einbindung der Belegschaft und stärkt Ihre Mitarbeitenden – und damit Ihre Wettbewerbsfähigkeit in einer Welt, die Agilität und Widerstandskraft verlangt.

Quellen

Gartner (2025): Peer Lessons Learned for Workforce Management Application Implementation.

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→ Workforce Management von plano