Schichtarbeit optimieren & Freiwünsche managen | Defintion | Wunschdienstpläne

Automatisierte Personaleinsatzplanung mit dem plano Roster

• Mit der plano WFM Software lassen sich Personal- und Dienstpläne auf Knopfdruck erstellen. Dabei werden Mitarbeiterpräferenzen, Arbeitszeiten, geltende Gesetze und Betriebsanforderungen in Echtzeit berücksichtigt. 

• Besondere Stärke: Anpassungen bei kurzfristigen Ausfällen. Das System findet schnell Ersatz, der gleichzeitig die benötigten Qualifikationen erfüllt. 

Self Rostering über die myplano-App

• Über die App erhalten Mitarbeitende eine intuitive Plattform, um Dienstplanwünsche und Wunschfrei-Anfragen direkt einzutragen. 

• Gleichzeitig können Dienste getauscht und Präferenzen flexibel verwaltet werden, was die Zufriedenheit sowohl im Gesundheitswesen als auch bei Pflegeeinrichtungen signifikant erhöht. 

Skills Management-Integration im plano Roster

• Für das Gesundheitswesen besonders relevant: Durch das integrierte Skills-Management wird dokumentiert, welcher Mitarbeiter welche Kompetenzen besitzt (z. B. spezielle Schulungen oder medizinische Zertifikate). Der Wunschfrei-Dienstplan gewährleistet somit nicht nur Zufriedenheit, sondern stellt auch sicher, dass die Anforderungen für spezielle Aufgaben erfüllt werden können. 

Bedarfsermittlung und Forecast 

• Mithilfe von historischen Daten und Prognosen werden zukünftige Personalbedarfe vorhergesagt. Im Gesundheitswesen, wo Planungsunsicherheiten eine große Herausforderung darstellen, bietet die Vorhersage verlässliche Unterstützung bei der Personalbesetzung. 

Mit solchen Features wird nicht nur die Planung im Gesundheitswesen smarter, sondern auch die Arbeitswelt für zahlreiche Pflegekräfte und Ärzte angenehmer gestaltet, während gleichzeitig Betriebskosten gesenkt werden können. 

Die klassische Schichtarbeit im Gesundheitswesen lässt oft kaum Spielraum für private und familiäre Verpflichtungen. Mitarbeitende leiden unter starren Strukturen, die sie kaum beeinflussen können. Dabei bieten moderne Konzepte wie Wunschfrei-Dienstpläne oder Self Rostering Lösungen, die sowohl die Arbeitszufriedenheit steigern als auch die Effizienz der Dienstplanung verbessern. 

Die wachsende Belastung im Gesundheitswesen 

Das Gesundheitswesen zählt zu den Branchen mit einem besonders hohen Anteil der Schichtarbeit. Gesundheitseinrichtungen wie Krankenhäuser, Altenpflegeheime oder Rettungsdienste benötigen eine 24/7-Dienstabdeckung. Doch traditionelle Planungsansätze, die wenig Rücksicht auf individuelle Bedürfnisse nehmen, verschärfen die Probleme:

Ein erfolgreiches Praxisbeispiel aus der Pflege zeigt, wie durch innovative Arbeitszeitmodelle Herausforderungen bewältigt werden können. INQA-Experimentierraum testet flexible Arbeitszeitmodelle – INQA.de

• Demografischer Wandel: Immer mehr Mitarbeitende stehen vor der Herausforderung, Beruf und Familie (z. B. Pflege von Angehörigen) zu vereinbaren. Wunschdienstpläne schaffen eine bessere Balance.  

• Mitarbeiterbindung stärken: Einrichtungen, die auf flexible Dienstmodelle setzen, reduzieren die Fluktuation und steigern die Identifikation der Beschäftigten mit ihrem Arbeitsplatz.  

• Wettbewerbsvorteil im Recruiting: Attraktive Arbeitsbedingungen ziehen neue Fachkräfte an – insbesondere in einer Branche mit akutem Personalmangel.  

• Gesundheitsförderung: Wunschfrei-Dienstpläne verringern durch optimal auf die Bedürfnisse angepasste Schichtzeiten den Stresslevel und beugen physischen sowie psychischen Erkrankungen vor.  

• Flexibilität in der Notfallplanung: Durch Self Rostering und Wunschfreisysteme können kurzfristige Ausfälle leichter aufgefangen werden, da Präferenzen und verfügbare Ersatzkräfte bereits berücksichtigt sind.  

• Förderung der Eigenverantwortung: Mitarbeitende, die ihre Dienstzeiten aktiv mitgestalten können, fühlen sich stärker eingebunden und übernehmen mehr Verantwortung für die Organisation ihrer Arbeit. 

• Verbesserung der Schichtübergaben: Pflegekräfte können präferierte Schichtübergabemuster angeben, was die Qualität der Patientenbetreuung erhöht und Komplikationen durch Informationslücken minimiert. 

­Schichtplanung wird digital: Self Rostering im Gesundheitswesen

Ein entscheidender Lösungsansatz ist die Implementierung von Self Rostering. Bei diesem Ansatz können Mitarbeitende innerhalb eines festgelegten Rahmens ihre Schichten selbst auswählen und ihre Dienstplanwünsche angeben. Besonders in Teams mit hoher Diversität – etwa in Krankenhäusern – spielt dies eine entscheidende Rolle. 

Wünsche erfassen: Mitarbeitende geben ihre Schichtpräferenzen an, z. B. shift requests oder bevorzugte freie Tage; dies ist mobil über die myplano‑App von jedem Ort aus möglich. 

Rahmenbedingungen setzen: Management legt Mindestbesetzungsanforderungen pro Schicht fest (z. B. wie viele Pflegekräfte pro Station notwendig sind) ; das plano Forecast‑Modul kann diesen Prozess unterstützen. 

Optimierung durch Software: Ein Workforce-Management-Tool wie plano optimiert den Schichtplan, berücksichtigt Wünsche, hinterlegte Skills und sorgt für eine gerechte Aufgabenverteilung. 

Dabei werden nicht nur Präferenzen berücksichtigt, sondern auch gesetzliche Regelungen wie Ruhezeiten und Tarifverträge eingehalten. 

Best Practice: Wie Vivantes die Dienstplanung modernisiert hat Ein hervorragendes Beispiel für die erfolgreiche Umsetzung einer mitarbeiterorientierten Dienstplanung ist die Vivantes – Netzwerk für Gesundheit GmbH. Als Deutschlands größter kommunaler Krankenhauskonzern mit rund 19.000 Mitarbeitenden hat Vivantes die Personaleinsatzplanung mit plano WFM grundlegend modernisiert. 

Aus der Praxis lassen sich dabei folgende Erfolgsfaktoren ableiten: 

• Aktive Mitarbeitereinbindung: Vivantes hat Beschäftigte und Dienstplanende bereits in den Entwicklungsprozess der neuen Software integriert, um spezifische Anforderungen und Wünsche direkt zu berücksichtigen. 

• Digitale Selbstbestimmung: Mit der Einführung der Mitarbeiter-App myplano (intern „VivaPlan“ genannt) können die Mitarbeitenden nun orts- und endgeräteunabhängig ihre Dienstpläne einsehen, Urlaube beantragen, Dienstplanwünsche hinterlegen und Schichten tauschen. 

• Entlastung der Planenden: Der Wegfall fehleranfälliger Papier- und Excel-Listen sowie eine moderne, funktionale Planungsumgebung sorgen für eine deutlich schnellere und sicherere Dienstplanerstellung. 

• Arbeitgeberattraktivität als Ziel: Für Vivantes ist die Erhöhung von Flexibilität und Mitsprache bei der Dienstplanung ein Kernbaustein der „Strategie 2030“, um die Zufriedenheit im Job nachhaltig zu steigern. 

Die ausführliche Case Study finden Sie hier: https://plano-wfm.com/de-de/referenz-vivantes/

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→ Workforce Management von plano