Apps en tools voor personeelsplanning
Personeelsplanning is een van de centrale taken van personeelsmanagement. Handmatige resourceplanning kan lastig zijn, vooral voor bedrijven van een bepaalde grootte. Gespecialiseerde software biedt een efficiënte en professionele oplossing voor de personeelsplanning. Vooral op maat gemaakte tools kunnen operationele processen enorm ondersteunen. Allereerst is echter een intensief onderzoek nodig naar de technische mogelijkheden van digitale planning. Opties zijn Excel-sjablonen om te downloaden, professionele software, mobiele apps of andere diverse tools.
Inhoud
↓ Definitie van personeelsplanning met Excel, tools en apps
↓ Hoe kan Excel de personeelsplanning ondersteunen?
↓ Apps & tools voor personeelsplanning, mogelijke softwareoplossingen voor personeelsplanning
↓ Taken en functies van tools bij personeelsplanning
↓ De voordelen van software voor personeelsplanning
↓ Hoe personeelsplanning via app werkt
↓ Checklist: Waar het om gaat bij software voor personeelsplanning
↓ 5 tips voor het gebruik van tools voor personeelsplanning
↓ De voordelen van maatwerksoftware voor personeelsplanning
↓ Wanneer is het een goed idee om speciale softwareoplossingen te gebruiken voor personeelsplanning?
↓ Waar vind ik een overzicht van apps en tools voor personeelsplanning?
Definitie van personeelsplanning met Excel, tools en apps
Personeelsplanning is het toewijzen van medewerkers aan de juiste functies op basis van hun competenties. Personeelsplanning omvat het analyseren van de vereiste personeelscapaciteit, werkdruk, werktijdenregelingen, voorkeuren van medewerkers en andere factoren voor een optimale inzet van personeel. Naast tijdmanagement, tijdregistratie en skill management is personeelsplanning een belangrijk onderdeel van workforce management.
Deze planning is complex maar van groot belang voor het succes van het bedrijf. Tegenwoordig is het logisch om moderne IT-technologie te gebruiken. Ook Excel, tools en apps zijn beschikbaar. Met de juiste software kunnen dienstroosters en het hele tijdmanagementproces worden geautomatiseerd. Met een geschikte Excel-download kunnen processen aanzienlijk worden vereenvoudigd, maar meestal wordt professionele software aanbevolen voor het totale workforce management systeem. Alleen een IT-oplossing kan de personeelsplanning automatiseren en optimaliseren.
Hoe kan Excel de personeelsplanning ondersteunen?
Hoewel Excel geen gespecialiseerde PEP-software is, kan het toch de planning van de inzet van personeel ondersteunen. Vooral kleine bedrijven hebben baat bij het downloaden van een goed Excel-sjabloon.
Apps & tools voor personeelsplanning, mogelijke softwareoplossingen voor personeelsplanning
Dankzij de digitale transformatie vertrouwen veel bedrijven nu op digitale softwareoplossingen voor planning, tijdmanagement en tijdregistratie. Moderne IT-oplossingen verhogen de efficiëntie, wat het bedrijf ten goede komt. Maar wat is een moderne softwareoplossing voor personeelsplanning? Welke opties zijn er voor digitale personeelsplanning? Hieronder volgt een kort overzicht voor een goede oriëntatie:
- Excel
Excel van Microsoft kan op verschillende manieren worden gebruikt. Onder andere om dienstroosters en dienstroosters te maken. Dit is vooral gemakkelijk en handig met speciale Excel-sjablonen, waarvan er veel kunnen worden gedownload. Na de vereiste invoer kan de planning worden uitgevoerd. Daarom kan Excel worden gebruikt als roostersoftware. Dit geldt in het algemeen echter alleen voor kleine bedrijven met een eenvoudige structuur. Vanaf een bepaald aantal medewerkers en complexe eisen die in de planning moeten worden opgenomen, wordt Excel niet aangeraden. - Apps
Moderne apps brengen personeelsplanning naar de tablet of smartphone. Mobiele apparaten zijn een integraal onderdeel geworden van ons dagelijks leven, ook voor activiteiten in verband met werktijd. Er zijn bijvoorbeeld apps om medewerkers te integreren in de personeelsplanning. Ze kunnen hun dienstrooster bekijken, applicaties aanmaken en ook gemakkelijk hun tijdregistratie doen via de smartphone. - Tools
Er zijn ook tools voor professionele personeelsplanning. Deze softwareoplossingen zijn hulpmiddelen voor de automatisering en optimalisering van personeelsplanning. Dit kunnen online tools zijn of permanent geïnstalleerde softwareoplossingen.
Taken en functies van tools bij personeelsplanning
Ongeacht of apps, Excel of klassieke softwareoplossingen worden gebruikt: Het gaat altijd om het ondersteunen van personeelsplanning met moderne IT-tools. Het scala aan functies varieert afhankelijk van de software, en daarom is het kiezen van de juiste tool essentieel. De ideale oplossing voor bedrijven met veel medewerkers en complexe vereisten is software die kan worden aangepast aan de behoeften. Ondanks alle verschillen kunnen we de belangrijkste functies van tools voor personeelsplanning als volgt samenvatten:
- Personeelsroosters maken
- dienstroosters plannen
- Ondersteuning van tijdregistratie
- Optimalisatie van personeelsinzet
- Beheer van ploegenwisselingen
- Beheer van vakantieaanvragen en goedkeuringen
Dit zijn de voordelen van software voor personeelsplanning
Veel bedrijven gebruiken software voor personeelsplanning omdat ze al lang de voordelen van moderne technologie inzien. Holistische systemen bieden een enorme toegevoegde waarde omdat ze belangrijke processen digitaliseren en vereenvoudigen. Dit bespaart tijd en kosten en verhoogt de efficiëntie van het bedrijf. Dit is belangrijk om op lange termijn concurrerend te blijven. Geschikte softwareoplossingen bewijzen hun waarde, vooral voor resourceplanning. Ze bieden een reeks van voordelen:
- hoge mate van automatisering
- eenvoudige bediening
- hogere efficiëntie
- flexibiliteit bij veranderingen in vereiste personeelscapaciteit
- gedeelde toegang tot planning
- naleving van de arbeidstijdenregeling
- betere kwaliteit van klantenservice
- voorspelbaarheid en transparantie
Hoe personeelsplanning via app werkt
Hulpmiddelen voor resourceplanning zijn Excel-bestanden of moderne softwareoplossingen. In beide gevallen worden meestal klassieke desktop pc’s of laptops gebruikt, waarop gemakkelijk kan worden gewerkt. Ook mobiele apparaten worden vaak in het proces geïntegreerd via apps. Het is echter niet altijd mogelijk alle planning op een mobiele telefoon te doen. Vooral niet bij complexe planningsvereisten en als er veel medewerkers moeten worden ingepland. Wel bieden veel softwareoplossingen hun eigen app die mobiele toegang tot de planning mogelijk maakt. Werknemers kunnen bijvoorbeeld met hun mobiele telefoon hun dienstrooster bekijken of aanvragen indienen, die ook digitaal kunnen worden goedgekeurd. De flexibiliteit van mobiele apparaten komt de moderne personeelsplanning zeker ten goede.
Checklist: Waar het om gaat bij software voor personeelsplanning
Wie medewerkers gericht wil inzetten met software voor personeelsplanning, moet de verschillende aanbiedingen vergelijken. Er zijn aanzienlijke verschillen, waardoor de keuze van de tool een grote impact heeft. Als je je afvraagt op basis van welke criteria je een keuze moet maken, gebruik dan de volgende checklist om te zien wat belangrijk is:
- Beveiliging
- Opties voor zelfbediening voor medewerkers
- Gebruiksgemak
- Functieomvang
- Compatibiliteit met mobiele oplossingen
- Ondersteuning
- Prijs
5 tips voor het gebruik van tools voor personeelsplanning
Dat een tool voor het registreren van werktijden en het maken van dienstroosters nuttig is staat vast. Je moet ze wel met elkaar vergelijken en weten hoe je de tool op de juiste manier gebruikt. De volgende tips kunnen hierbij nuttig zijn:
- Vraag jezelf af of de tool het aantal medewerkers in je bedrijf aankan!
- Zorg ervoor dat de PEP-software op meerdere locaties gebruikt kan worden als je bedrijf meer locaties heeft!
- Geef de voorkeur aan een PEP-tool die tijdregistratie en tijdmanagement ondersteunt!
- Overweeg een branchespecifieke softwareoplossing die voldoet aan de specifieke eisen van je bedrijf!
- Denk aan een aanpasbare PEP-softwareoplossing!
Wat zijn de voordelen van software voor personeelsplanning op maat?
Bij PEP-tools wordt onderscheid gemaakt tussen algemene en sectorspecifieke oplossingen. Sectorspecifieke oplossingen komen tegemoet aan de speciale vereisten van de sector, maar bieden niet automatisch oplossingen op maat. Dit wordt alleen geboden door software die specifiek is aangepast aan de behoeften en vereisten van het bedrijf in kwestie. Hoewel dit tot hogere kosten leidt, betekent het ook aanzienlijk meer flexibiliteit. De operationele processen worden perfect ondersteund.
Wanneer is het een goed idee om speciale softwareoplossingen te gebruiken voor personeelsplanning?
Kleine bedrijven met weinig medewerkers kunnen vaak zonder professionele PEP-software. Ze hoeven de planning niet handmatig te doen, maar kunnen bijvoorbeeld Excel als hulpmiddel gebruiken. Voor grotere bedrijven met veel medewerkers, soms op meerdere locaties, is de planning veel complexer. Hier is een professionele PEP-tool nodig.
Waar vind ik een overzicht van apps en tools voor personeelsplanning?
Voor tools, apps of andere softwareoplossingen kun je terecht bij gerenommeerde leveranciers zoals SAP of DATEV. Je kunt ook je eigen online onderzoek doen, gecombineerd met een gedetailleerde vergelijking. Vaak is er de mogelijkheid om een PEP-tool te testen.
Samenvatting
De organisatie en planning van het inzetten van personeel is een complexe taak. Excel-sjablonen om te downloaden, apps voor smartphones en tablets of softwaretools ondersteunen het proces en zorgen voor de digitalisering van het workforce management.
Wil je meer weten?
Ga voor meer informatie over onze software voor personeelsinzet en toepassingen naar:
We zijn er voor jou
