Personeelsplanning in de gezondheidszorg tijdens de kerstperiode: checklist met 7 punten voor minder stress en de best mogelijke zorg
In de kerstperiode zijn er feestdagen, lange weekends en kijkt het personeel uit naar dagen vrijaf. Daar komen nog eens de typische uitdagingen van de winter bij, zoals meer luchtweginfecties en een hoger aantal spoedgevallen.
In zorginstellingen en ziekenhuizen is de continuïteit van de dienstverlening van cruciaal belang. Personeelstekorten hebben een rechtstreekse invloed op de veiligheid van patiënten, de kwaliteit van de zorg en de werkdruk. Als de planning verkeerd aangepakt wordt of last minute gebeurt, vergroot dat bovendien de stress en het personeelsverloop binnen het team.
Studies tonen aan dat gebrekkige personeelsbezetting, onvoldoende personeel en een dienstrooster met meer fouten leiden tot burn-out in het team en slechte patiëntresultaten. Internationale overzichten (bv. strategieën van de WHO voor het beheer van zorgpersoneel en rapporten van de OESO over de personeelsbezetting) benadrukken het belang van strategische personeelsplanning voor de kwaliteit van de zorg.
Inhoud:
↓ Waarom is een dienstrooster opstellen extra uitdagend in de gezondheidszorg tijdens de feestdagen?
↓ Kerstmis in de verpleging: wie werkt wanneer?
↓ Wettelijke bepalingen waarmee planners rekening moeten houden tijdens de feestdagen
↓ Hoe kunnen modules voor workforce management gerichte ondersteuning bieden?
Waarom is een dienstrooster opstellen extra uitdagend in de gezondheidszorg tijdens de feestdagen?
Het antwoord is eenvoudig: omdat er zich meerdere stressfactoren tegelijk voordoen. Er zijn niet alleen de feestdagen en veranderende dienstbehoeften, maar ook seizoenspieken, zoals infectiegolven. Daarnaast zijn er meer vakantieaanvragen en voorkeuren voor bepaalde shifts van het personeel, strenge wettelijke bepalingen voor werk- en rusttijden, maar ook personeelsleden die op het laatste moment wegvallen. Dat alles moet gebolwerkt worden met een beperkte personeelsbezetting, uiteenlopende kwalificaties op de verschillende afdelingen en de noodzaak van een eerlijke, transparante toewijzing van shifts − allemaal onder hoge tijdsdruk en met weinig ruimte voor fouten.
Met datagestuurde planning, automatische optimalisatie en transparante selfservicefuncties wordt de complexe personeelsplanning voor de feestdagen voorspelbaar en beheersbaar. Zo garandeer je betrouwbare zorg en hebben zowel personeel als managers minder stress.
Achter de schermen optimaliseert een door AI ondersteunde software de roosters. Hij berekent automatisch wie wanneer nodig is en houdt daarbij rekening met kwalificaties, voorkeuren, arbeidsmodellen en wettelijke voorschriften. Als iemand zich ziek meldt of er op de valreep extra shifts nodig zijn, kan een digitale tool voor workforce management binnen enkele minuten geschikte vervangers voorstellen, waardoor managers niet afhankelijk zijn van handmatige processen of chaotische workflows. Werknemers kunnen via het portaal hun shifts bekijken, van shift wisselen en afwezigheden melden. Zo wordt de planning transparanter en participatiever, wat de tevredenheid vergroot. Bovendien kun je gedetailleerde verslagen opvragen, bijvoorbeeld over overuren, bijzonder stressvolle shifts of de momenten waarop mogelijk extra capaciteit nodig is.
Vooral tijdens de eindejaarsperiode, wanneer officiële feestdagen, een toegenomen vraag en persoonlijke verwachtingen met mekaar botsen, biedt software voor workforce management alle bouwstenen voor een planning die het evenwicht bewaart tussen zorgcontinuïteit en het welzijn van werknemers. Wat zou kunnen ontaarden in chaos, wordt in plaats daarvan een gestructureerde, beheersbare uitdaging op mensenmaat.
Het Resultaat:
Met de juiste combinatie van gegevens, slimme software, eerlijkheid en transparante communicatie boezemen de feestdagen verzorgingstehuizen en ziekenhuizen daardoor niet langer angst in. Zowel patiënten als personeel hebben meer gemoedsrust en een hoop minder stress.
Kerstmis in de verpleging: wie werkt wanneer?
In de gezondheidszorg is het elk jaar opnieuw puzzelen om de shifts rond Kerstmis te organiseren. 25 en 26 december zijn voor veel werknemers wettelijk erkende feestdagen en dus automatisch dagen vrijaf. In de gezondheidszorg is dat echter niet het geval.
Ziekenhuizen, woonzorgcentra en poliklinische diensten zijn voorzieningen voor het verlenen van diensten aan het publiek waarvan de werknemers op zon- en feestdagen mogen werken, omdat de continuïteit van de patiëntenzorg gewaarborgd moet worden.
Volgens de wetgeving heeft iedereen die op een feestdag zoals 25 december werkt, recht op een compensatiedag. Deze compensatiedag beschermt werknemers tegen overbelasting en zorgt ervoor dat degenen die op feestdagen werken, toch voldoende rusttijd krijgen. Veel werkgevers stellen ook bijkomende regels op, vaak in individuele of collectieve arbeidsovereenkomsten. Denk bijvoorbeeld aan een hogere premie dan wettelijk verplicht op feestdagen, die uitbetaald of als inhaalrust opgenomen kan worden.
Volgens de arbeidswetgeving tellen ze als normale weekdagen. Niettemin voeren veel zorginstellingen vaak verkorte diensten in, werken ze vanaf een bepaald tijdstip met wachtdiensten of geven ze vakantie, inhaalrust of voorkeurroosters als beloning voor deze dagen. Er bestaat geen wettelijk recht op vrijaf of kortere werktijden voor deze dagen. Dergelijke regelingen zijn meestal vastgelegd in bedrijfsovereenkomsten en collectieve arbeidsovereenkomsten, of berusten op collegialiteit bij het opstellen van de roosters.
Een eerlijke planning is met Kerstmis extra belangrijk. Veel teams werken met rotatiesystemen, zodat niet elk jaar dezelfde mensen op feestdagen hoeven te werken. Er wordt ook vaak rekening gehouden met sociale factoren, zoals werknemers met jonge kinderen of werknemers zonder familieverplichtingen. Het allerbelangrijkste blijft echter dat mensen in nood zorg krijgen, en dat vraagt veel flexibiliteit van alle personeelsleden.
Wettelijke bepalingen waarmee planners rekening moeten houden tijdens de feestdagen
De kerstperiode is een hectische tijd, maar aan het arbeidsrecht valt niet te wrikken. Minimale rusttijden, maximale arbeidstijden, premies voor nachtshifts en gewerkte feestdagen, documentatieverplichtingen en medezeggenschapsrechten van de vakbond … Het moet allemaal in aanmerking genomen en correct gedocumenteerd worden.
Systemen voor workforce management vormen op dat vlak een grote meerwaarde: ze controleren deze vereisten automatisch en voorkomen dat er overtredingen plaatsvinden.
Checklist voor dienstroosterplanning tijdens de kerstperiode met software voor workforce management
Analyseer de behoeften tijdig.
Zorg voor een centrale planning van vakantiedagen.
Bepaal en controleer complianceregels.
Stel een pool met vervangers samen.
Werk een communicatieplan uit.
Maak gebruik van verslagen en volg op.
Evalueer en leer bij.
Analyseer de behoeften tijdig:
een dienstrooster opstellen voor de eindejaarsperiode is een lastige opgave, maar software voor workforce management doet het proces efficiënt verlopen. De eerste stap is om de behoeften tijdig te analyseren: prognosefuncties berekenen de personeelsbehoeften per dag en per shift. Scenario’s zoals ziekteverzuim, officiële feestdagen of een toename van het aantal patiënten worden van bij het begin ingecalculeerd.
Zorg voor een centrale planning van vakantiedagen:
de vakantieplanning moet tegelijkertijd centraal worden beheerd. Alle aanvragen worden ingediend via een medewerkersportaal, zodat tekorten van tevoren vastgesteld en verholpen kunnen worden.
Bewaar en controleer complianceregels:
al even belangrijk is dat de regelgeving nageleefd wordt. Werktijden, rusttijden, premies en vakantieregelingen worden in de software opgeslagen en door middel van testruns gecontroleerd op mogelijke conflicten.
Stel een pool met uitzendkrachten samen:
dankzij een flexibele pool met uitzendkrachten kun je kortdurende afwezigheden snel opvangen. Daarbij worden beschikbaarheid, vaardigheden en werkuren geregistreerd, zodat de software automatisch geschikte vervangers voorstelt.
Werk een communicatieplan uit:
transparante communicatie is van essentieel belang. Dienstroosters moeten tijdig worden gepubliceerd en wijzigingen of mogelijkheden om van shift te wisselen, moeten duidelijk worden meegedeeld.
Maak gebruik van verslagen en volg op:
tijdens de feestdagen helpen dashboards en rapportagetools om afwezigheden, bezetting en knelpunten bij te houden, zodat planners tijdig kunnen reageren.
Evalueer en leer bij:
na de kerstperiode is het een goed idee om de situatie grondig te evalueren. De resultaten van de dienstroosters en eventuele knelpunten worden geanalyseerd, zodat de bevindingen van nut kunnen zijn voor de planning van volgend jaar en het proces voortdurend verbeterd kan worden.
Hoe kan software voor workforce management ondersteuning bieden?
Zeker in de gezondheidszorg is het inplannen van personeel voor Kerstmis een grote uitdaging. Vragen als “Wie moet er zeker werken?”, “Wie komt in aanmerking voor dagen vrijaf?” en “Hoe kunnen compensatiedagen goed worden verdeeld?” maken deel uit van de dagelijkse planningsactiviteiten.
Planning op basis van prognoses / de vraag
Stel je voor dat software kan terugkijken naar gegevens uit het verleden, patronen kan herkennen, infectiegolven kan vergelijken en vervolgens kan voorspellen wanneer een team tijdens de kerstperiode extra hard nodig zal zijn. Dat is precies wat hier gebeurt. Planning op basis van de vraag toont niet alleen welke dagen kritiek zijn, maar helpt je ook tijdig te beslissen of je extra personeel of uitzendkrachten nodig hebt.
Automatische dienstplanning/inroostering
De software neemt de moeilijkste uitdaging van de feestdagen op zich: de shifts eerlijk verdelen. Zonder onenigheid en toeval, maar wel op basis van regels, kwalificaties en voorkeuren.
Het voordeel is dat als iemand tijdens deze drukke periode wegvalt, het systeem in enkele seconden alternatieven berekent, rekening houdend met rusttijden.
Geïntegreerd tijdsbeheer (wetgeving rond arbeidstijd, collectieve arbeidsovereenkomsten, rusttijden)
De kerstperiode zit vol verrassingen. Laat overtredingen van de regels er daar niet één van zijn. Geïntegreerd tijdsbeheer controleert in real time de wettelijke vereisten en bepalingen van de collectieve arbeidsovereenkomst, en slaat alarm voordat er fouten worden gemaakt.
Beheer van afwezigheden en vakantiedagen
Wanneer iedereen vakantie wil nemen en niemand wil werken, ontstaat er chaos. Software voor workforce management bundelt alle aanvragen, identificeert conflicten en voorkomt dat er dubbel ingepland wordt.
Pooling
Flexibiliteit is goud waard tijdens de feestdagen. Een digitale oplossing die bij de personeelsplanning rekening houdt met pools van flexibel personeel, zorgt ervoor dat beschikbare en gekwalificeerde medewerkers daar waar nodig ingezet worden. Daardoor hoef je geen tijdrovende telefoontjes te plegen.
Tijdregistratie
Premies voor feestdagen, overuren en compensatiedagen worden tijdens de kerstperiode al snel een wetenschap op zich. Automatische tijdregistratie zorgt ervoor dat niemand vergeten wordt en dat de loonadministratie correct is.
Selfservice- en medewerkersapp
Tien keer per dag uitleg geven over wijzigingen in het schema? Nee, bedankt. Een app zorgt voor transparantie en betrokkenheid, doordat werknemers aanvragen kunnen doen, van dienst kunnen wisselen en feedback kunnen geven − volledig digitaal. Aangevraagde vrije dagen worden automatisch meegenomen bij het opmaken van roosters.
Analyses en verslagen
Meten is weten. Dashboards tonen afwezigheden, kosten, overtredingen van rusttijden en zelfs ‘wat als’-scenario’s.
Dat is precies waarmee plano WFM je kan helpen. Deze moderne, door data en AI ondersteunde software voor workforce management zorgt ervoor dat je jouw personeel tijdens de feestdagen goed kunt inplannen en beheren. plano WFM beperkt zich niet tot traditionele dienstroosters, maar betrekt ook werknemers bij het proces: met selfserviceportalen (myplano), transparante processen en een eerlijke shiftverdeling. In de software zitten tijdsbeheer, tijdregistratie en competentiebeheer geïntegreerd. Hij stelt je in staat om de juiste personeelsbehoeften voor elke afdeling, shift en kwalificatiecategorie te bepalen, rekening houdend met gegevens uit het verleden en seizoensgebonden schommelingen. Daardoor kun je roosters opstellen die voldoen aan de wettelijke vereisten en zijn afgestemd op individuele wensen en behoeften in de praktijk.
Ben je geïnteresseerd in workforce management voor de gezondheidszorg? Lees dan onze blog over dit onderwerp: Ziekenhuis Dienstroosters: Het belang van digitale roosterplanning en de succesfactoren!
Conclusie:
De kerstperiode gaat elk jaar opnieuw gepaard met bijzondere uitdagingen: meer patiënten, feestdagen, recht op vakantie en personeelsleden die naar rust snakken. Een goede planning is daarbij van onschatbare waarde. Met moderne software voor workforce management kun je het dienstrooster overzichtelijk opstellen: shifts worden eerlijk verdeeld, afwezigheden worden snel gecompenseerd en iedereen weet wie wanneer werkt. Dat garandeert een efficiënte zorgverlening, ontlast het team en zorgt zelfs voor een beetje kerstsfeer.
Wil je meer weten over workforce management met plano?
Meer informatie over onze workforce management software en toepassingsgebieden vind je hier:
→ Workforce Management van plano
We zijn er voor jou
