plano | Referenzen | Rathauspassage Hamburg
Soziale Verantwortung trifft auf modernes und transparentes Workforce Management
Die Rathauspassage Hamburg ist ein sozial-diakonischer Betrieb im Herzen der Stadt, direkt unter dem Hamburger Rathaus. Sie verbindet Gastronomie, Buchhandel und soziale Arbeit auf einzigartige Weise und bietet Menschen, die lange vom Erwerbsleben ausgeschlossen waren, neue Perspektiven.
Mit Liebe gemacht - unsere Referenzen
Rathauspassage Hamburg
Ausgangssituation
Vor der Einführung der plano WFM-Software erfolgte die Dienstplanung bei der Rathauspassage klassisch über Excel – mit mehreren Tabellen, händischen Eintragungen und Abstimmungen per Telefon oder vor Ort. Dies führte zu einem hohen Zeitaufwand und großer Fehleranfälligkeit.
Gesetzliche Vorgaben, wie die Einhaltung von 11 Stunden Ruhezeit, konnten nicht automatisch geprüft werden. Bei kurzfristigen Änderungen fehlte die Übersicht und es gab keinen verlässlichen „Single Point of Truth“. Auch die Personalverwaltung bestand aus klassischen Ordnern und einer Zettelwirtschaft. Es bestand ein klarer Bedarf an einer modernen, digitalen Lösung, die administrative Aufwände reduziert und die Mitarbeitenden stärker integriert.
Branche
Handel (inkl. Gastronomie und Touristik)
Anzahl Mitarbeitende
rd. 370
plano im Einsatz
plano Roster, plano Zeitwirtschaft, plano ESS (Mitarbeiterportal) + myplano
Björn Dobbertin
Rathauspassage Hamburg
Projektziele
Effiziente und rechtssichere Dienstplanung
- Ablösung fehleranfälliger und zeitaufwendiger Excel-Tabellen
- Automatische Prüfung gesetzlicher Vorgaben (Arbeitszeitgesetz,
Pausenregelungen, Ruhezeiten) - Reduktion des administrativen Aufwands in der Planung und Personalverwaltung
Steigerung der Transparenz und Zufriedenheit
- Digitale Dienstpläne und mobiler Zugriff via Mitarbeiter-App
- Selbstständige und unkomplizierte Beantragung von Urlaub und Zeitausgleich
- Transparente und faire Übersicht der Arbeitszeitkonten für alle Mitarbeitenden
Zukunftsorientierte Digitalisierung
- Bündelung aller personalrelevanten Daten (Single Point of Truth)
- Einfache Auswertungsmöglichkeiten und Reports (Krankheitstage, Urlaubsstände, Qualifikationen)
- Skalierbare Lösung, die mit dem Unternehmen wächst
Verbesserung
Ablösung von Excel und Zettelwirtschaft
Der Wechsel von manuellen Excel-Listen und klassischen Personalordnern zu plano WFM ermöglichte eine umfassende Zentralisierung der Datenverwaltung. Zuvor physisch geführte Personalakten wurden digitalisiert. Alle relevanten Stammdaten, von Adressen über befristete Arbeitsverträge bis hin zu Qualifikationen, sind nun zentral im System gebündelt. Die Personalabteilung profitiert von automatisierten und übersichtlichen Reports, die Urlaubsstände, Krankheitszeiten oder ablaufende Qualifikationen auf einen Blick darstellen, sodass kein großer Überhang entsteht und Fristen eingehalten werden.
Transparenz und Zufriedenheit der Mitarbeitenden
Die Mitarbeitenden profitieren im Arbeitsalltag maßgeblich von der plano Mitarbeiter-App. Diese ermöglicht einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf aktuelle Dienstpläne sowie die digitale Einreichung von Urlaubs- oder Zeitausgleichsanträgen, was Abstimmungswege deutlich verkürzt. Die jederzeit einsehbaren Arbeitszeitkonten schaffen ein hohes Maß an Transparenz, da Überstunden und tagesaktuelle Salden für alle Beteiligten sofort ersichtlich sind. Auch Mitarbeitende ohne eigenes digitales Endgerät können über Terminal-Server vor Ort auf ihren plano-Account zugreifen. Diese gestiegene Eigenverantwortung und die verlässliche Datenbasis tragen spürbar zur Zufriedenheit und Ruhe innerhalb des Teams bei.
Mobile Zeiterfassung und Flexibilität im Arbeitsalltag
Für Mitarbeitende, die viel unterwegs sind oder in unterschiedlichen Bereichen arbeiten, bietet die mobile Nutzung von plano einen massiven Mehrwert. Sie können sich bequem über ihr Smartphone ein- und ausstempeln sowie Pausen exakt erfassen. Diese direkte und mobile Zeiterfassung beschleunigt nicht nur die administrativen Prozesse, sondern stellt auch sicher, dass die geleisteten Stunden sofort transparent im System für alle Seiten sichtbar sind.
Verbesserungen
für Planer
- Echtzeit-Berechnung von anfallenden Arbeitszeiten und Zuschlägen
- Automatische Prüfung von Arbeitszeitgesetzen, Pausenregelungen und Tarifverträgen
- Optimale Übersicht über Qualifikationen (z.B. Ersthelfer) und Besetzungsstärken
- Schnelle und einfache Erstellung von Reports (Urlaub, Krankheit, Vertragsbefristungen)
Verbesserungen
für Mitarbeitende
- Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Dienstpläne via Mitarbeiter-App (myplano)
- Digitale Mitbestimmung durch eigenständige Beantragung von Urlaub und Zeitausgleich ohne Warten auf Vorgesetzte
- Barrierefreier Systemzugang via App oder über stationäre Terminal-Server vor Ort (für Mitarbeitende ohne eigenes Smartphone)
- Transparente, faire und nachvollziehbare Dienstpläne
Das sagen unsere Kunden
Ob Versicherungen, Banken, Polizeien, Contact Center oder im Einzelhandel – Über 300 Kunden auf der ganzen Welt planen bereits mit plano.
Wir sind persönlich für Sie da
