Workforce Management : qu'est-ce que c'est et comment créer le meilleur planning avec plano ?
Le Workforce Management (WFM) fait référence au processus de planification et de gestion de la capacité de personnel au sein d’une organisation. Mais à quelles tâches ce processus correspond-il précisément ? Pourquoi un Workforce Management efficace est-il si important ? Et quels outils et systèmes logiciels pouvez-vous utiliser à cette fin ? Vous trouverez dans cet article toutes les informations relatives à la question : « Qu’est-ce que le Workforce Management ? ».
Contenu
↓ Workforce Management : signification
↓ Activités d’un WFM planner
↓ Les 4 éléments clés du WFM
↓ Quelle est la différence entre gestion globale et gestion stratégique des effectifs ?
↓ Qu’est-ce qu’un système de Workforce Management ?
↓ Les avantages d’un bon Workforce Management : pourquoi est-ce si important ?
Workforce Management : signification
Commençons par examiner la notion de Workforce Management : quelle en est la signification ?
Le Workforce Management consiste à gérer et optimiser efficacement la capacité de personnel au sein d’une entreprise. En d’autres termes, lorsque vous vous occupez de WFM, vous veillez à disposer des bonnes personnes, dotées des bonnes compétences, au bon moment. Cela permet d’atteindre un niveau de productivité maximal et de gérer les coûts le plus efficacement possible.
Activités d’un WFM planner
Le Workforce Management (WFM) est généralement assuré par des rôles ou des départements spécifiques au sein d’une organisation, chargés de la planification du personnel, de l’élaboration des plannings et de l’optimisation de l’affectation des collaborateurs. Les responsables exacts varient selon la taille, la structure et le secteur de l’organisation. Appelons-les ici, pour simplifier, les WFM planners.
Parmi les tâches auxquelles se consacre un WFM planner, figurent notamment :
- La planification du personnel et la planification de shifts, le plus souvent automatisées grâce à un logiciel tel que plano
- L’analyse des besoins en personnel, par exemple à l’aide de calculs pilotés par l’IA
- Le suivi des présences et des congés
- L’ajustement des plannings en cas d’imprévus (comme une absence pour cause de maladie)
- L’assurance que les collaborateurs sont affectés à des tâches correspondant à leurs compétences (gestion des compétences)
- Le respect de l’ensemble des lois et réglementations dans les plannings et les horaires, notamment les CCT et la réglementation du travail.
Les 4 éléments clés du WFM
Si l’on catégorise les tâches d’un WFM planner, elles se répartissent généralement en quatre composantes principales.
1. Prévisions
Il estime la charge de travail future à partir de données historiques, d’influences saisonnières et de tendances, ce qui permet d’obtenir une vision claire du volume de personnel requis à différents moments.
2. Planification et élaboration des plannings
Il établit des horaires de travail efficaces, adaptés à la charge de travail prévue, à la disponibilité du personnel, à la législation et aux préférences des travailleurs, ce qui garantit une utilisation optimale des effectifs.
3. Gestion de la capacité
Il aligne structurellement la capacité de personnel sur la charge de travail attendue, à court comme à long terme. Des décisions stratégiques sont prises concernant l’entrée, l’évolution et la sortie du personnel.
4. Monitoring
Il suit en temps réel l’offre de personnel et la charge de travail afin d’ajuster l’organisation pendant l’exécution, par exemple en cas de pics imprévus liés à des variations saisonnières ou à des absences maladie.
Quelle est la différence entre gestion globale et gestion stratégique des effectifs ?
En plus de ses différentes composantes, le Workforce Management se décline en deux approches : la gestion stratégique des effectifs et la gestion globale des effectifs. Quelle est la différence entre ces deux approches ?
Qu’est-ce que la gestion globale des effectifs ?
La gestion globale des effectifs est une approche complète de la gestion du personnel incluant tous les types de travailleurs. L’objectif est d’obtenir un aperçu unique de l’ensemble de la main-d’œuvre, indépendamment du type de contrat. Cette approche permet à l’organisation de mieux planifier, de maîtriser les coûts et de gérer les risques à l’échelle de tout son effectif.
Qu’est-ce que la gestion stratégique des effectifs ?
La gestion stratégique des effectifs s’intéresse à la planification du personnel à long terme. Elle traite de questions telles que : quelles compétences seront nécessaires dans deux, cinq ou dix ans au sein de l’entreprise ? Comment garantir la couverture adéquate pour atteindre les objectifs stratégiques ? Cette approche, davantage tournée vers l’avenir, met l’accent sur la planification de la capacité, le développement des talents et la croissance de l’organisation.
| Total WFM_ | vs. | Strategic WFM |
| Tous les types de personnel_ | Focus | Besoins futurs en personnel |
| Court à moyen terme_ | Horizon | Moyen à long terme |
| Efficacité et maîtrise des coûts_ kostenbeheersing_ |
Axée sur | Croissance, compétences et objectifs stratégiques |
| Opérationnel/tactique_ | Approche | Stratégique |
Qu’est-ce qu’un système de Workforce Management ?
Un système de Workforce Management est une application logicielle permettant à une organisation d’organiser et de structurer son processus WFM. La gestion manuelle ou en Excel disparaît. Toutes les activités liées à la planification et à la gestion de la capacité de personnel sont automatisées.
plano pour votre planification WFM : un planning optimal en quelques minutes
plano est un système de Workforce Management largement utilisé dans le monde. Parmi ses avantages :
- Création d’un planning optimal en quelques minutes, même en cas de grande complexité.
- Système de prévision intelligent intégré : prévisions précises des besoins en personnel basées sur des données historiques, tendances et autres facteurs.
- Intégration directe de la réglementation applicable et des différentes CCT, avec alertes en cas de non-conformité.
- Alignement précis de la planification sur les compétences des collaborateurs : suivi des connaissances, aptitudes et certifications.
- Prise en compte de la rotation des tâches dans le planning : environnement de travail plus sain, productif et satisfaisant.
- Respect facilité de l’obligation de reporting sur les déplacements domicile-travail grâce à une centralisation claire des données dans plano.
Les avantages d’un bon Workforce Management : pourquoi est-ce si important ?
Il est très important d’accorder l’attention nécessaire au Workforce Management, par exemple en investissant dans un logiciel comme plano WFM. Pourquoi ? Dès qu’une organisation compte un grand nombre de travailleurs, plusieurs sites, différentes CCT ou une planification complexe, la gestion manuelle du WFM devient impossible. En outre, avec le logiciel adéquat, vous profitez de plusieurs avantages :
- Pas de sous-occupation ni de suroccupation. En alignant toujours avec précision les plannings sur la demande, vous évitez de planifier trop ou trop peu de personnel.
- Réduction des coûts. En diminuant les heures supplémentaires, l’affectation inutile et inefficace, vous maîtrisez mieux les coûts de personnel.
- Satisfaction plus élevée des collaborateurs. Un horaire de travail équitable et transparent, auquel les collaborateurs peuvent également contribuer eux-mêmes, augmente leur satisfaction.
- Accès simple aux données et aux rapports. Les données relatives à la productivité, à l’absentéisme et à l’employabilité sont précieuses pour prendre des décisions stratégiques.
- Respect permanent des lois et des réglementations. Un système WFM vérifie souvent automatiquement si vous respectez la réglementation applicable, les CCT ou les règlements internes.
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