Excel, applications et autres outils pour la gestion de planning du personnel
La gestion de planning du personnel constitue l’une des tâches centrales des ressources humaines. Une planification manuelle des effectifs peut s’avérer complexe, plus particulièrement pour les entreprises qui ont une certaine taille. Les logiciels spécialisés proposent des solutions pour vous aider à gérer les plannings RH de manière efficace et professionnelle. Les outils personnalisés peuvent notamment soutenir les processus opérationnels. Mais il convient tout d’abord d’étudier en détail les possibilités techniques nécessaires à la planification numérique des effectifs. À cet effet, vous pouvez par exemple utiliser des modèles Excel téléchargeables, un logiciel professionnel, une application mobile ou de nombreux autres outils.
Contenu
↓ Définition de la gestion de planning du personnel à l’aide d’Excel, d’outils et d’applications
↓ Comment Excel peut aider le service RH à gérer les plannings ?
↓ Excel, applications et autres outils pour la gestion de planning du personnel : les solutions possibles
↓ Tâches et fonctionnalités des outils de planification du personnel
↓ Les avantages des logiciels de planification du personnel
↓ Comment fonctionne la gestion de planning du personnel par application
↓ Check-list : les éléments à prendre en compte pour un logiciel de planification du personnel
↓ 5 conseils pour bien choisir votre outil de gestion des plannings du personnel
↓ Quels avantages offre un logiciel de planification du personnel sur mesure ?
↓ Quand est-il judicieux d’utiliser un logiciel spécialisé pour gérer les plannings du personnel ?
↓ Où trouver les différents outils et applications de gestion de planning RH ?
Définition de la gestion de planning du personnel à l’aide d’Excel, d’outils et d’applications
La gestion de planning du personnel passe d’abord par la planification des effectifs, à savoir l’affectation des employés d’une entreprise aux bons postes en fonction de leurs compétences. Cette planification du personnel implique d’étudier les besoins en ressources humaines, la charge de travail, les réglementations relatives au temps de travail, les préférences des employés et bien d’autres facteurs qui garantissent une utilisation optimisée des effectifs. Avec la gestion du temps, l’enregistrement des heures travaillées et la gestion des compétences, entre autres, la planification des effectifs fait partie intégrante de la gestion du personnel.
La planification du personnel est une tâche complexe et très importante pour la réussite de l’entreprise. Et pour ce faire, il est aujourd’hui parfaitement logique d’utiliser les technologies informatiques modernes. Excel, applications et autres outils sont toutes des solutions permettant au service RH de gérer les effectifs et les plannings. Grâce à un logiciel adapté, vous pouvez par exemple automatiser la création des plannings d’équipe et la gestion du temps dans son ensemble. Un modèle Excel adéquat facilite considérablement de nombreux processus, mais l’utilisation d’un logiciel professionnel est recommandée voire nécessaire dans le cadre d’un système de workforce management global. En effet, seule une solution informatique de ce genre permet d’automatiser et d’optimiser la planification des effectifs.
Comment Excel peut-il aider le service RH à gérer les plannings ?
Même si Excel n’est pas un logiciel spécialement conçu pour la planification du personnel, il peut néanmoins aider le service RH à gérer les plannings. Les petites entreprises en particulier sauront tirer profit d’un modèle Excel téléchargé qui répond à leurs besoins.
Excel, applications et autres outils pour la gestion de planning du personnel : les solutions possibles
En raison de la transformation numérique, de nombreuses entreprises se tournent désormais vers des solutions logicielles pour la gestion de planning du personnel et du temps ou l’enregistrement des heures de travail. Les outils informatiques modernes augmentent durablement l’efficacité des équipes, ce qui bénéficie à l’entreprise. Mais en quoi consiste un logiciel moderne de planification du personnel moderne ? Quelles possibilités ont les entreprises pour gérer numériquement les plannings ? Pour vous aider à y voir plus clair, voici ci-dessous différentes solutions :
- Excel
Le programme Excel, développé par Microsoft, peut avoir de multiples utilisations. Il permet notamment de gérer le planning du personnel. Pour ce faire, il vous suffit simplement de télécharger l’un des modèles Excel spécifiques disponibles. Après quelques modifications, il sera prêt à être utilisé pour planifier les équipes. Excel peut donc parfaitement servir de logiciel de gestion de planning RH. Néanmoins, cette solution ne convient qu’aux petites entreprises avec une structure simple. À partir d’un certain nombre d’employés et en cas d’exigences de planification plus complexes, l’utilisation d’Excel pour gérer les plannings n’est pas recommandée. - Applications
Les applications modernes déplacent la gestion des plannings sur les tablettes et smartphones. Les appareils mobiles sont aujourd’hui incontournables dans la vie quotidienne et peuvent aussi être utilisés pour réaliser des tâches liées au temps de travail. Il existe par exemple des applications permettant d’intégrer le personnel au processus de gestion des plannings. Les employés peuvent visualiser leur emploi du temps, soumettre une demande ou encore enregistrer leurs heures confortablement via leur smartphone. - Outils
On parle aussi souvent d’outils dans le contexte des logiciels professionnels de planification des ressources humaines. Ces outils désignent des solutions logicielles qui automatisent et optimisent les plannings des équipes. Il peut s’agir d’un outil en ligne ou d’un logiciel installé en local.
Tâches et fonctionnalités des outils de planification du personnel
Que vous utilisiez Excel, une application ou un logiciel classique, l’objectif est de vous aider à planifier le personnel à l’aide d’un outil informatique moderne. En fonction de la solution choisie, la gamme de fonctionnalités proposée peut varier. Bien sélectionner le bon outil est donc essentiel. Plus particulièrement pour les entreprises qui comptent beaucoup d’employés et ont des exigences complexes, un logiciel qui s’adapte à leurs besoins sera plus approprié. Malgré leurs différences, tous les outils de planification du personnel réunissent les fonctionnalités essentielles suivantes :
- Création de plannings
- Planification des équipes postées
- Support pour l’enregistrement du temps de travail
- Optimisation de la gestion des effectifs
- Gestion des échanges d’horaires
- Organisation des demandes et validations de congés
Les avantages des logiciels de planification du personnel
De nombreuses entreprises utilisent aujourd’hui un logiciel de planification du personnel car elles ont bien conscience des avantages qu’apportent les technologies modernes. Les systèmes complets, qui numérisent et simplifient les processus importants, offrent une énorme valeur ajoutée. Ils font ainsi gagner du temps et de l’argent, tout en améliorant l’efficacité des équipes. Ce sont là des atouts essentiels pour se maintenir sur le marché et rester concurrentiel. Les logiciels adaptés peuvent faire la différence, en particulier dans le domaine de la planification du personnel. Ils offrent de multiples avantages :
- Haut niveau d’automatisation
- Facilité d’utilisation
- Plus grande efficacité
- Flexibilité d’adaptation aux besoins fluctuants en personnel
- Accès partagé aux plannings
- Respect des réglementations relatives au temps de travail
- Service client de meilleure qualité
- Prévisibilité et transparence
Comment fonctionne la gestion de planning du personnel par application
Les outils utilisés pour la gestion de planning du personnel sont en règle générale soit des fichiers Excel, soit des solutions logicielles modernes. Dans les deux cas, ils sont le plus souvent installés sur des ordinateurs de bureau ou portables classiques, qui constituent des supports de travail confortables. Néanmoins, il est désormais courant d’intégrer les appareils mobiles au processus via des applications. Gérer la planification du personnel ne peut généralement pas se faire entièrement sur le téléphone, notamment en cas d’exigences complexes et d’employés nombreux. Mais beaucoup de logiciels proposent toutefois leur propre application, qui offre un accès mobile aux plannings. Les employés peuvent ainsi visualiser leur emploi du temps sur leur téléphone ou soumettre une demande et recevoir l’approbation numérique via l’appli. Dans tous les cas, la flexibilité des appareils mobiles est un avantage dans le cadre de la planification du personnel moderne.
Check-list : les éléments à prendre en compte pour un logiciel de planification du personnel
Si vous souhaitez planifier votre personnel de manière ciblée à l’aide d’un logiciel, il convient de comparer les diverses offres. Il peut parfois y avoir de grandes différences et le choix de l’outil peut alors avoir d’importantes conséquences. Pour savoir sur quels critères fonder votre décision, aidez-vous de la liste ci-dessous pour comparer les principaux éléments des logiciels de planification du personnel :
- Niveau de sécurité
- Options de libre-service pour les employés
- Facilité d’utilisation
- Gamme des fonctionnalités
- Compatibilité avec les solutions mobiles
- Assistance
- Prix
5 conseils pour bien choisir votre outil de gestion des plannings du personnel
L’utilité d’un outil adapté pour enregistrer le temps de travail ou gérer les plannings ne fait aucun doute. Mais il convient de comparer les différentes solutions et d’apprendre à les manipuler correctement. Les conseils suivants vous seront d’une aide précieuse :
- Vérifiez si l’outil peut gérer le nombre d’employés présents dans votre entreprise.
- Assurez-vous que le logiciel de planification est utilisable à différents endroits si votre entreprise possède plusieurs sites.
- Privilégiez un outil de planification du personnel qui intègre l’enregistrement et la gestion du temps.
- Envisagez d’utiliser un logiciel spécifique à votre secteur d’activité et qui répond ainsi aux besoins particuliers de votre entreprise.
- Étudiez les solutions logicielles personnalisables.
Quels avantages offre un logiciel de planification du personnel sur mesure ?
Il existe deux types d’outils de planification du personnel : les génériques et les spécialisés. Les solutions spécialisées sont adaptées aux exigences particulières d’un secteur d’activité, mais ne sont pas nécessairement personnalisables. Seuls les logiciels sur mesure peuvent s’adapter aux besoins et aux exigences individuelles d’une entreprise. Ils demandent un plus grand effort de personnalisation, mais offrent beaucoup plus de flexibilité. Ils soutiennent ainsi parfaitement les processus opérationnels.
Quand est-il judicieux d’utiliser un logiciel spécialisé pour gérer les plannings du personnel ?
Les petites entreprises qui comptent peu de personnel peuvent généralement se passer d’un logiciel de planification professionnel. Elles ne doivent pas forcément réaliser leurs plannings et activités RH à la main, mais peuvent recourir à des outils tels qu’Excel. Par contre, pour les plus grandes entreprises qui comptent de nombreux employés, répartis parfois sur plusieurs sites, la gestion du planning du personnel est beaucoup plus complexe. Un outil professionnel est alors indispensable.
Où trouver les différents outils et applications de gestion de planning RH ?
Si vous souhaitez utiliser un outil, une application ou un logiciel pour votre gestion RH, vous pouvez vous tourner vers des fournisseurs renommés tels que SAP ou DATEV. Vous pouvez également faire votre propre recherche en ligne et comparer minutieusement les différentes offres. Vous aurez généralement la possibilité de tester un ou plusieurs outils de planning.
Récapitulatif
L’organisation et la gestion du planning du personnel sont des tâche RH complexes. Les modèles Excel téléchargeables, les applications pour smartphones et tablettes et les outils logiciels vous aident à réaliser cette activité tout en numérisant les processus de workforce management.
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