Comparaison des systèmes de pointage : tester les outils et applications pour la saisie électronique des temps
De nos jours, la grande majorité des entreprises doivent, à un moment ou à un autre, avoir recours à un système de pointage. Ce dernier n’est pas seulement utilisé pour des raisons économiques. Il permet également de respecter un arrêt de la CJUE qui rend obligatoire l’enregistrement exact, objectif et fiable des heures de travail des employés en Allemagne. Ces outils de saisie des temps, en plus de contribuer à une plus grande efficacité, sont désormais indispensables.
Contenu
↓ Définition d’un système de pointage
↓ Comment fonctionne un système de pointage
↓ Différences entre système de pointage électronique et analogique
↓ Comparer et tester les outils et applications pour la saisie électronique des temps
↓ Les systèmes de pointage comme partie intégrante du workforce management
↓ Check-list : les différents types de systèmes de pointage
↓ 5 conseils sur la numérisation de l’enregistrement du temps de travail
↓ Quels systèmes de pointage conviennent aux petites entreprises ?
↓ En quoi consiste l’enregistrement du temps sur mobile ?
↓ Combien coûte un système de pointage ?
↓ En quoi consiste la gestion du temps ?
Définition d’un système de pointage
Un système de pointage est un outil permettant l’enregistrement du temps de travail. Ce processus est le sous-domaine des ressources humaines qui consigne les heures réalisées par les employés. Différents types d’appareils spécifiques permettent de saisir de telles données.
Comment fonctionne un système de pointage
Selon l’appareil utilisé, le système de pointage peut prendre des apparences très variées. Quelle que soit l’approche choisie, il a toujours pour objectif de saisir et de consigner les temps de travail du personnel avec exactitude, fiabilité et objectivité. Pour ce faire, les employés se connectent par exemple à un terminal spécifique, puis se déconnectent une fois leurs heures effectuées. La présence effective de chaque salarié·e est ainsi enregistrée.
La fonction essentielle d’un système de pointage est donc d’enregistrer la présence des employés. Si besoin, cette fonctionnalité peut être accompagnée d’un contrôle d’accès. Vous avez ainsi la garantie que seules les personnes autorisées peuvent pénétrer dans les locaux de l’entreprise et que tout autre individu se voit refuser l’accès.
Différences entre système de pointage électronique et analogique
Dans le domaine des outils de saisie des temps, il existe quelques grandes différences, notamment entre les systèmes de pointage électronique et analogique. Par le passé, il était d’usage d’enregistrer les heures de travail sur une simple feuille de papier. De nos jours, même si cette méthode reste possible et encore fréquente dans certaines entreprises, la numérisation se développe inexorablement. Les systèmes de pointage électronique sont dès lors en plein essor.
Dans le cadre de l’enregistrement du temps de travail, les solutions analogiques sont souvent considérées comme obsolètes, mais représentent un faible coût initial. En revanche, elles exigent un considérable effort de post-traitement . Quant aux outils de pointage électronique, ils transfèrent automatiquement les données enregistrées au système existant. Les efforts de post-traitement demandent ainsi moins de temps et moins de personnel. Néanmoins, un tel système doit être au préalable acheté et implémenté. De plus, une solution numérique a besoin d’une maintenance régulière, avec notamment une actualisation fréquente du logiciel de gestion du temps. Cela implique donc un coût d’acquisition élevé et des frais de fonctionnement récurrents.
Comparer et tester les outils et applications pour la saisie électronique des temps
Au vu de la transformation numérique et de l’omniprésence d’outils informatiques modernes, il est fortement recommandé d’utiliser un système de pointage électronique. Il peut s’agir d’un logiciel spécialement conçu pour enregistrer les temps de travail ou d’une solution via application. Certaines entreprises saisissent aussi les heures des employés sur un fichier Excel.
Il peut y avoir de grandes différences entre les outils numériques de saisie des temps. Les décisionnaires doivent donc savoir ce dont ils ont besoin et ce qu’ils souhaitent pour pouvoir trouver le système qui leur convient. Il est important de comparer avec soin les solutions et de réaliser un ou deux tests. Pour examiner ce que proposent les différents systèmes de pointage, il vous faut prêter une attention particulière aux critères suivants :
- Facilité d’utilisation
- Compatibilité avec les solutions logicielles existantes
- Flexibilité
- Assistance
- Fonctionnalités
- Niveau d’adaptation aux différentes tailles d’entreprise
- Coût
Les systèmes de pointage comme partie intégrante du workforce management
Les systèmes de workforce management sont particulièrement adaptés pour garder un œil sur les activités liées au personnel. Ils fournissent une vision globale et englobent notamment, en plus de la planification des effectifs, l’enregistrement des heures de travail et la gestion du temps. L’outil de saisie des temps fait alors partie d’une solution professionnelle complète.
L’intégration de l’enregistrement du temps dans le logiciel de workforce management augmente certes la complexité de l’ensemble du système, mais offre aussi de nombreux avantages, comme un échange des données simplifié au sein même du système. De plus, comme le logiciel offre une solution uniformisée, il est plus pratique à utiliser.
Check-list : les différents types de systèmes de pointage
Les personnes qui comparent les systèmes de pointage découvrent des concepts variés. On retrouve sur le marché aussi bien des applications, logiciels et autres systèmes très différents. C’est pourquoi il est indispensable de bien comparer. La liste ci-dessous répertorie les différents types de systèmes de pointage :
- Enregistrement du temps par une application de pointage
- Enregistrement du temps à l’aide d’un terminal transpondeur fixe à puce RFID
- Enregistrement du temps par empreinte digitale comme alternative ou en complément de la puce RFID
- Pointeuse analogique
- Feuilles de temps analogiques
- Saisie manuelle sur Excel
5 conseils sur la numérisation de l’enregistrement du temps de travail
L’enregistrement du temps de travail fait partie des tâches importantes de la gestion des ressources humaines et peut largement contribuer au workforce management. Les méthodes analogiques et manuelles persistent dans certaines entreprises, mais laissent de plus en plus la place aux systèmes de pointage électroniques. La numérisation ouvre une nouvelle ère, mais s’accompagne d’un certain nombre de défis. Les conseils ci-dessous vont vous aider à numériser correctement l’enregistrement du temps de travail :
- Testez différents systèmes de pointage pour pouvoir choisir sur la base de votre propre expérience.
- Utilisez un système de workforce management qui inclut un outil de pointage électronique.
- Configurez un système de pointage qui soit parfaitement adapté à votre entreprise.
- Veillez à ce que les données soient bien protégées lors de l’enregistrement du temps.
- Familiarisez vos employés avec le système de pointage numérique et organisez si besoin des formations pour qu’ils l’utilisent correctement.
Quels systèmes de pointage conviennent aux petites entreprises ?
Les petites entreprises qui comptent peu d’employés ont elles aussi besoin d’un système de pointage fonctionnel, mais elles évitent généralement les concepts complexes et onéreux, ce qui est compréhensif. Quels outils de saisie des temps peuvent alors envisager les petites entreprises ? Elles peuvent se tourner vers la pointeuse traditionnelle ou les feuilles de temps classiques. Les heures travaillées peuvent également être enregistrées via Excel. Des modèles sont disponibles et téléchargeables en ligne. Si la société veut privilégier une solution électronique ou numérique, un logiciel d’enregistrement du temps spécifiquement conçu pour les petites entreprises convient parfaitement. Ce type de software est également accessible via une application, il n’est donc pas nécessaire de faire l’acquisition d’un appareil de pointage (fixe). Les pointeuses numériques avec système biométrique sont une autre option intéressante.
En quoi consiste l’enregistrement du temps sur mobile ?
Dans le cadre de l’enregistrement du temps sur mobile, on utilise des appareils de type smartphone et tablette pour consigner les heures travaillées. Cette technologie permet aux entreprises d’enregistrer, de suivre et de gérer avec précision les temps d’activité de leurs employés. Le pointage peut se faire depuis n’importe quel endroit : au bureau, chez soi, sur le terrain… L’enregistrement du temps sur mobile offre donc un haut niveau de flexibilité au personnel.
Combien coûte un système de pointage ?
Les systèmes de pointage numériques offrent davantage de confort et un haut niveau d’automatisation. Il va de soi que ces avantages ont un prix. Selon le système choisi et les fonctionnalités exigées, le prix peut varier considérablement. Au vu de l’efficacité que peut apporter un logiciel professionnel qui combine planification du personnel et enregistrement du temps de travail, un tel investissement s’avère vraiment rentable.
En quoi consiste la gestion du temps ?
La gestion du temps est un élément généralement abordé dans le cadre de l’enregistrement des heures travaillées. On peut la décrire comme le volet de la gestion des ressources humaines qui veille à la saisie, l’organisation, l’analyse et la gestion des données de temps des employés. Le capital humain constitue un élément essentiel pour une entreprise ; la gestion du temps est dès lors un élément prioritaire.
Récapitulatif
Les systèmes de pointage sont un pilier essentiel du workforce management. Dans ce cadre, il faut prendre en compte les aspects économiques, mais aussi les exigences réglementaires (comme l’arrêt de la CJUE relatif à l’obligation d’enregistrement du temps de travail). Il est également important de consigner les heures des employés de façon fiable et correcte.
Qu’il s’agisse d’enregistrer et de traiter les temps de travail pour 200 ou 200 000 employés, notre outil plano vous offre toujours la meilleure option de saisie des temps en fonction de vos contraintes. Son système de pointage est simple d’utilisation et intuitif, et il facilite l’ensemble du processus d’enregistrement du temps de travail. Vos collaborateurs, qui peuvent faire part de leurs souhaits en matière d’horaire, les cadres et l’entreprise elle-même en profitent – Pour un travail moderne et flexible
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