Gestion de la capacité ? | Gestion de la capacité en santé | Gestionnaire de capacité | Avantages de la gestion de la capacité

La gestion de la capacité est le processus par lequel une organisation planifie, gère et optimise structurellement sa capacité, afin de toujours répondre au mieux à la demande. Il convient de réagir immédiatement à la situation du moment et aux besoins réels, puis d’ajuster la capacité dès que cela s’avère nécessaire.

Quelle est la différence entre gestion de la capacité et planification de la capacité ? Quels sont les avantages de la gestion de la capacité ? Et comment la mettre en œuvre efficacement dans l’organisation ? Vous découvrirez toutes les réponses dans cet article.

Contenu

↓ Différence entre gestion et planification de la capacité
↓ Gestion de la capacité : exemple dans le secteur des soins de santé
↓ Avantages de la gestion de la capacité
↓ Gestion de la capacité en quatre étapes : comment la mettre en œuvre dans votre organisation ?
↓ Automatisation de la gestion de la capacité avec plano : gagnez du temps et réduisez les coûts

Différence entre gestion et planification de la capacité

Commençons par analyser plus en détail la définition de la gestion de la capacité. Que recouvre cette notion exactement et en quoi se distingue-t-elle de la « planification de la capacité » ?

Que signifie la gestion de la capacité ?

La gestion de la capacité est un processus global qui permet à votre organisation de disposer structurellement des bonnes personnes et des bonnes ressources au bon moment. Vous ne vous contentez pas de planifier en prévision d’une période ou d’une situation spécifique : vous ajustez en continu la capacité en fonction de la demande. Même si des modifications soudaines s’imposent dans le planning, par exemple en raison d’un changement de situation ou d’une absence imprévue d’un membre du personnel, la capacité est immédiatement adaptée.

Qu’est-ce que la planification de la capacité ?

La planification de la capacité fait partie du processus de gestion de la capacité et consiste à établir les plannings en fonction de situations ou périodes spécifiques à venir, à court ou moyen terme. Si vous savez qu’une période chargée approche, vous planifiez par exemple plus de personnel. Et inversement, lors de périodes plus calmes, vous prévoyez moins de collaborateurs.

Gestion de la capacité : exemple dans le secteur des soins de santé

Pour mieux illustrer ce qu’est la gestion de la capacité, voici un exemple pratique. Nous allons aborder la gestion et la planification de la capacité dans le secteur de la santé, à savoir un hôpital. Que fait un gestionnaire de la capacité dans ce cas précis ?

Qu’est-ce que la gestion de la capacité dans le secteur des soins de santé ?

Supposons qu’un jour, le nombre de patients admis dépasse largement les prévisions. Grâce à la gestion de la capacité, l’organisation réagit immédiatement à la situation réelle et ajuste la capacité en fonction des besoins. Cela peut impliquer :

• l’activation de personnel supplémentaire (par exemple, grâce à un pool de travailleurs flexibles) ;
• la décision de reporter temporairement certains traitements ou opérations programmés, afin de libérer du personnel et des lits ;
• la tenue d’une réunion avec d’autres services pour améliorer le flux de patients.

La gestion de la capacité dans le secteur des soins de santé consiste à faire en sorte que les ressources disponibles (personnel, lits, équipements, salles) répondent en permanence et de manière optimale aux besoins des clients ou des patients en termes de soins.

Qu’est-ce que la planification de la capacité dans le secteur des soins de santé ?

Supposons qu’un hôpital s’attende à recevoir davantage de patients aux urgences durant l’hiver en raison d’infections virales ou de grippes. Grâce à la planification de la capacité, l’hôpital anticipe et se prépare à cette hausse momentanée. Sur la base de données historiques, l’établissement planifie par exemple :

• du personnel infirmier supplémentaire de décembre à février ;
• un renfort accru en médecins lors des journées de forte affluence ;
• plus de lits disponibles aux urgences ou dans les unités d’admission ;
• une extension temporaire des heures d’ouverture des urgences.

Avantages de la gestion de la capacité

Pourquoi s’intéresser à la gestion de la capacité ? Parce qu’elle permet à votre organisation de bénéficier de différents avantages :

• Utilisation efficace du personnel et du temps. En alignant la capacité sur la demande, vous évitez la sous-occupation ou la suroccupation.
• Coûts réduits. Une utilisation efficace des ressources réduit le gaspillage et les coûts opérationnels, notamment les heures supplémentaires, les périodes d’inactivité ou les coûts de stockage.
• Meilleure prise de décision stratégique. Avec une vision claire de la capacité et du taux d’utilisation, il devient plus simple de planifier à long terme : faut-il investir dans l’expansion, la formation, l’automatisation et/ou le recrutement ?
• Collaborateurs satisfaits et absentéisme en baisse. Un ajustement équilibré de la capacité évite les surcharges et améliore la motivation, ce qui diminue l’absentéisme.
• Satisfaction client améliorée. Une capacité bien ajustée permet de servir les clients plus rapidement et plus efficacement : moins d’attente, moins d’erreurs et meilleure qualité de service.

Gestion de la capacité en quatre étapes : comment la mettre en œuvre dans votre organisation ?

Comment procéder pour implémenter la gestion de la capacité au sein de votre organisation ? Le plus simple est d’utiliser un outil tel que plano WFM qui génère automatiquement les plannings pour vous selon les tendances, les données et les moments de forte affluence attendus. De plus, en cas de changement imprévu, il fait systématiquement une proposition d’adaptation du planning.

Vous préférez gérer vous-même ce processus ? En bref, il comprend 4 étapes :

Étape 1. Analysez : visibilité sur la charge de travail et les ressources

Commencez par rassembler des données sur la charge de travail et la capacité requise par le biais de mesures de temps, de normalisations et de comparaisons avec d’autres organisations. Identifiez les différents types de tâches :

• Tâches fixes (quotidiennes et récurrentes)
• Tâches flexibles (réunions, administration, etc.)
• Tâches imprévisibles (demandes urgentes, etc.)

Calculez ensuite la capacité réellement disponible, en tenant compte des absences, des congés, des heures indirectes, des contrats de travail et de la réglementation en vigueur. Pour les pics imprévus, il est judicieux de prévoir un pool de collaborateurs flexibles (travailleurs temporaires, etc.).

Étape 2. Comparez : équilibre entre la demande et la capacité

Vérifiez si vous disposez de suffisamment de personnes et de ressources pour la charge de travail prévue. Ne vous limitez pas aux chiffres : tenez compte également de la réglementation applicable, des compétences, des qualifications et des contrats de travail. L’objectif est de trouver le bon « match » entre ce qui est requis et ce dont vous disposez.

Étape 3. Planifiez : utilisation concrète de la capacité

Établissez le planning en associant la capacité disponible à la charge de travail attendue. Tenez compte des influences saisonnières, des différents types de services, des pauses, de la croissance et des imprévus tels que les maladies ou la rotation du personnel.

Étape 4. Évaluez et adaptez : réaction à la situation réelle

Confrontez en permanence le planning à la réalité et adaptez-le si la demande en personnel ou en ressources change. Assurez-vous d’être prêt aux changements éventuels et de trouver rapidement une solution.
 

Automatisation de la gestion de la capacité avec plano : gagnez du temps et réduisez les coûts

Saviez-vous que vous pouvez automatiser la gestion de la capacité avec plano WFM ? Et que cette solution vous fera économiser du temps et de l’argent ?

• Avec plano, vous disposez toujours d’une vue claire du nombre de collaborateurs nécessaires, à quel moment et à quel endroit.
• Vous créez un planning en un clic, qui tient compte des compétences, des qualifications et de la réglementation applicable.
• En cas de changement (prévu ou non), vous procédez rapidement et facilement aux ajustements nécessaires : le système vous propose automatiquement une solution adaptée.

Résultat : vos collaborateurs sont utilisés de manière optimale, il n’y a ni suroccupation ni sous-occupation, les collaborateurs et les clients sont satisfaits, et vous ne perdez plus de temps ni d’énergie à établir des plannings complexes et à éviter les erreurs ou les risques juridiques.

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