Aéroport | Planification du personnel | Logiciel WFM

La période des vacances correspond pour beaucoup à celle des voyages. Tandis que les passagers affluent avec enthousiasme vers l’aéroport, le personnel sur place s’interroge. Comment gérer efficacement l’augmentation du flux de passagers ? Comment éviter la surcharge aux comptoirs d’enregistrement et l’allongement des files à l’embarquement ? Une planification rigoureuse est indispensable.

Les solutions logicielles modernes représentent un atout majeur. Avec l’aide d’un logiciel de workforce management (WFM), les aéroports organisent la planification des agents d’enregistrement et d’embarquement de manière optimale, même pendant les heures de pointe. Cette technologie offre de nombreuses possibilités pour optimiser les plannings.

Inhoud

↓ Définition : que signifie le Workforce Management dans un aéroport ?
↓ Quels sont les éléments essentiels de la planification du personnel d’enregistrement et d’embarquement ?
↓ Comment un logiciel WFM soutient-il la planification des agents d’enregistrement et d’embarquement ?
↓  Comment un logiciel WFM simplifie-t-il la gestion des qualifications du personnel d’enregistrement et d’embarquement ?
↓  Comment les aéroports gèrent-ils la période des vacances grâce aux prévisions d’un logiciel WFM ?

Workforce Management pour aéroports : garantir la fluidité à la porte d’embarquement de l’enregistrement au départ

Un aéroport fonctionne comme une ville qui ne s’arrête jamais : en mouvement constant, d’une grande complexité organisationnelle et d’une importance capitale pour la sécurité. Pour que chaque valise arrive dans le bon avion au bon moment, que les contrôles de sécurité s’enchaînent efficacement et que les passagers commencent leur voyage sereinement, la motivation du personnel ne suffit pas. Un système de workforce management intelligent est incontournable.

Définition : que signifie le workforce management dans un aéroport ?

Le workforce management dans un aéroport est l’organisation intelligente de l’ensemble des ressources humaines, depuis le personnel au sol jusqu’aux équipes de manutention des bagages et de contrôle de sécurité. Il garantit la présence des collaborateurs disposant des qualifications requises au moment opportun. La planification ne se limite pas à déterminer qui travaille quand ; elle intègre aussi la validité des certificats, le respect des réglementations relatives au temps de travail, ainsi que l’adéquation entre l’affectation du personnel et les mouvements réels des vols et flux de passagers.

Quels sont les éléments essentiels de la planification du personnel d’enregistrement et d’embarquement ?

L’enregistrement et l’embarquement constituent deux étapes essentielles, en plus du contrôle de sécurité, que les passagers franchissent avant leur départ. Souvent, ces tâches sont assurées par les mêmes collaborateurs. Lorsqu’un agent ouvre un comptoir d’enregistrement dédié à un vol, il se rend ensuite à la porte d’embarquement pour accompagner ce processus une fois l’enregistrement clôturé. À d’autres comptoirs, où plusieurs vols d’une même compagnie sont traités, les agents restent à leur poste sans changer de mission. Les agents d’embarquement, eux, se déplacent de porte en porte pour gérer plusieurs embarquements successifs. Ces deux scénarios doivent être intégrés dans la planification.

Qualifications

À l’enregistrement, différents systèmes de réservation sont utilisés selon les compagnies. Les agents doivent les maîtriser. En fonction du système employé, un collaborateur qualifié doit être affecté à cette tâche. Des éléments comme les compétences linguistiques ou, parfois, le sexe (selon les demandes spécifiques des passagers) entrent également en ligne de compte. Toutes les qualifications pertinentes et exigences opérationnelles sont prises en considération, afin de garantir le bon déroulement des activités.

Pics de passagers

Pendant les périodes de vacances, le nombre de passagers augmente considérablement, ce qui accroît les besoins en personnel aux comptoirs d’enregistrement et aux portes d’embarquement. En même temps, les collaborateurs souhaitent profiter de leurs congés bien mérités. Une planification réfléchie permet de répondre à cette hausse de demande, tout en assurant une répartition équitable des horaires et des périodes de congé. Une gestion équilibrée évite l’insatisfaction et la surcharge individuelle, ce qui préserve – voire améliore – la qualité du service rendu aux passagers. Une planification harmonieuse contribue donc largement à une expérience client positive.

Comment un logiciel WFM soutient-il la planification du personnel d’enregistrement et d’embarquement ?

Un logiciel WFM offre une grande aide dans la planification du personnel d’enregistrement et d’embarquement, en proposant une vue d’ensemble parfaite de tous les collaborateurs et des besoins actuels en personnel. En un seul clic, il calcule quels collaborateurs doivent être affectés, où et quand, pour couvrir la demande de manière optimale. Cette planification précise permet d’éviter les heures supplémentaires et les périodes de sous-activité ; ce qui réduit la pression sur les équipes et renforce la qualité du service aux passagers.
Le logiciel prend en compte les heures supplémentaires ou négatives accumulées, et permet aux collaborateurs d’indiquer leurs préférences en termes d’horaires. En cas d’événements inattendus (annulation de vol ou absence de personnel), les horaires peuvent aisément être adaptés. Les modifications sont transmises immédiatement aux agents concernés via une application pour garantir leur présence au bon endroit au bon moment, même en cas d’imprévu ou de stress. Le logiciel garantit un fonctionnement optimal même si les agents changent souvent de poste au sein de l’aéroport ou assurent des tâches différentes, comme l’enregistrement d’un vol unique.
Les cadres légaux, les accords d’entreprise et les conventions collectives sont intégrés automatiquement, ce qui renforce encore l’efficacité et la satisfaction des équipes.

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Comment un logiciel WFM simplifie-t-il la gestion des qualifications du personnel d’enregistrement et d’embarquement ?

L’utilisation d’un logiciel WFM facilite considérablement la gestion des qualifications. Il offre une vue claire des compétences de chaque agent, ce qui permet d’affecter aux vols concernés les collaborateurs maîtrisant le système de réservation requis et disposant des autres qualifications nécessaires.
La solution avertit également le responsable RH lorsque les certificats approchent de leur expiration, afin de planifier leur renouvellement en temps utile. Jusqu’à la date de validité, l’agent concerné reste affecté aux tâches correspondantes, puis réintègre ces activités dès que le certificat est renouvelé. Cette anticipation évite toute pénurie de personnel qualifié pour les missions exigeant une certification et garantit que chaque agent affecté dispose des compétences et connaissances requises.

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Comment les aéroports gèrent-ils la période des vacances grâce aux prévisions d’un logiciel WFM ?

La période des vacances impose aux aéroports de prévoir et de planifier avec précision les besoins en personnel. Les modules de prévision d’un logiciel WFM offrent une aide précieuse à cet égard. À partir d’un large volume de données historiques, la demande future est calculée de manière fiable. Durant les vacances, cette capacité prévisionnelle devient essentielle : les volumes passagers s’écartent fortement de la normale et un sous-effectif peut rapidement provoquer une situation critique dans l’ensemble de l’aéroport.

Le logiciel réalise des calculs complexes fondés sur la base des données recueillies, intégrant de nombreux facteurs pour déterminer précisément où, quand et combien de collaborateurs qualifiés sont nécessaires. Sont notamment pris en compte : les prévisions météorologiques, les trajectoires de vol, le taux de passagers utilisant l’enregistrement en ligne ou encore le nombre de bagages enregistrés.

Les profils permettant d’évaluer la durée de différents processus constituent un outil précieux. Les profils d’enregistrement tiennent compte du fait que le temps nécessaire varie selon l’expérience du passager ; pour les vols courts, l’enregistrement peut même être inexistant. Les profils d’arrivée facilitent la prévision des pics d’enregistrement et d’embarquement : les passagers en vacances arrivent souvent très tôt avec leurs bagages, tandis que les voyageurs d’affaires arrivent plus tardivement.

Tous ces profils sont intégrés dans les prévisions afin d’estimer au mieux les besoins en personnel d’enregistrement et d’embarquement. Indépendamment des fluctuations parfois très marquées du volume de passagers et des besoins en personnel d’un jour ou d’une heure à l’autre, le logiciel WFM garantit la présence du nombre adéquat de collaborateurs qualifiés, au bon moment et au bon endroit.

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