Het Workforce Management proces: de schijf van 6
Wat ga je de komende maand doen in je organisatie? En hoeveel tijd heb je nodig om al dat werk uit te laten voeren? Vervolgens match je deze vraag met de beschikbare medewerkers en voilà: je hebt je personeelsplanning voor de komende maand klaar. Was het maar zo eenvoudig…
Inhoud
↓ Workforce Management
↓ Voorspellen: gebruik data uit het verleden
↓ Processen managen
↓ De medewerker centraal
↓ Ook in uitzonderlijke periodes
↓ Schijf van 6
Workforce Management
Tegenwoordig komt er heel wat meer bij kijken: verschillende diensten, competenties, arbeidsvoorwaarden, wet- en regelgeving, et cetera. Hoe ga je dat allemaal regelen? En hoe hou je het overzicht en kom je tot een optimaal proces als je meer dan 500 medewerkers in je winkelketen, distributiecentrum, productiebedrijf of zorginstelling hebt? In deze blog vertellen we je meer over het hele proces van Workforce Management.
Voorspellen: gebruik data uit het verleden
Op basis van het verleden kun je al redelijk goed voorspellen wat er op je af gaat komen. Nog veel te weinig organisaties maken hier slim gebruik van. Bij supermarkten bijvoorbeeld is iedere week zo’n 80 procent repeterend. Die data is tegenwoordig allemaal uit je IT-systeem te halen. Wat is bijvoorbeeld in een winkel of supermarkt de gemiddelde klantenstroom geweest maandag tussen elf en twaalf uur? Hoeveel omzet is er toen gedraaid? Er is eind van de maand vaak een piek in verband met de salarisuitkering. Als je dat soort data analyseert, zie je een bepaalde trend. Deze en andere trends helpen je bij het voorspellen van de benodigde capaciteit. Wanneer je hele goede voorspellingen kunt maken voor bijvoorbeeld verzorgings- en verpleeghuizen, waarbij je rekening houdt met taken als persoonlijke aandacht en overdracht, kan dit zelfs tot behoud van personeel leiden.
Processen managen
Je personeelsplanning kun je continu efficiënter maken door fouten uit het proces te halen. In een productieomgeving houden medewerkers meestal toezicht vanuit een kantoor. Wanneer een transportband in een frisdrankfabriek vastloopt, omdat er bijvoorbeeld een blikje omvalt, gaan zij op zoek naar deze fout. Ondertussen staat de productie minstens tien minuten stil. Als je de medewerkers regelmatig het proces laat controleren op de werkvloer zelf om proactief problemen te voorkomen, draai je meer productie en omzet. Met deze verbeterslagen heb je misschien maar 80 mensuren nodig in plaats van 100. Kortom, als je zorgt dat al je processen zo goed mogelijk zijn ingeregeld, scheelt dat tijd. Je weet dan ook veel nauwkeuriger hoeveel mensen je nodig hebt, zodat je beter kunt plannen. Daarbij kun je ook competenties van je medewerkers en beleidsregels van je organisatie meenemen.
De medewerker centraal
Momenteel wordt er in veel sectoren ‘gevochten’ om medewerkers. We zijn van ‘Fijn dat ik hier mag werken’ naar ‘Fijn dat je hier komt werken’ gegaan. Je zult dus rekening moeten houden met wat nieuwe medewerkers prettig vinden. Hoeveel dagen in de week willen zij werken? Op welke dagen en tijden doen ze dat het liefst? Hoe verhoudt dit zich tot de Arbeidstijdenwet en de CAO? Als je te weinig mensen inhuurt, moeten de aanwezige medewerkers harder werken. Door die druk loopt het ziekteverzuim op. Een lagere productiviteit leidt echter tot verloren tijd en minder winst. De juiste capaciteitsplanning met gebruik van alle data is dus van belang.
Ook in uitzonderlijke periodes
De afgelopen jaren hebben we ervaren dat onvoorziene ontwikkelingen planningen flink in de war kunnen schoppen. Corona, lockdowns, oorlog in Oekraïne… Maar ook in zulke periodes zie je bepaalde trends terugkomen. Met een goed Workforce Management Systeem kun je de basis bepalen en snel inspelen op veranderingen en andere externe factoren. Je kunt er gegevens uit halen om alsnog een zo goed mogelijke capaciteitsplanning te maken.
Schijf van 6
Bij InterFlex hebben we de Schijf van 6 van het Workforce Management Proces ontworpen. Hieronder licht ik de zes stappen in dit proces graag toe.
1. Forecasting
Stap 1 is het bepalen van de werklast. Die informatie kun je grotendeels uit je systemen halen: in de retail bijvoorbeeld uit de kassasystemen en het ERP-systeem. Op basis daarvan weet je onder meer hoeveel colli er op een dag uitgepakt moeten worden en hoeveel artikelen er in de schappen geplaats moeten worden. Je kunt er ook een inschatting mee maken hoeveel klanten je verwacht. In een sector als de zorg gaat het natuurlijk om andere zaken. Hoeveel patiënten verwacht je op de polikliniek? Hoeveel mensen verwacht je dat er opgenomen moet worden in het ziekenhuis? Als je als ziekenhuismanager data uit het verleden analyseert, kun je hier trends in ontdekken. Hetzelfde geldt voor het ziekteverzuim onder het verpleegkundig personeel. Het is bekend dat elk jaar, rond een bepaalde periode zoals het griepseizoen, een bepaald percentage ziek is. Daar kun je op inspelen door tijdig inhuurkrachten te regelen voor zo’n periode.
2. Periodiek rooster
De volgende stap is de personeelsbezetting: welke mensen heb je tot je beschikking, en tegen welke loonkosten? Die informatie kun je uit je HR-systeem halen, inclusief vakantiedagen en welke regelingen bij een persoon horen. Zodra je weet welke mensen het werk kunnen uitvoeren, weet je ook in hoeverre dit op elkaar is afgestemd. Je brengt de bezetting in kaart en je kunt, in het geval van een onderbezetting, je flexibele schil aanspreken of het uitzendbureau op tijd informeren.
3. Intradag planning
De planning is gemaakt maar op de dag zelf zijn er onvoorziene omstandigheden. Er komen drie extra vrachtwagens met goederen aan, die die dag ook verwerkt moeten worden. Of er worden ineens meer mensen in het ziekenhuis opgenomen dan voorzien. Dat betekent dat je op de dag zelf moet gaan sturen en de planning, en dus het rooster, moet aanpassen. Kortom: intradag-planning.
4. Tijdsregistratie
Als het rooster definitief is, kun je dit gebruiken voor de urenregistratie. Tegenwoordig kan dat natuurlijk ook via een tablet of smartphone. Of op de klassieke manier via de prikklok aan de muur. Die tijdsregistratie kan ’s ochtends al beginnen als een medewerker door de toegangscontrole gaat. Zo ontstaat er geen discussie over het aantal gewerkte uren. Tijdens deze stap kun je ook bijhouden hoeveel vakantiedagen iemand opbouwt en wie, wanneer op vakantie kan. Of moet, om te voorkomen dat iemand te veel vakantiedagen opbouwt.
5. Export Business Intelligence & salaris
Als je de vastgelegde, gewerkte uren koppelt aan de payroll hoeven deze gegevens niet nogmaals ingevoerd te worden. Dat scheelt tijd en geld, maar voorkomt ook de kans op fouten wat een risico is bij handmatig werk. Omdat alle gegevens aan elkaar zijn gelinkt, heb je ook meer grip op de cijfers. Het maakt deel uit van je Business Intelligence (BI)-omgeving aan de achterkant van je systeem. Je kunt er makkelijk rapportages mee maken.
6. Evaluatie & optimalisatie
Deze rapportages geven je inzicht in hoe goed het hele Workforce Management proces is verlopen. Wat was je plan? Hoeveel uren wilde je oorspronkelijk inzetten? Hoeveel mensuren heb je daadwerkelijk ingezet en waar zitten de afwijkingen? Van die afwijkingen kun je leren, hoe je het in de volgend ronde (nog) beter kunt gaan doen. Je doelstellingen blijven overeind: je past alleen je plan aan.
Wil je meer weten?
Ga voor meer informatie over workforce management en de toepassingen naar:
We zijn er voor jou
