Rusttijd | Onderzoek | Workforce Management

De dienstroosterplanning in ziekenhuizen en zorginstellingen is een veeleisende taak. Er moet worden ingespeeld op afwezigheden, noodsituaties en bijzondere wensen, zodat het bedrijf vlot draait. Vaak blijft daarbij een belangrijk aspect buiten beschouwing: de ontspannings- en rusttijden van de medewerkers.

In veel teams wordt het als vanzelfsprekend beschouwd om last minute in te vallen. Die bereidheid heeft echter een prijs: als men zich lange tijd niet kan ontspannen, raakt het lichaam in een staat van voortdurende stress. Wat bedoeld was als een snelle oplossing voor personeelstekorten, leidt dan langzaam tot uitputting, concentratieproblemen en uiteindelijk ziekteverzuim, net dat wat men met strakke dienstroosters wilde voorkomen. Zo ontstaat een vicieuze cirkel die niet alleen de werknemers, maar het hele systeem belast.

Inhoud

↓ Hoe gevaarlijk is de overstap van de avond- naar de ochtendploeg eigenlijk?
↓ Hoe weet moderne workforce management-software de balans te vinden tussen personeelstekorten en wettelijk voorgeschreven rusttijden?

Hoe gevaarlijk is de overstap van de avond- naar de ochtendploeg eigenlijk?

Velen weten wat het is om direct de overgang te maken van de avond- naar de ochtendploeg. Op papier zitten er meerdere uren tussen, maar na de thuiskomst, het avondmaal en de nodige ‘ontspanning’ blijft er vaak nog maar heel weinig tijd over om echt te slapen. Het spreekt voor zich dat dit op lange termijn niet gezond kan zijn.

Een recent klinisch onderzoek uit Noorwegen (Shift Schedule With Fewer Short Daily Rest Periods and Sickness Absence Among Health Care Workers: A Cluster Randomized Clinical Trial – PubMed) onderbouwt deze vaststelling nu met betrouwbare gegevens en toont duidelijk aan dat dergelijke ploegwissels gevolgen voor de gezondheid kunnen hebben. Kortom: de indruk dat dit mettertijd problematisch is, wordt door wetenschappelijke bevindingen bevestigd.

Het onderzoek: minder stress, meetbare ROI

In het universitaire ziekenhuis Haukeland in Bergen hebben onderzoekers dit grondig bestudeerd. Het probleem: korte dagelijkse rusttijden van minder dan 11 uur. Het doel: te weten komen wat er gebeurt als men deze korte wissels in het dienstrooster gericht vermindert.
Zes maanden lang kreeg een interventiegroep dienstroosters met aanzienlijk minder korte rusttijden, terwijl een controlegroep in het vroegere ritme bleef werken. Het resultaat is een echte wake-upcall voor alle personeelsplanners: het aantal dagen ziekteverzuim nam in de interventiegroep merkbaar af. En dat niet alleen: ook het aantal aaneengesloten ziektedagen (dus wanneer iemand een hele week in bed ligt) verminderde. De onderzoekers rekenden dat allemaal om in euro en cent en stelden het volgende vast: het economische rendement door het vermeden ziekteverzuim overstijgt ruimschoots de kosten van de herschikking. Gezonde dienstroosters sparen geld uit.

In de gezondheidszorg is het naleven van de rusttijden van bijzonder belang, omdat dit rechtstreeks invloed heeft op zowel de veiligheid van de patiënten als de gezondheid van het personeel. Volgens een studie kan de dagelijkse minimumrusttijd in ziekenhuizen en verpleeg en verzorgingsinstellingen weliswaar eenmalig worden verkort van elf naar tien uur, mits deze verkorting binnen een kalendermaand wordt gecompenseerd door een andere rusttijd van ten minste twaalf uur. Bij een wachtdienst is het bovendien toegestaan dat oproepen de rusttijd verder verkorten, zolang er daarna nog een ononderbroken rustperiode van ten minste 5,5 uur overblijft. Deze marges zijn bedoeld om de zorgverlening te waarborgen, maar vereisen tegelijk een nauwkeurige planning en volledige documentatie, om te voorkomen dat het personeel voortdurend overbelast is.
 

Hoe moderne workforce management software de balans vindt tussen personeelstekorten en wettelijk voorgeschreven rusttijden

Het idee om de rusttijden gewoon te verlengen, klinkt op het eerste gezicht aannemelijk. In de praktijk leiden personeelstekorten en strakke planningsprocessen echter al snel tot knelpunten en stress op de afdelingen. Professioneel workforce management (WFM) biedt dan een oplossing, die wettelijke voorschriften, de gezondheid van de medewerkers en de veiligheid van de patiënten op mekaar afstemt. De volgende functies zijn daarbij van cruciaal belang:

• Geautomatiseerde controle van de naleving (Compliance Check): de digitale bewaker in het systeem controleert bij elke verandering van dienst of de wettelijke of cao-rusttijden worden nageleefd. Als de rusttijd te kort is, geeft de software onmiddellijk een waarschuwing of blokkeert de verandering – zo voorkom je overtredingen al bij voorbaat.
• Slimme prognoses en capaciteitsplanning: slimme algoritmen analyseren historische gegevens, patiëntenaantallen en seizoensinvloeden om de werkelijke personeelsbehoefte te voorspellen. Een planning op maat van de vraag vermindert de behoefte aan noodoplossingen en korte rusttijden.
• Medewerkers app en digitaal ruilplatform: het wisselen van diensten en last-minute-aanpassingen verlopen via de app, terwijl het systeem automatisch de compliance, de kwalificatie en de toelaatbaarheid controleert. Ongeldige ruilverzoeken worden niet goedgekeurd, waardoor men flexibel blijft zonder risico te nemen.

Waarom het de moeite loont om moderne WFM software te gebruiken

1. Kosten verlagen (ROI): een betere planning leidt tot minder absenteïsme en vermindert de noodzaak om duur extern personeel in te schakelen en toeslagen voor overuren te betalen.
2. Rechtszekerheid: geautomatiseerde controles en volledige documentatie minimaliseren het risico op overtredingen van wetten op de arbeidstijd en cao-bepalingen.
3. Teams binden: betrouwbare dienstroosters die de gezondheid ten goede komen, verhogen de tevredenheid en motivatie – een duidelijke troef in de strijd om gekwalificeerd personeel.

plano WFM: jouw partner voor gezonde dienstroosters

Met plano WFM haal je precies de modules in huis die je nodig hebt om de inzichten uit het onderzoek toe te passen in je dagelijkse praktijk. Onze software is speciaal ontwikkeld om de zeer complexe planningsvereisten in de gezondheidszorg op een intuïtieve, betrouwbare en gebruiksvriendelijke manier in acht te nemen. Maak komaf met ongezonde ploegwissels en laat ons samen dienstroosters maken die echt werken.

Succesvol geïmplementeerde projecten met plano WFM vindt je hier: Referenties » het overzicht van plano solutions GmbH

Zou je graag meer weten over workforce management in de gezondheidszorg?

Meer informatie vindt je hier:

→ plano WFM » Personeelsplanning in de gezondheidszorg