Roosters maken in Excel | Planning | Time Management

Vandaag de dag is het maken van een werkrooster een essentiële, maar ook tijdrovende taak voor veel bedrijven. Vroeger werd dit vaak gedaan in Excel, maar met de komst van nieuwe technologieën zijn er nu veel eenvoudigere manieren om roosters te maken. In deze blog bespreken we waarom roosters maken in Excel niet langer de beste optie is.

Inhoud:

↓ Beperkingen van Excel voor personeelsplanning
↓ Sectorspecifieke uitdagingen
↓ Moderne software oplossingen voor roosterplanning
↓ Waarom kiezen voor plano WFM?
↓ Het maken van roosters in Excel is verleden tijd.
 

Beperkingen van Excel voor personeelsplanning

Excel was ooit hét programma voor het maken van roosters. Het biedt veel flexibiliteit en is breed inzetbaar. Maar naarmate bedrijven groeien en roosters complexer worden, worden de beperkingen van Excel duidelijk.

1. Foutgevoeligheid: Handmatig roosters maken in Excel kan snel leiden tot fouten, vooral als er veel medewerkers en variabele diensten zijn.
2. Tijdrovend: Het invoeren en bijwerken van gegevens in Excel kost veel tijd, vooral als je met grote aantallen medewerkers en verschillende diensten werkt.
3. Gebrek aan automatisering: Excel biedt beperkte mogelijkheden voor automatisering, wat betekent dat complexere planningstaken niet of nauwelijks mogelijk zijn, zoals wet- en regelgeving verwerken.
4. Moeilijk te delen en bij te werken: Het delen van Excel-bestanden kan leiden tot versiebeheerproblemen en het bijwerken van roosters kan omslachtig zijn.

Sectorspecifieke uitdagingen

In verschillende sectoren zoals de logistiek, gezondheidszorg, productie, retail en luchtvaart is de personeelsplanning complex. Denk aan deeltijdwerkers, uitzendkrachten, verschillende CAO’s en onregelmatige werktijden. Het maken van een rooster in Excel wordt hierdoor bijna onmogelijk. Verschillende shifts, wisselende beschikbaarheden en specifieke regelgeving maken het handmatig beheren van roosters een zeer tijdrovende en foutgevoelige klus.

• Logistiek
  In de logistieke sector is het belangrijk om 24/7 operationeel te blijven. Dit betekent dat er altijd voldoende medewerkers beschikbaar moeten zijn, zelfs tijdens nacht- en weekenddiensten. Deze onregelmatige werktijden in Excel beheren wordt dan een flinke uitdaging.
• Gezondheidszorg
  In de gezondheidszorg is het cruciaal om altijd voldoende personeel beschikbaar te hebben om patiënten te verzorgen. De artsen, verpleegkundigen en het ondersteunend personeel hebben niet alleen verschillende werktijden, maar ook verschillende specialisaties. Het handmatig bijhouden van deze roosters in Excel kan leiden tot onnodige onder- of overbezetting.
• Productiebedrijven
  Productiebedrijven werken met ploegendiensten en hebben te maken met seizoensgebonden pieken. Het plannen van voldoende personeel om aan de productie-eisen te voldoen en tegelijkertijd rekening houden met rusttijden en wettelijke voorschriften is ook hier complex.
• Retail
  In de retailsector is flexibiliteit essentieel. Medewerkers hebben vaak wisselende diensten en werken parttime. Het is belangrijk om voldoende personeel te hebben tijdens piekuren en juist minder tijdens daluren. Het handmatig maken van dienstroosters in Excel kan leiden tot inefficiëntie en gemiste verkoopkansen of besparingen.
• Luchtvaart
  In de luchtvaart moeten werkgevers bij het maken van de dienstroosters rekening houden met strikte regelgeving, verschillende tijdzones en de beschikbaarheid van gespecialiseerd personeel. Dit alles verwerken in een planning in Excel is bijna onmogelijk.

Moderne software oplossingen voor roosterplanning

Tegenwoordig zijn er veel software systemen beschikbaar die automatisch werkroosters genereren. Hierdoor wordt het plannen van personeel veel eenvoudiger. Een van de meest prominente oplossingen is plano WFM. Deze tool biedt tal van voordelen ten opzichte van roosters maken in Excel en is ontworpen om roosterbeheer voor bedrijven sneller, beter en minder complex te maken.

• Automatisering en efficiëntie
  plano WFM kan veel taken automatiseren, zoals het toewijzen van diensten op basis van beschikbaarheid en voorkeuren van medewerkers en het signaleren van wet- en regelovertredingen bijvoorbeeld. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op fouten. Handmatige aanpassingen worden tot een minimum beperkt. De roosters zorgen voor een optimale inzet van het personeel, zijn eerlijk samengesteld en altijd up-to-date.
• Real-time updates en samenwerking
  Met plano WFM kunnen roosters in real-time worden bijgewerkt en gedeeld. Medewerkers geven eenvoudig hun beschikbaarheid of afwezigheid door en wijzigingen worden direct zichtbaar voor iedereen via een app. Dit is een groot voordeel ten opzichte van een werkrooster maken in Excel, waar updates handmatig moeten worden doorgevoerd en communicatieproblemen kunnen ontstaan. Real-time updates zorgen ervoor dat iedereen altijd toegang heeft tot de meest actuele informatie, wat de samenwerking en communicatie binnen je team verbetert.
• Integratie met andere systemen
  plano WFM kan integreren met andere bedrijfssoftware, zoals HR-systemen en payroll systemen. Dit zorgt voor een naadloze workflow en vermindert de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer, iets wat wel nodig is bij een werkrooster in Excel. Door deze integraties kun je eenvoudig gegevens synchroniseren en ervoor zorgen dat alle systemen up-to-date zijn.

Waarom kiezen voor plano WFM?

plano WFM biedt een uitgebreide oplossing voor al je personeelsplanning behoeften. Het platform is gebruiksvriendelijk en biedt tal van functies voor het maken van (complexe) roosters. Of je nu een klein bedrijf bent of een grote organisatie, plano WFM kan worden aangepast aan jouw specifieke behoeften.

Met plano WFM kun je niet alleen tijd en geld besparen, maar ook de tevredenheid van je medewerkers vergroten. Met deze roostersoftware zorg je ervoor dat je medewerkers altijd op de hoogte zijn van hun diensten, verlofaanvragen kunnen doen, onderling kunnen ruilen en wijzigingen in real-time kunnen zien. Dit vermindert stress en zorgt voor een betere werk-privébalans voor je team.

Het maken van roosters in Excel is verleden tijd.

Het maken van werkroosters in Excel behoort tot het verleden. Met de beschikbaarheid van moderne tools zoals plano WFM kunnen bedrijven nu sneller en eenvoudiger optimale roosters maken, met minder fouten en meer flexibiliteit. Door te investeren in een gespecialiseerd roosterprogramma kunnen bedrijven niet alleen tijd en geld besparen, maar ook de tevredenheid van hun medewerkers vergroten. Het is duidelijk dat een werkrooster maken in Excel niet langer de meest efficiënte manier is om je personeelsplanning te maken, vooral in complexe sectoren zoals logistiek, gezondheidszorg, productiebedrijven, retail en luchtvaart.

Neem contact op

Wil je meer weten over hoe je je roosterbeheer kunt optimaliseren met plano WFM? Vul dan het formulier hieronder in of vraag direct een gratis demo aan.