Matrice de compétences et de formation des employés - Modèle Excel
Il n’y a pas que la quantité des ressources humaines qui est importante pour la prospérité d’une entreprise, la qualité l’est tout autant. Il ne suffit pas d’employer en nombre suffisant, il faut aussi s’assurer d’avoir à disposition les compétences et qualifications nécessaires et correspondant aux exigences de chaque poste. La mission de planification du personnel consiste à répartir le personnel dans les différentes équipes. La vue d’ensemble sur les compétences existantes est fournie par un tableau appelé matrice de compétences..
Contenu
↓ Définition : que sont les matrices de compétences et de formation ?
↓ La matrice comme outil de gestion des compétences
↓ L’importance de la matrice de formation du personnel
↓ Modèles Excel pour créer des matrices de compétences
↓ Alternatives aux modèles Excel pour les matrices de formation
↓ Check-list : quels sont les éléments à prendre en compte pour créer une matrice de formation
↓ 5 conseils pour bien utiliser une matrice de compétences des employés
↓ En quoi consiste un plan de développement des compétences ?
↓ En quoi les formations en interne régulières soutiennent le développement des compétences ?
Définition : que sont les matrices de compétences et de formation ?
Lorsqu’on veut examiner les compétences de ses propres employés et le potentiel de développement présent, on utilise souvent une matrice de compétences ou une matrice de formation. Bien que les deux termes aient tendance à être employés comme des synonymes, il convient de bien les différencier :
- Matrice de compétences
La matrice de compétences consiste en un tableau présentant les connaissances et compétences des employés. - Matrice de formation
Une matrice de formation regroupe les formations en interne dans un tableau et les attribue aux employés.
La matrice comme outil de gestion des compétences
La gestion des compétences est une discipline de l’entreprise qui s’intéresse aux compétences des employés. Elle consiste à identifier, développer et exploiter efficacement les aptitudes et les connaissances du personnel. Par conséquent, on peut aussi parler de gestion des aptitudes. Ce processus suit une approche stratégique pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Un système de workforce management moderne avec gestion des compétences intégrée peut alors être d’une grande utilité.
Lorsque l’on doit mettre en évidence et présenter avec transparence les aptitudes du personnel, la matrice de compétences s’avère être un outil efficace. Celle-ci peut s’appliquer sur l’ensemble des employés ou sur une seule équipe. Elle présente les compétences du personnel sous forme de tableau. Cela permet aux entreprises d’attribuer différentes activités à chaque employé. Ainsi, vous vous assurez que chaque personne est affectée aux tâches pour lesquelles elle est qualifiée. Cela améliore considérablement l’efficacité et la qualité.
L’importance de la matrice de formation du personnel
La matrice de compétences est un outil précieux dans le cadre de gestion du personnel, mais il ne faut pas pour autant négliger l’importance de la matrice de formation. La principale mission de cette dernière est de fournir un aperçu des mesures prises en matière de formation. Elle sert donc de base pour la coordination des programmes de formation. La matrice indique quels employés ont besoin de mises à niveau régulières. Elle regroupe également les sujets des formations, formant ainsi une base solide pour le plan de développement des compétences.
Modèles Excel pour créer des matrices de compétences
Certaines entreprises renoncent à automatiser intégralement leurs processus à l’aide d’un système de workforce management et doivent alors créer manuellement leurs matrices de compétences et de formation. Les responsables RH ne sont pas pour autant obligés de se passer d’assistance technique et peuvent par exemple avoir recours à Excel.
Les feuilles de calcul Microsoft peuvent s’utiliser pour différents domaines de gestion d’entreprise, tels que l’enregistrement du temps. Une matrice de formation peut également être créée via Excel. L’utilisation d’un modèle Excel adéquat peut se révéler très pratique. Il est possible de télécharger différents modèles de matrices de compétences et de formation. Les utilisateurs doivent juste apporter quelques modifications pour obtenir un tableau personnalisé.
Alternatives aux modèles Excel pour les matrices de formation
Les modèles Excel de matrices de compétences et de formation sont très répandus et offrent souvent une solution simple d’utilisation. Les petites entreprises privilégient cette approche pour limiter un maximum leurs efforts. Mais il existe des alternatives pour les organisations ayant un plus grand nombre d’employés et des exigences particulières. Les logiciels professionnels de workforce management incluent notamment des fonctionnalités permettant de créer des matrices de formation. Ils s’intègrent de plus facilement au système de gestion du personnel existant et assurent ainsi une utilisation optimale du personnel.
Check-list : quels sont les éléments à prendre en compte pour créer une matrice de formation
Quelle que soit la méthode utilisée par les responsables RH (à la main, avec un modèle Excel ou un logiciel professionnel), il est important de savoir à quoi il faut prêter attention. La liste ci-dessous répertorie les éléments essentiels que doit inclure une matrice de formation :
- Programmes de formation
- Nom
- Fonction
- Identifiant de l’employé·e
- Supérieur·e
- Échéances
- Progrès
5 conseils pour bien utiliser une matrice de compétences des employés
Une matrice de compétences des employés offre beaucoup de possibilités en matière de gestion du personnel. Cependant, pour exploiter au maximum ce potentiel, la matrice de compétences doit être utilisée correctement. Pour ce faire, suivez les conseils suivants :
- Échangez régulièrement avec vos employés pour identifier les éventuelles lacunes en matière de compétences
- Maintenez la matrice de compétences à jouer
- Créez des plans de développement des compétences pour chaque employé·e
- Utilisez des modèles Excel pour vous familiariser avec le concept de matrice de compétences
- Faites de la matrice de compétences la clé de voûte de la gestion des compétences
En quoi consiste un plan de développement des compétences ?
Dans le contexte des matrices de compétences, on parle également souvent de plan de développement des compétences. Celui-ci consiste à lister toutes les mesures permettant d’améliorer les qualifications de l’employé·e. Il inclut aussi les formations spécifiques destinées à développer les compétences et les aptitudes du personnel sur le long terme.
En quoi les formations en interne régulières soutiennent-elles le développement des compétences ?
Se former en permanence n’est pas une expression toute faite, mais une réelle nécessité. Les entreprises attachent une grande importance à la mise en valeur du potentiel de leur personnel et au développement des compétences, et pas uniquement en raison d’un important manque d’effectifs. Les formations en interne représentent une charge financière et prennent du temps, mais elles offrent aux employés des qualifications sur mesure pour réaliser leurs tâches quotidiennes. Elles sont donc bénéfiques pour les entreprises et contribuent à motiver les équipes.
Récapitulatif
Les notions de matrices de compétences et matrices de formation sont régulièrement utilisées dans le cadre des ressources humaines. Les entreprises qui s’intéressent de près à leur personnel qualifié et comprennent le potentiel qu’il représente en matière d’efficacité opérationnelle se doivent de promouvoir le développement des compétences en proposant des formations en interne. Grâce aux matrices de compétences et de formation, vous continuez à surveiller les besoins en formation actuels.
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