Kwalificatiematrix / competentiematrix / trainingsmatrix voor medewerkers - Excel-sjabloon
Niet alleen de kwantiteit, maar ook de kwaliteit van het personeel is cruciaal voor het succes van een bedrijf. Het is niet alleen een kwestie van voldoende personeel aannemen, maar ook van ervoor zorgen dat de vereiste competenties en vaardigheden in het bedrijf beschikbaar zijn en voldoen aan de vereisten van de respectieve functies. De toewijzing van medewerkers aan de afzonderlijke diensten is de taak van de personeelsplanning (PEP). Een zogenaamde competentiematrix, ook wel opleidingsmatrix of kwalificatiematrix genoemd, geeft een overzicht van de bestaande competenties.
Inhoud
↓ Definitie: Wat is een kwalificatiematrix / trainingsmatrix?
↓ De kwalificatiematrix als hulpmiddel voor skill management
↓ De taken van een trainingsmatrix voor medewerkers
↓ Excel-sjablonen voor het maken van kwalificatiematrices
↓ Alternatieven voor Excel-sjablonen voor trainingsmatrices
↓ Checklist: Waar je op moet letten bij het opstellen van een trainingsmatrix voor medewerkers
↓ 5 tips voor het juiste gebruik van een kwalificatiematrix voor medewerkers
↓ Wat is een opleidingsplan voor medewerkers?
↓ Waarom is regelmatige training op bedrijfsniveau nuttig?
Definitie: Wat is een kwalificatiematrix / trainingsmatrix?
Een kwalificatiematrix of opleidingsmatrix wordt vaak gebruikt om de competenties van je eigen personeel en het bestaande ontwikkelingspotentieel te bepalen. Hoewel de termen vaak als synoniemen worden gebruikt, is het belangrijk ze nauwkeurig van elkaar te onderscheiden:
- Kwalificatiematrix
Een kwalificatiematrix wordt ook wel een competentiematrix genoemd. Het is een overzicht in tabelvorm van de kennis en competenties van de medewerkers. - Trainingsmatrix
Een trainingsmatrix zet de bedrijfstrainingen in tabelvorm en wijst ook de medewerkers toe.
De kwalificatiematrix als instrument voor skill management
Skill management is een bedrijfsdiscipline die zich bezighoudt met de competenties van medewerkers. Het doel is de vaardigheden en kennis van medewerkers te herkennen, te ontwikkelen en effectief te gebruiken. Daarom kan skill management ook omschreven worden als competentiemanagement. Het volgt een strategische aanpak om de doelen van het bedrijf te bereiken. Modern workforce management met geïntegreerd skill management kan hier een belangrijke bijdrage leveren.
Een kwalificatiematrix is een effectief hulpmiddel om de vaardigheden van medewerkers inzichtelijk en zichtbaar te maken. De matrix kan verwijzen naar alle medewerkers of naar een individueel team. In tabelvorm geeft het een overzicht van de vaardigheden van de medewerkers. Hierdoor kunnen bedrijven individuele gebieden toewijzen aan individuele medewerkers. Op deze manier kan ervoor worden gezorgd dat de juiste medewerkers de taken op zich nemen waarvoor ze gekwalificeerd zijn. Dit verhoogt de efficiëntie en kwaliteit op de lange termijn.
Een trainingsmatrix voor medewerkers heeft de volgende taken
Een kwalificatiematrix is een nuttig instrument binnen personeelsbeheer, maar ook de trainingsmatrix mag niet onderschat worden. De hoofdtaak van een trainingsmatrix is een overzicht te geven van trainingsmaatregelen. Het dient daarom als basis voor de coördinatie van trainingsmaatregelen. De matrix laat zien welke medewerkers regelmatig training nodig hebben. Het legt ook de onderwerpen van de trainingen vast en is daarom een solide basis voor een plan.
Excel-sjablonen voor het maken van kwalificatiematrices
Sommige bedrijven gebruiken geen volledig geautomatiseerd systeem voor workforce management en stellen handmatig een trainingsmatrix of kwalificatiematrix op. HR-managers kunnen bijvoorbeeld terugvallen op Excel.
De spreadsheet van Microsoft kan worden gebruikt in verschillende bedrijfssectoren, zoals tijdregistratie. Je kunt ook een trainingsmatrix maken met Excel. Daarbij is het bijzonder handig een geschikt Excel-sjabloon te gebruiken. Er zijn verschillende voorbeelden van kwalificatiematrices en trainingsmatrices beschikbaar om te downloaden. Gebruikers hoeven slechts kleine aanpassingen te doen om een matrix op maat te maken.
Alternatieven voor Excel-sjablonen voor trainingsmatrices
Excel-sjablonen voor opleidings- en kwalificatiematrices worden veel gebruikt en zijn vaak een eenvoudige oplossing. Vooral kleine bedrijven geven de voorkeur aan deze aanpak om de kosten tot een minimum te beperken. Bedrijven met meer medewerkers en individuele vereisten kunnen baat hebben bij alternatieven voor het Excel-sjabloon. Professionele softwareoplossingen voor personeelsbeheer bevatten ook functies voor het maken van trainingsmatrices. Ze kunnen naadloos worden geïntegreerd in het bestaande personeelssysteem van het bedrijf, zodat personeel optimaal kan worden ingezet.
Checklist: Waar je op moet letten bij het opstellen van een trainingsmatrix voor medewerkers
Ongeacht of de verantwoordelijken handmatig te werk gaan, een Excel-sjabloon gebruiken of een professionele softwareoplossing gebruiken, moet je weten wat belangrijk is. De volgende checklist geeft een overzicht van de belangrijkste punten die deel moeten uitmaken van een trainingsmatrix:
- Trainingsprogramma
- Naam
- Positie
- ID van de medewerker
- Supervisor
- Deadlines
- Vooruitgang
5 tips voor het juiste gebruik van een competentiematrix voor medewerkers
Een kwalificatiematrix voor medewerkers biedt veel mogelijkheden voor personeelsbeheer. Om het potentieel volledig te benutten, moet ook de competentiematrix correct worden gebruikt. Je kunt het beste de onderstaande tips volgen:
- Wissel regelmatig informatie uit met medewerkers om mogelijke hiaten in vaardigheden te identificeren
- Houd de kwalificatiematrix up-to-date
- Maak ook individuele ontwikkelingsplannen voor medewerkers
- Gebruik Excel-sjablonen om vertrouwd te raken met het concept van kwalificatiematrices
- Maak de competentiematrix de kern van het skill management
Wat is een opleidingsplan voor medewerkers?
Wanneer het over een kwalificatiematrix gaat, wordt vaak de term opleidingsplan voor medewerkers gebruikt. Dit is een overzicht van alle maatregelen die nodig zijn om medewerkers te kwalificeren. Met andere woorden, het gaat om specifieke opleidingen en trainingsprogramma’s om de vaardigheden en competenties van het personeel op lange termijn te verbeteren.
Waarom is regelmatige training op bedrijfsniveau nuttig?
Levenslang leren is niet zomaar een uitdrukking, het is absoluut noodzakelijk. Het is niet alleen vanwege het ernstige personeelstekort dat bedrijven bijzonder veel belang hechten aan het maximaliseren van het potentieel van hun personeel. Hoewel interne opleidingen tijdrovend en duur zijn, bieden ze medewerkers kwalificaties op maat voor hun dagelijkse werk. Dit is goed voor het bedrijf en helpt ook om het team te motiveren.
Samenvatting
De termen trainingsmatrix en kwalificatiematrix duiken steeds weer op in verband met human resources. Bedrijven die veel belang hechten aan gekwalificeerd personeel en hun potentieel voor operationele efficiëntie, moeten levenslang leren bevorderen door onder andere interne training. Met competentie- en trainingsmatrices kun je de huidige trainingsvereisten altijd bijhouden.
Wil je meer weten?
Ga voor meer informatie over onze software voor personeelsinzet en toepassingen naar:
Archive
Is WFM ook een zaak van HR?
Het Workforce Management proces
Zelfroosteren - 10 tips
Personeelsinzet in de retail
We zijn er voor jou
