Qu’est-ce que l’affectation du personnel ? - Définition & Exemples
Le terme « affectation du personnel » concerne l’une des ressources de l’entreprise, et probablement la plus importante : les employés. Grâce à une affectation correcte du personnel, par le biais d’une répartition et d’une gestion des employés optimisées, vous avez la garantie de disposer à tout moment de la main-d’œuvre nécessaire pour combler vos besoins opérationnels. Efficacement réalisé, ce processus vous aide à augmenter la productivité de votre entreprise, à optimiser vos processus et à contrôler vos coûts.
Contenu
↓ Définition de l’affectation du personnel
↓ En quoi consiste l’affectation internationale du personnel
↓ Exemples de différentes formes de planification des effectifs
↓ Les différentes étapes du processus d’affectation du personnel
↓ Cadre légal de l’emploi de travailleurs
↓ Check-list : quels sont les éléments importants d’un logiciel d’affectation du personnel
↓ 4 conseils relatifs à la planification des effectifs
↓ Comment définir les besoins en personnel ?
↓ Quel est l’objectif de la planification des effectifs ?
↓ En quoi un logiciel peut-il vous aider à planifier les effectifs ?
Définition de l’affectation du personnel
L’affectation du personnel est un sous-domaine des ressources humaines, qui consiste à répartir les employés sur les différents postes de travail d’une entreprise. Les aspects quantitatif, qualitatif, temporel et spatial sont d’une importance centrale. Il ne s’agit pas de pourvoir chaque poste avec n’importe quel employé, mais d’affecter le personnel existant de manière ciblée. Ce n’est que dans ces conditions que vous pourrez garantir un travail efficace et de qualité. Et cette démarche forme, en contrepartie, la base du succès de votre entreprise. L’affectation du personnel est également un élément clé pour une organisation active dans un environnement concurrentiel.
En quoi consiste l’affectation internationale du personnel
La question de l’affectation du personnel à l’international se pose plus particulièrement dans les grandes entreprises. En général, il s’agit d’envoyer des employés à l’étranger. Les entreprises mondialement actives et présentes un peu partout dans le monde utilisent le principe d’affectation internationale du personnel pour avoir à disposition suffisamment de personnes compétentes sur chacun de ses sites. Par exemple, des employés allemands sont envoyés sur des postes situés à l’étranger, ou des employés étrangers sont affectés en Allemagne. Principalement en raison de la forte pénurie d’effectifs actuels, utiliser le personnel présent à l’étranger constitue de plus en plus la solution mise en place.
Pour les entreprises, l’affectation internationale du personnel est une solution éprouvée et parfaitement adaptée à cette période de mondialisation croissante. Il ne faut toutefois pas négliger les effets psychologiques qu’une telle démarche peut avoir sur les employés. Une affectation à l’étranger peut représenter un énorme fardeau. C’est pourquoi les personnes concernées doivent être disposées à partir et pouvoir, le cas échéant, emmener leurs familles avec eux. L’entreprise peut faciliter cette affectation internationale en fournissant un logement, par exemple.
Exemples de différentes formes de planification des effectifs
Il existe plusieurs formes distinctives de planification des effectifs :
- Planification quantitative des effectifs
La planification quantitative des effectifs consiste à couvrir le besoin en personnel existant avec le nombre approprié d’employés. - Planification qualitative des effectifs
La planification qualitative des effectifs s’assure que les connaissances et compétences des employés concordent avec les exigences de chaque poste. Elle veille donc à attribuer les fonctions appropriées aux bonnes personnes. - Planification temporelle des effectifs
Dans le cadre de la planification temporelle des effectifs, les fluctuations saisonnières en matière de charge de travail jouent un rôle essentiel. L’objectif est d’avoir suffisamment de personnel au bon moment.
Les différentes étapes du processus d’affectation du personnel
Dans le cadre de l’affectation du personnel, les différentes formes de planification des effectifs ne sont pas les seuls aspects importants. Il faut aussi prêter attention aux diverses étapes du processus. L’affectation du personnel se divise ainsi comme suit :
- Intégration de l’employé
- Pleine activité
- Départ de l’employé
Cadre légal de l’emploi de travailleurs
En matière d’emploi, les entreprises ont principalement une vision économique. Elles veulent être le plus rentable possible et atteindre un niveau de qualité élevé. L’aspect légal de l’emploi de travailleurs ne doit cependant pas être ignoré. L’arrêt de la CJUE concernant le pointage des heures est par exemple d’une grande importance pour l’enregistrement du temps de travail. Pour ce qui est du temps de travail maximal, la base légale en Allemagne est en revanche la loi « Arbeitszeitgesetz » (loi sur le temps de travail). Le droit du travail joue donc toujours un rôle non négligeable dans la planification du personnel.
Check-list : Voici les éléments importants d’un logiciel d’affectation du personnel
En principe, la planification des effectifs peut se faire manuellement. En théorie, un papier et un crayon suffisent, mais pour la plupart des entreprises, cette méthode n’est pas adaptée à une gestion moderne des plannings. Entrent alors en jeu les logiciels spécifiques de planification du personnel, qui réunissent des données sur l’ensemble des employés et sur les tâches à remplir. De façon plus ou moins automatisée, le software affecte le personnel disponible aux postes appropriés et crée des plannings optimisés. Pour bien choisir le logiciel adapté, vous devez prendre en compte les critères suivants :
- Gamme des fonctionnalités
- Compatibilité
- Facilité d’utilisation/li>
- Assistance
- Actualisation
- Coût
Vous devez également vérifier que la méthode de planification du personnel est adaptée à la taille de votre entreprise. Les solutions spécifiquement conçues pour les PME s’adressent aux sociétés ayant une main-d’œuvre facile à gérer. Les autres systèmes sont prévus pour un nombre élevé d’employés et peuvent prendre en charge une planification du personnel plus complexe.
4 conseils relatifs à la planification stratégique des effectifs
La planification stratégique des effectifs représente l’un des plus grands défis pour les équipes de ressources humaines. Mais avec des compétences professionnelles et une grande expérience, elle peut être parfaitement maîtrisée. Lors de la planification des effectifs, il est toujours bon de suivre ces quelques conseils :
- Envisagez toujours un éventuel manque de personnel
- Tenez compte des besoins et préférences des employés
- Communiquez toujours clairement et ouvertement avec vos employés dans le cadre de la planification du personnel
- Planifiez vos effectifs concrètement tout en gardant une certaine flexibilité pour pouvoir réagir aux imprévus !
Comment définir les besoins en personnel ?
Au moment de l’affectation des employés se pose toujours la question des besoins en personnel. En effet, avant de pouvoir planifier les effectifs, il faut d’abord définir le nombre d’employés nécessaires. Les besoins en matière d’affectation ne se déterminent qu’après. Vous devez calculer la charge de travail globale puis le temps de travail par employé. Vous obtenez ainsi le besoin quantitatif en personnel. Lors de ce processus, vous devez également tenir compte des qualifications de vos employés et ne pas oublier de planifier des effectifs de secours.
Quel est l’objectif de la planification des effectifs ?
La planification des effectifs désigne le processus qui consiste à prévoir le personnel nécessaire. L’objectif est d’affecter le bon nombre d’employés compétents aux bons postes. Le capital humain de l’entreprise et les besoins en personnel sont donc les principaux facteurs auxquels doit répondre une planification stratégique des effectifs.
En quoi un logiciel peut-il vous aider à planifier les effectifs ?
Coordonner les effectifs peut s’avérer très complexe. Un logiciel moderne peut alors être d’une grande aide en rendant la planification du personnel claire et efficace. Les systèmes de workforce management actuels automatisent en grande partie le processus d’affectation et se connectent aux outils de gestion du temps et d’autres disciplines des ressources humaines. Un bon software de planification des effectifs fait passer la gestion RH à un niveau supérieur et contribue largement à la rentabilité de l’entreprise.
Récapitulatif
Le terme « affectation du personnel » concerne l’une des ressources de l’entreprise, et presque la plus importante : les employés. L’affectation du personnel ne peut être optimale que si chaque employé se trouve au bon poste, au bon moment et avec les bonnes qualifications. Mais en cas de manque de personnel ou de mauvaise planification, l’influence de l’affectation des employés sur le succès de l’entreprise devient évidente. Un logiciel professionnel de planification du personnel tel que plano est aujourd’hui indispensable et peut être d’une grande aide même pour les petites entreprises. C’est le seul moyen de vous assurer que les employés compétents se trouvent toujours là où vous en avez besoin.
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