Wat is personeelsinzet - definitie & voorbeelden
Het concept van personeelsinzet heeft te maken met wat waarschijnlijk het belangrijkste onderdeel van een bedrijf is: de medewerkers. De juiste personeelsinzet zorgt ervoor dat het benodigde personeel altijd beschikbaar is om aan de bedrijfsdoelen te voldoen. Effectieve personeelsinzet verhoogt dus de productiviteit, optimaliseert werkprocessen en beheerst de kosten.
Inhoud
↓ Definitie van personeelsinzet
↓ Waar het bij internationale personeelsinzet om draait
↓ Verschillende vormen van personeelsplanning
↓ De verschillende fasen van het proces van personeelsinzet
↓ Wettelijk kader voor personeelsinzet
↓ Checklist: Waar het om gaat bij software voor personeelsplanning
↓ 5 tips voor personeelsplanning
↓ Hoe bepaal je de benodigde personeelsbehoefte?
↓ Wat zijn de doelstellingen van personeelsplanning?
↓ Hoe kan software de personeelsplanning ondersteunen?
Definitie van personeelsinzet
Personeelsinzet is het onderdeel van personeelsmanagement dat personeel toewijst aan functies in het bedrijf. Daarbij staan kwantitatieve, kwalitatieve, tijdsgerelateerde en ruimtelijke aspecten centraal. Het gaat er dus om niet elke positie op te vullen met een willekeurige medewerker, maar juist gericht gebruik te maken van bestaand personeel. Dit is de enige manier om efficiënt werk van hoge kwaliteit te garanderen. En dat is weer de basis voor het succes van je bedrijf. Het inzetten van personeel bepaalt dus in belangrijke mate het concurrentievermogen van een bedrijf.
Waar het bij internationale personeelsinzet om draait
Vooral in grote bedrijven wordt ook vaak gekeken naar het internationaal inzetten van personeel. Meestal gaat het om de detachering van medewerkers in het buitenland of vanuit het buitenland in Nederland. Vooral door het huidige ernstige personeelstekort zijn medewerkers uit het buitenland steeds vaker de oplossing. Ook maken internationaal actieve bedrijven met locaties over de hele wereld gebruik van internationale personeelsinzet om overal voldoende competent personeel beschikbaar te hebben.
Voor bedrijven is het internationaal inzetten van personeel een effectief middel dat perfect past in deze tijd van toenemende globalisering. Tegelijk mogen we de psychologische effecten op medewerkers niet uit het oog verliezen. Werken in het buitenland kan een grote belasting zijn. De medewerker moet daartoe bereid zijn en het gezin eventueel mee kunnen nemen. Het bedrijf kan het internationale inzetten makkelijker maken door bijvoorbeeld voor accommodatie te zorgen.
Verschillende vormen van personeelsplanning
We kunnen verschillende vormen van personeelsplanning onderscheiden:
- Kwantitatieve personeelsplanning
Kwantitatieve personeelsplanning zorgt ervoor dat de benodigde personeelscapaciteit wordt gedekt door het overeenkomstige aantal medewerkers. - Kwalitatieve personeelsplanning
Kwalitatieve personeelsplanning zorgt ervoor dat kennis en vaardigheden van medewerkers overeenkomen met de vereisten van de respectieve functies. Het doel is dus ervoor te zorgen dat het juiste personeel aan de juiste taak wordt toegewezen. - Tijdsgerelateerde personeelsplanning
Seizoenseffecten spelen een centrale rol bij het inroosteren van personeel. Het doel is ervoor te zorgen dat er op het juiste moment voldoende personeel beschikbaar is.
De verschillende fasen van het proces van personeelsinzet
Bij personeelsinzet zijn niet alleen de verschillende vormen van personeelsplanning belangrijk. Er moet ook rekening worden gehouden met de verschillende fasen van het proces. Het inzetten van personeel kan worden onderverdeeld in de volgende fasen:
- Nieuw personeel – instroom
- Bestaand personeel – doorstroom
- Vertrekkend personeel – uitstroom
Wettelijk kader voor personeelsinzet
Bedrijven kijken vooral naar economische aspecten bij het inzetten van personeel. Ze willen maximale efficiëntie met hoge kwaliteit. De juridische aspecten van het inzetten van personeel mogen we echter niet uit het oog verliezen. De prikklok-regeling van het Europese Hof van Justitie is bijvoorbeeld van groot belang voor tijdregistratie. Als het gaat om maximale werktijden, is de Arbeidstijdenwet echter de wettelijke basis. Daarom speelt het arbeidsrecht altijd een belangrijke rol bij de planning.
Checklist: Waar het om gaat bij software voor personeelsplanning
In principe kan de inzet van personeel ook handmatig worden gepland. Pen en papier zijn theoretisch voldoende, maar de meeste bedrijven kiezen een moderne manier van personeelsplanning. Gespecialiseerde personeelsplanning-software brengt het volledige personeelsbestand en de bedrijfsactiviteiten bij elkaar in een systeem. De software verdeelt de beschikbare medewerkers min of meer automatisch over de benodigde taken en diensten en maakt optimale roosters. Bij het selecteren van geschikte software moet rekening worden gehouden met de volgende criteria:
- Functieomvang
- Compatibiliteit
- Gebruiksgemak
- Ondersteuning
- Up-to-date software
- Kosten
Bovendien moet de personeelsplanning passen bij de grootte van het bedrijf. Speciale oplossingen voor het MKB zijn gericht op kleine bedrijven met een beheersbaar personeelsbestand. Andere systemen zijn ontworpen voor een groot aantal medewerkers en kunnen ook complexe personeelsplanningen aan.
5 tips voor personeelsplanning
Personeelsplanning is een van de grootste uitdagingen voor HR. Maar met professionele kennis en veel ervaring kun je personeelsplanning goed uitvoeren. Daarbij kan het geen kwaad de volgende tips te volgen:
- Wees alert op eventuele personeelstekorten
- Houd rekening met de behoeften en wensen van medewerkers
- Houd rekening met individuele sterke punten en vaardigheden van werknemers bij de personeelsplanning
- Zorg voor open en duidelijke communicatie met jouw medewerkers
- Plan concreet maar behoud de flexibiliteit om te kunnen reageren op onvoorziene gebeurtenissen!
Hoe bepaal je de benodigde personeelsbehoefte?
Het bepalen van de personeelsbehoefte komt steeds weer terug bij het inzetten van personeel. Voordat medewerkers kunnen worden ingepland, moet namelijk eerst de personeelsbehoefte (de vraag) worden vastgesteld. Enerzijds moet de totale workload worden bepaald, anderzijds gaat het om de werktijd per medewerker. Zo wordt de kwantitatieve benodigde personeelscapaciteit bepaald. We moeten daarnaast ook rekening houden met kwalificaties en zorgen voor reservecapaciteit.
Wat zijn de doelstellingen van personeelsplanning?
Personeelsplanning is het proces van het inzetten van personeel op de gevraagde taken en diensten. Jouw doel is het juiste aantal competente medewerkers aan de juiste taken/diensten toe te wijzen. De personeelsbehoefte van het bedrijf en de behoeften van de medewerkers zijn dan ook de belangrijkste factoren voor personeelsplanningssoftware.
Hoe kan software de personeelsplanning ondersteunen?
Het coördineren van personeel is vaak een hele klus. Moderne software helpt hier enorm bij. Het maakt de personeelsplanning eenvoudiger, sneller, duidelijk en inzichtelijk. De huidige systemen voor workforce management automatiseren personeelsplanning grotendeels en zorgen voor een koppeling met time management en andere HR-disciplines. De juiste software voor personeelsplanning tilt HR naar een hoger niveau en levert een belangrijke bijdrage aan de efficiëntie binnen het bedrijf.
Samenvatting
Personeelsplanning heeft te maken met wat vaak het belangrijkste onderdeel in het bedrijf is: de medewerkers. Alleen als alle medewerkers op het juiste moment op de juiste plaats worden ingezet en de juiste kwalificaties hebben, kunnen we spreken van een optimale personeelsplanning. Bij een personeelstekort of planningsfout wordt duidelijk hoe doorslaggevend de inzet van personeel is voor het economische succes van een bedrijf. Professionele software, zoals plano WFM, is tegenwoordig een must en maakt het leven van bedrijven een stuk eenvoudiger. Het is de enige manier om ervoor te zorgen dat er altijd competente medewerkers ingezet zijn daar waar nodig.
Wil je meer weten?
Ga voor meer informatie over onze software voor workforce management en toepassingen naar:
Archive
Is WFM ook een zaak van HR?
Het Workforce Management proces
Zelfroosteren - 10 tips
Personeelsinzet in de retail
We zijn er voor jou
