Définition de la gestion et de l’administration du personnel
Un logiciel moderne et intelligent de gestion et d’administration du personnel (Workforce Management ou WFM) permet aux entreprises d’ajuster avec flexibilité leur planification des effectifs en fonction des besoins réels. En effet, le secteur commercial n’est pas le seul concerné par des fluctuations saisonnières ou autres. Presque toutes les autres activités doivent elles aussi réagir aux changements de condition. Seules les entreprises qui optimisent leur effectif et l’adaptent à leurs besoins réels parviennent à éviter les temps morts ou heures supplémentaires coûteuses et à fonctionner de façon optimale.
Contenu
↓ Définition : qu’est-ce que la gestion du personnel ?
↓ Quels sont les éléments d’un système de gestion et d’administration du personnel ?
↓ Quel est le rôle de la gestion et l’administration du personnel dans une entreprise ?
↓ Les objectifs de la gestion et de l’administration du personnel
↓ Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion et d’administration du personnel ?
↓ 5 conseils relatifs aux logiciels de gestion et d’administration du personnel
↓ En quoi une gestion du personnel adaptée est-elle importante ?
↓ À quoi les équipes en charge de gérer le personnel doivent-elles prêter attention ?
Définition : qu’est-ce que la gestion du personnel ?
La gestion du personnel ou workforce management (WFM) désigne l’optimisation et la gestion efficace des effectifs ou employés d’une entreprise. Ce concept veille principalement à disposer à tout moment et au bon endroit des bonnes personnes dotées des bonnes compétences, afin de satisfaire les contraintes et besoins opérationnels.
Un système de gestion et d’administration du personnel se caractérise par une approche holistique. Tout le processus de gestion et d’optimisation des effectifs est considéré dans son ensemble et suit une stratégie d’entreprise globale qui tient compte des capacités existantes ainsi que des besoins actuels.
Quels sont les éléments d’un système de gestion et d’administration du personnel ?
Une gestion complète du personnel va au-delà de la simple planification des effectifs. La stratégie sous-jacente comprend bien d’autres éléments et repose sur un concept à plusieurs niveaux. Les activités et processus ci-dessous forment les principaux éléments d’un système de gestion et d’administration du personnel :
- Analyse des besoins en ressources humaines
- Optimisation de la structure organisationnelle
- Planification des capacités
- Planification du personnel
- Enregistrement du temps de travail
- Gestion des temps et des absences
- Suivi du personnel
- Contrôle
Quel est le rôle de la gestion et l’administration du personnel dans une entreprise ?
La gestion et l’administration du personnel jouent un rôle décisif en entreprise, car elles permettent de gérer efficacement les employés et d’utiliser de façon optimale les ressources humaines existantes. Le workforce management contribue à planifier au mieux les horaires, les pauses et les activités en fonction de la demande, mais également à minimiser les coûts non nécessaires en personnel grâce au contrôle et à l’optimisation des temps de travail. Il respecte en outre les réglementations en matière d’heures de travail, les contraintes légales et les conventions collectives. Et grâce à des procédés modernes impliquant les employés, il augmente la satisfaction du personnel.
La complexité de la gestion et de l’administration du personnel montre à quel point les systèmes WFM sont étroitement liés aux différents domaines d’activité d’une entreprise. Les ressources humaines, la gestion des compétences et le contrôle sont bien entendu concernés par le workforce management. Les décisions et mesures relatives à la gestion et à l’administration du personnel ont toujours une influence sur différents processus opérationnels. Il est par conséquent important et judicieux d’adopter une approche holistique en la matière. Un système de workforce management moderne et intelligent tient toujours compte de la structure globale de l’entreprise et s’intègre parfaitement à ses processus connexes.
Les objectifs de la gestion et de l’administration du personnel
Le premier objectif de la gestion et de l’administration du personnel est d’exploiter au mieux les capacités humaines existantes. Ces dernières doivent concorder avec la charge de travail pour satisfaire les besoins de l’entreprise. Dans le même temps, dans le cadre du workforce management, l’agilité et la flexibilité des processus ont une grande importance pour permettre de réagir rapidement en cas d’événements tels qu’une fluctuation soudaine des demandes ou des employés absents.
Le but de la gestion et de l’administration du personnel est donc de synchroniser parfaitement la charge de travail et les capacités des employés. Un outil moderne de workforce management permet de prédire avec précision les besoins en personnel anticipés et de répartir au mieux les capacités humaines présentes entre tous les services et toutes les tâches. À l’aide des technologies IA, il automatise ce processus, garantit l’équité entre les employés et fournit des résultats proches de la perfection.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion et d’administration du personnel ?
L’utilisation d’un système professionnel de gestion et d’administration du personnel offre aux entreprises de nombreux avantages. Ce type de logiciel est notamment incontournable pour les grandes entreprises qui comptent de nombreux employés, ont une structure complexe et désirent rester compétitives. Les avantages ci-dessous représentent de bons arguments à cet égard :
- Flexibilité d’adaptation à la demande : avec un système de gestion et d’administration du personnel, vous pouvez réagir et vous adapter rapidement en cas de changements soudains des besoins de l’entreprise, que ce soit par exemple en raison de fluctuations saisonnières ou de nouvelles tendances apparues sur le marché.
- Contrôle des coûts : un logiciel WFM permet de planifier et de surveiller les temps de travail et les coûts liés au personnel. Les frais superflus, engendrés par exemple par des heures supplémentaires inutiles, sont ainsi évités.
- Augmentation de la productivité : un outil de gestion et d’administration du personnel répartit plus efficacement la main-d’œuvre, les services et les tâches. Il réduit notamment les temps morts et augmente la productivité.
- Anticipation des besoins en personnel : un système de workforce management adéquat permet d’anticiper les futurs besoins en personnel. Vous disposez ainsi toujours du bon nombre d’employés et évitez les problèmes de sureffectif ou sous-effectif.
- Taux de rotation du personnel plus faible : avec un logiciel de gestion et d’administration du personnel, les préférences des employés concernant les plannings sont notamment prises en compte. Les employés peuvent eux-mêmes contribuer au processus de planification, ce qui fait augmenter leur satisfaction et leur engagement.
- Meilleure attractivité de l’employeur : la prise en compte des préférences des employés en matière d’horaires et la répartition automatiquement équitable des équipes et des tâches ont une influence positive sur le niveau d’attractivité de l’employeur.
- Plus grande satisfaction client : les ressources existantes en personnel sont utilisées de manière réfléchie et équitable. Vous évitez ainsi toute surcharge de travail en vous assurant d’avoir toujours suffisamment d’employés qualifiés pour gérer la demande.
<h25 conseils relatifs aux logiciels de gestion et d’administration du personnel
Gérer le personnel est une activité qui concerne toute l’entreprise et exige non seulement implication et intérêt mais nécessite aussi l’utilisation d’un logiciel adapté. Un outil spécifique de workforce management facilite et optimise la gestion du temps, la planification des effectifs et tout autre élément de ce domaine RH. Pour bien le choisir, suivez les cinq petits conseils suivants :
- Comparez les différents logiciels de gestion et d’administration du personnel
- Formez les employés pour exploiter au maximum le potentiel du logiciel WFM
- Vérifiez que les fonctionnalités proposées correspondent à vos besoins
- Intégrez le logiciel de workforce management aux processus de l’entreprise
- Envisagez une solution logicielle personnalisée pour gérer votre personnel
En quoi une gestion du personnel adaptée est-elle importante ?
Chaque entreprise est unique. Même s’il existe des points communs entre les sociétés d’un même secteur d’activité, chacune d’elles a ses besoins propres. Un logiciel de gestion du personnel capable de s’adapter aux exigences de toutes les entreprises et d’optimiser leurs différents processus constitue donc la meilleure solution. Les systèmes WFM modernes intégrés aux solutions standard proposent un joli nombre de fonctionnalités. Certains fournisseurs renommés offrent également la possibilité d’adapter le logiciel aux contraintes opérationnelles et réglementaires de l’entreprise.
À quoi les équipes en charge de gérer le personnel doivent-elles prêter attention ?
Le workforce management consiste tout d’abord à planifier et à optimiser les effectifs. Ce principe permet de faciliter les processus et d’améliorer les rendements. Les équipes en charge de gérer le personnel doivent également prêter attention aux différentes réglementations, dont, pour l’Allemagne :
- Arbeitszeitgesetz (loi sur le temps de travail)
- Mindestlohngesetz (loi sur le salaire minimum)
- Teilzeit- und Befristungsgesetz (loi sur l’emploi à temps partiel et à durée déterminée)
- Betriebsverfassungsgesetz (loi sur l’organisation sociale de l’entreprise)
Récapitulatif
L’identification des besoins actuels en personnel, tout comme la prédiction des futurs effectifs nécessaires, est un aspect essentiel du workforce management. La planification des capacités, l’analyse des heures travaillées, le contrôle, la planification des effectifs et la gestion du temps de travail sont les piliers d’une gestion et d’une administration holistiques du personnel. Un logiciel spécifique vous permet non seulement de créer des plannings et des shifts, mais aussi d’optimiser la planification du personnel dans son ensemble.
Avec plano WFM, vous bénéficiez d’un système global et éprouvé pour optimiser la gestion de votre personnel en fonction des besoins. Que ce soit en matière d’enregistrement ou de gestion du temps, d’applications de libres-services pour employés, de planification du personnel ou d’identification des besoins, plano WFM vous aide à aligner judicieusement et équitablement charges et temps de travail, de façon économique et en toute simplicité. Autant pour les petites que pour les grandes entreprises.
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