Definitie van Workforce Management
Met moderne en intelligente software voor workforce management (WFM) kunnen bedrijven hun personeelsplanning flexibel aanpassen aan de werkelijke vereisten. Reden: Niet alleen handelsbedrijven hebben te maken met fluctuaties zoals seizoensschommelingen; bijna elke andere sector kent veranderende omstandigheden. Alleen wie de inzet van zijn personeel optimaliseert en aanpast aan de werkelijke behoeften, kan stilstand of dure overuren voorkomen en optimale efficiëntie bereiken.
Inhoud
↓ Definitie: Wat is Workforce Management?
↓ Wat zijn de elementen van een workforce management systeem?
↓ Welke rol speelt workforce management in het bedrijf?
↓ Doelstellingen van workforce management
↓ Wat zijn de voordelen van software voor workforce management?
↓ 5 tips voor software voor workforce management
↓ Waarom is workforce management op maat zo belangrijk?
↓ Waar moet je op letten bij workforce management?
Definitie: Wat is Workforce Management?
Workforce Management (WFM) verwijst naar het optimaliseren en efficiënt beheren van het personeelsbestand c.q. de medewerkers van een bedrijf. Allereerst zorgt workforce management ervoor dat de juiste medewerkers met de juiste vaardigheden op het juiste moment op de juiste plaats zijn om aan de operationele specificaties en vereisten te voldoen.
Een systeem voor workforce management wordt gekenmerkt door een totale aanpak. Het hele proces met betrekking tot het beheer en de optimalisatie van personeel wordt als één geheel gezien en volgt altijd een bedrijfsbrede strategische aanpak die rekening houdt met zowel bestaande capaciteiten als bestaande behoeften.
Wat zijn de elementen van een workforce management systeem?
Totale workforce management is veel meer dan alleen personeelsplanning. De onderliggende strategie omvat veel meer en is gebaseerd op een concept met meerdere niveaus. De volgende activiteiten en processen zijn de belangrijkste onderdelen van een systeem voor workforce management:
- Bepaling van personeelsvereisten
- Personeelsstructuur optimaliseren
- Capaciteitsplanning
- Personeelsplanning
- Tijdregistratie
- Tijdmanagement
- Personeelsbeheer
- Controlling
Welke rol speelt workforce management in het bedrijf?
Workforce management speelt een cruciale rol omdat het helpt het personeelsbestand van het bedrijf efficiënt te beheren en de bestaande middelen van medewerkers optimaal te benutten. WFM ondersteunt niet alleen de optimale planning van diensten, pauzes en activiteiten op basis van de vraag, het helpt ook onnodige personeelskosten te minimaliseren door werktijden te controleren en te optimaliseren. Tegelijk zorgt het voor naleving van arbeidstijdenregelingen, wettelijke bepalingen en cao-overeenkomsten en creëert het een grotere tevredenheid onder medewerkers door moderne vormen van medewerkersparticipatie.
De complexiteit van WFM laat zien hoe nauw de overeenkomstige systemen verbonden zijn met verschillende gebieden van het bedrijf. Op de eerste plaats komt natuurlijk human resources, maar ook skill management en controlling zijn onderdelen van het bedrijf die een raakvlak hebben met workforce management. Beslissingen en maatregelen met betrekking tot workforce management hebben altijd een impact op verschillende operationele processen. Daarom is een totale benadering belangrijk en juist. Modern en intelligent workforce management houdt altijd rekening met de volledige bedrijfsstructuur en integreert naadloos in de aangrenzende processen van het bedrijf.
Doelstellingen van workforce management
Het primaire doel van workforce management is het optimaliseren van het gebruik van de bestaande personeelscapaciteit. De personeelscapaciteiten moeten worden afgestemd op de werklast om aan de bedrijfsvereisten te voldoen. Tegelijk hecht WFM veel belang aan wendbaarheid en flexibiliteit om onmiddellijk te kunnen reageren bij bijvoorbeeld plotse schommelingen in de vraag of een personeelstekort.
Het doel van WFM is daarom de absolute synchronisatie van werklast en personeelscapaciteit. Modern workforce management maakt het mogelijk de verwachte personeelsbehoeften nauwkeurig te voorspellen en de beschikbare personeelscapaciteit zo goed mogelijk toe te wijzen aan afzonderlijke diensten en activiteiten. Geautomatiseerd met behulp van AI-technologieën, eerlijk voor medewerkers en met een bijna perfect resultaat.
Wat zijn de voordelen van software voor workforce management?
Het gebruik van een professioneel workforce management systeem biedt bedrijven veel voordelen. Vooral grotere bedrijven, met meerdere medewerkers en complexe structuren, zullen uiteindelijk een professioneel workforce management systeem nodig hebben als ze concurrerend willen blijven. De volgende voordelen zijn overtuigend:
- Flexibiliteit wanneer nodig: Met een WFM-systeem kun je snel reageren en aanpassingen doen als de eisen van het bedrijf plotseling veranderen, bijvoorbeeld door seizoensschommelingen of nieuwe trends op de markt.
- Kostenbeheersing: Met WFM kun je werktijden en personeelskosten plannen en bewaken. Overbodige kosten door bijvoorbeeld onnodige overuren worden vermeden.
- Productiviteitsstijging: WFM wijst arbeid, diensten en taken efficiënter toe. Dit vermindert stilstand en verhoogt de productiviteit.
- Prognose van vereiste personeelscapaciteit: Met het juiste workforce management systeem is het mogelijk de toekomstige behoefte aan arbeidskrachten te voorspellen. Dit betekent dat het juiste aantal medewerkers altijd beschikbaar is en dat knelpunten en onderbezetting worden vermeden.
- Vermindering van de fluctuatiesnelheid: Met WFM kan bij het plannen van diensten rekening worden gehouden met de voorkeur van medewerkers. Werknemers kunnen op een zelfbepaalde manier deelnemen aan de planning, wat zorgt voor een grotere tevredenheid en bijdraagt tot loyaliteit.
- Grotere aantrekkelijkheid van werkgever: Rekening houden met de werktijdvoorkeuren van medewerkers en een geautomatiseerde, eerlijke verdeling van diensten en taken dragen positief bij aan onze aantrekkelijkheid als werkgever.
- Hogere klanttevredenheid: De beschikbare personele middelen worden zorgvuldig en eerlijk gebruikt. Dit betekent dat overbelasting wordt voorkomen en dat er toch altijd voldoende gekwalificeerd personeel beschikbaar is voor de werklast.
5 tips voor workforce management software
Workforce Management is een bedrijfsbreed onderwerp dat betrokkenheid en interesse vereist – en de juiste en passende softwareoplossing. Speciale software voor workforce management kan tijdmanagement, personeelsplanning en alle andere onderdelen van WFM vereenvoudigen en optimaliseren. Let op de volgende vijf korte tips:
- Vergelijk verschillende WFM-softwareoplossingen
- Vertrouw op de training van medewerkers om het volledige potentieel van de WFM-software te benutten
- Zorg ervoor dat de functies overeenkomen met uw vereisten
- Integreer de WFM-software in operationele processen
- Denk na over het gebruik van een op maat gemaakte softwareoplossing voor workforce management
Waarom is workforce management op maat zo belangrijk?
Elk bedrijf is uniek. Hoewel er branchespecifieke overeenkomsten zijn, bestaan er nog steeds individuele vereisten. De beste oplossing is software voor workforce management die alle bedrijfsvereisten in kaart brengt en zorgt voor de optimalisatie van verschillende processen. Moderne WFM-systemen bieden de meeste functionaliteiten als onderdeel van een standaardoplossing. Bovendien bieden sommige bewezen WFM-aanbieders de mogelijkheid de software aan te passen aan de specifieke eisen en voorschriften van het bedrijf.
Waarmee moet je bij workforce management rekening houden?
Workforce management gaat in de eerste plaats over het plannen en optimaliseren van de inzet van personeel. Op deze manier worden processen vereenvoudigd en wordt de efficiëntie verhoogd. HR-managers moeten ook rekening houden met verschillende voorschriften. Dit zijn:
- Arbeidstijdenwet
- Wet minimumloon
- Wet op deeltijdwerk en werk voor bepaalde tijd
- Wet op de ondernemingsraden
Samenvatting
Het bepalen van de huidige personeelsbehoeften en het voorspellen van toekomstige personeelsbehoeften zijn belangrijke aspecten van workforce management. Het plannen van capaciteiten, het analyseren van werktijden, controle, het plannen van de inzet van personeel en het beheer van werktijden zijn de pijlers van totale WFM. Met behulp van de juiste software kunnen niet alleen dienstroosters worden gemaakt, maar kan de hele personeelsplanning worden geoptimaliseerd.
Met plano WFM beschikken we over een totaal en bewezen workforce management systeem voor een optimaal vraaggestuurd beheer van uw personeel. Of het nu gaat om tijdregistratie, tijdmanagement, zelfbedieningsapps voor medewerkers, personeelsplanning of vraagvoorspelling: Met plano WFM worden werkdruk en werktijden op een verstandige en eerlijke manier op elkaar afgestemd. Economisch waardevol en gebruiksvriendelijk. Voor kleine bedrijven of grote ondernemingen.
Wil je weten hoe je bedrijf kan profiteren van workforce management? Neem gerust contact met ons op.
Wil je meer weten?
Ga voor meer informatie over onze software voor Workforce Management en toepassingen naar:
Archive
Is WFM ook een zaak van HR?
Het Workforce Management proces
Zelfroosteren - 10 tips
Personeelsinzet in de retail
We zijn er voor jou
