Workforce Management | HR Management | Human Resources

Steeds meer HR-afdelingen zetten Workforce Management strategisch hoog op hun agenda. Dat doen ze om personeel efficiënter in te zetten en de medewerkerstevredenheid te verhogen. Maar Workforce Management verschaft ook data waarmee HR de personeelsbehoefte kan voorspellen. Zeker in een krappe arbeidsmarkt zijn dat grote voordelen om de concurrentie voor te blijven.

In het verleden was het niet gebruikelijk dat HR zich met de personeelsplanning bezighield. In de moderne organisatie is HR echter medeverantwoordelijk voor een efficiënte toewijzing van personeel. Zowel bij instroom, doorstroom als uitstroom wordt er steeds vaker gekeken naar de gewenste personeelsplanning en gebruik gemaakt van data uit een workforce management systeem. Het wordt door HR dus strategisch ingezet. Als de personeelskosten te hoog zijn, is dat een cruciaal obstakel bij het opbouwen van concurrentievoordeel. Eén van de rollen van HR is om de structuur van de organisatie zo lean mogelijk te maken. Op die manier kan een organisatie snel reageren op veranderingen in de externe omgeving.

Inhoud

↓ De ‘harde’ kant van HR
↓ Adviserende rol
↓ Personeel aan je organisatie binden
↓ Het brede werkveld van HR automatiseren
↓ Samenspel tussen HR en Planning
↓ Een paar voorbeelden uit de praktijk

De ‘harde’ kant van HR

Een voorbeeld: HR hoeft niet altijd zomaar een functie te creëren als de lijnorganisatie daarom vraagt. HR kan managers uitdagen om via Workforce Management eerst de personeelsbezetting te optimaliseren en de betrokkenheid van medewerkers te vergroten. Het creëren van een nieuwe functie mag dan wel prettig zijn op de korte termijn maar uiteindelijk is het een extreem dure oplossing. Zakelijk gezien, vanuit de ‘harde’ kant van HR, ligt de rol van HR in het efficiënt beheren van het personeelskostenbudget.

Adviserende rol

HR kan zichzelf dus een plezier doen door Workforce Management hoger op de eigen agenda te zetten. De HR-agenda dus. Strategische vragen die HR zich zou moeten stellen zijn: Wat gebeurt er op de lange termijn? Wat doet de arbeidsmarkt de komende drie tot vijf jaar? Wat is de invloed van vergrijzing? Hoe zorg je dat je kennis in huis blijft? Welke functies, welke mensen, met welke skills moeten we gaan werven? Deze vragen leg je als HR naast de (big) data uit je Workforce Management systeem. Vervolgens kun je strategische beslissingen nemen over je personeelsbestand in de toekomst. Met Workforce Management kan HR dus veel beter invulling geven aan haar adviserende rol. Gelukkig zien we dat HR dit ook steeds vaker doet en daar de vruchten van plukt.

Personeel aan je organisatie binden

Bij andere HR-vragen kan Workforce Management ook ondersteuning bieden: Hoe behouden we de huidige medewerkers? Tools voor Workforce Management zijn in de vorm van apps beschikbaar. Daarmee kunnen medewerkers thuis op de bank zelf op hun smartphone hun rooster en saldi inzien. Ze zien met wie ze de volgende dag werken, ze kunnen met collega’s chatten en zelf een dienst ruilen. Of vakantiedagen aanvragen. Zo’n app verbetert de privé-werkbalans. Daarmee verhoog je de medewerkerstevredenheid waardoor je je personeel beter aan je bindt. Zeker in de huidige arbeidsmarkt is dat een groot pluspunt. Het kost immers veel meer inspanning om een nieuwe medewerker te werven, dan om een medewerker te behouden.

Het brede werkveld van HR automatiseren

Door zoveel HR-zaken te automatiseren of het personeel zelf te laten regelen in een app, neemt de druk af van het brede HR-werkveld. HR krijgt veel minder vragen over roosters, verlof, et cetera. In een professioneel Workforce Management systeem kun je ook wet- en regelgeving zoals CAO’s en de Arbeidstijdenwet opnemen. In het geval dat iemand per ongeluk zo wordt ingepland dat daarmee een wet of regel wordt overtreden, waarschuwt het systeem daar automatisch voor. Ook dit verhoogt de medewerkerstevredenheid en zorgt voor een goed imago van je organisatie als werkgever. HR weet zeker dat altijd aan alle werktijden, rusttijden en contractafspraken wordt voldaan. Deze automatisering maakt het leven van zowel HR als het personeel een heel stuk prettiger!

Samenspel tussen HR en Planning

Wanneer je je Workforce Management automatiseert, beschik je ook over veel relevante data over je werknemers. Veel van deze data zit in HR-systemen. Door alle beschikbare data van medewerkers aan elkaar te koppelen (natuurlijk overeenkomstig privacywetgeving zoals AVG) kan HR-zaken overzichtelijk maken voor het management en rapporten samenstellen. Om deze vervolgens te verwerken in de strategie voor de komende jaren. De toekomst van Workforce Management ligt dus niet alleen bij de Planning. Het wordt steeds meer een samenspel tussen HR en Planning.

Een paar voorbeelden uit de praktijk

Productiebedrijven
Binnen productiebedrijven kan HR gebruikmaken van een Workforce Management systeem voor het optimaal inzetten van menselijk kapitaal. Zo draagt HR bij aan operational excellence: meer doen met minder mensen en minder middelen. HR kan ook bijdragen aan verandermanagement of aan een nieuwe manier van werken en via workforce management uitval of productieverlies voorkomen. Een roosterapp helpt de planning sneller optimaal te krijgen. Het versnelt en vergemakkelijkt ook nog eens informatie-uitwisseling tussen personeel onderling en met leidinggevenden.

Retail
In de retail is vaak sprake van hoge piekuren, terwijl het op andere delen van de dag veel rustiger is. Met strategische personeelsplanning gebruik je allerlei data en trends, waardoor je een goede forecast maakt en ervoor kan zorgen dat er tijdens de spitsuren genoeg personeel aanwezig is. Terwijl er buiten deze uren niet te veel werknemers worden ingepland.

Zorg
Voor ziekenhuizen en bepaalde andere zorginstellingen moet er voor elk specialisme een arts en/of verplegend medewerker aanwezig zijn. Of op zijn minst oproepbaar zijn voor noodgevallen. Een Workforce Management pakket kan hierbij helpen door personeel te filteren op basis van medisch specialisme of afdeling. Ook is personeelsplanning per patiënt mogelijk. Bij elke binnenkomende patiënt wordt dan op basis van de aandoening gekeken welke artsen en verplegend personeel nodig zullen zijn.

Wil je meer weten?

Ga voor meer informatie over workforce management en de toepassingen naar:

→ Workforce management van plano