Capaciteitsmanagement? | Capaciteitsmanagement zorg | Capacity manager | Voordelen van capaciteitsmanagement

Capaciteitsmanagement is het proces waarbij je als organisatie je capaciteit structureel plant, beheert en optimaliseert, om de capaciteit altijd optimaal af te stemmen op de vraag. Het gaat erom dat je altijd direct reageert op de actuele situatie en capaciteitsbehoefte. En dat je de capaciteit vervolgens meteen bijstuurt waar nodig.

Maar: wat is het verschil tussen capaciteitsmanagement en capaciteitsplanning? Wat zijn de voordelen van capaciteitsmanagement? En hoe implementeer je dit goed in de organisatie? Alles over capaciteitsmanagement lees je in dit artikel.

Inhoud

↓ Capaciteitsmanagement versus capaciteitsplanning: het verschil
↓ Capaciteitsmanagement: voorbeeld gezondheidszorg
↓ De voordelen van capaciteitsmanagement
↓ Capaciteitsmanagement in 4 stappen: zo implementeer je het in je organisatie
↓ Capaciteitsmanagement automatiseren met plano: bespaar tijd en geld

 

 

---

Capaciteitsmanagement versus capaciteitsplanning: het verschil

Laten we beginnen met het verder uitpluizen van de definitie van capaciteitsmanagement. Wat houdt capaciteitsmanagement nu precies in, en hoe verhoudt zich dit tot de term ‘capaciteitsplanning’?

Wat houdt capaciteitsmanagement in?

Capaciteitsmanagement is een overkoepelend proces, waarbij je er structureel voor zorgt dat je als organisatie de juiste mensen en middelen hebt, op het juiste moment. Je plant dus niet alleen vooruit voor een specifieke periode of situatie, maar stemt de capaciteit continu optimaal af op de vraag. Ook als er plotselinge wijzigingen benodigd zijn in de planning; bijvoorbeeld door een verandering van de situatie of door uitval van personeel.

Wat is capaciteitsplanning?

Capaciteitsplanning is een onderdeel van capaciteitsmanagement, waarbij je de planning afstemt op specifieke situaties of periodes die eraan komen op de korte of middellange termijn. Als je weet dat er een drukke periode aankomt, plan je bijvoorbeeld extra personeel in. En andersom kun je minder personeel inplannen als je weet dat er rustige maanden aan komen.

 

 

 

---

Capaciteitsmanagement: voorbeeld gezondheidszorg

Om een beter beeld te krijgen van wat capaciteitsmanagement inhoudt, geven we graag een voorbeeld uit de praktijk. Daarbij gaan we in op capaciteitsmanagement en capaciteitsplanning in de zorg, een ziekenhuis. Wat doet een capaciteitsmanager in dit geval precies?

Wat is capaciteitsmanagement in de zorg: voorbeeld

Stel je voor dat er op een bepaalde dag onverwacht veel meer patiënten binnenkomen dan gepland. Met capaciteitsmanagement wordt er direct gereageerd op de actuele situatie, en wordt de capaciteit bijgestuurd waar nodig. Er wordt bijvoorbeeld:

• Extra personeel opgeroepen (bijvoorbeeld via een flexpool).
• Besloten om bepaalde geplande behandelingen of operaties tijdelijk uit te stellen om personeel en bedden vrij te maken.
• Een overleg gehouden met andere afdelingen om de doorstroom van patiënten te verbeteren.

Capaciteitsmanagement in de zorg is het proces waarbij zorgorganisaties continu zorgen dat de beschikbare middelen, zoals personeel, bedden, apparatuur en ruimtes, optimaal zijn afgestemd op de zorgvraag van patiënten of cliënten.

 

 

---

De voordelen van capaciteitsmanagement

Waarom zou je aandacht besteden aan capaciteitsmanagement? Met capaciteitsmanagement profiteer je van voordelen zoals:

• Efficiënte inzet van tijd en personeel. Door de capaciteit af te stemmen op de vraag, voorkom je over- of onderbezetting.
• Lagere kosten. Efficiënte inzet van middelen betekent minder verspilling en dus lagere operationele kosten. Denk aan minder overuren, minder stilstand of lagere voorraadkosten.
• Betere strategische besluitvorming. Met inzicht in capaciteit en benutting kunnen organisaties beter plannen op de lange termijn: investeren we in uitbreiding, opleiding, automatisering en/of in personeel?
• Tevreden medewerkers en minder verzuim. Een gebalanceerde inzet van personeel voorkomt overbelasting of onderbenutting. Dat verhoogt motivatie en verlaagt ziekteverzuim..
• Verbeterde klanttevredenheid. Als je capaciteit goed op de vraag afstemt, worden klanten sneller en beter geholpen. Er zijn kortere wachttijden, minder fouten en hogere servicekwaliteit.

 

 

 

---

Capaciteitsmanagement in 4 stappen: zo implementeer je het in je organisatie

Capaciteitsmanagement implementeren in je organisatie: hoe doe je dat? Het makkelijkst is om een tool zoals plano WFM te gebruiken die automatisch een planning maakt voor jou, op basis van trends, data en verwachte piekmomenten. En die bij onverwachte wijzigingen altijd automatisch een suggestie doet voor het aanpassen van de planning.

Toch liever zelf aan de slag met capaciteitsmanagement? Samengevat bestaat dit proces uit 4 stappen.

Stap 1. Analyse: inzicht in werk en mensen

Start met het verzamelen van gegevens over de werkdruk en benodigde capaciteit. Dit kan via tijdsmetingen, normeringen en vergelijking met andere organisaties. Breng verschillende soorten taken in kaart:

• Vaste taken (dagelijks terugkerend)
• Flexibele taken (zoals overleg of administratie)
• Onvoorspelbaar werk (zoals spoedklussen)

Bereken hoeveel personeel daadwerkelijk beschikbaar is door rekening te houden met afwezigheid, verlof, indirecte uren, arbeidscontracten en wet- en regelgeving. Voor onverwachte pieken is het verstandig een flexibele schil (bijv. invalkrachten) in te bouwen.

Stap 2. Afstemmen: balans tussen vraag en aanbod

Bepaal of je voldoende beschikbare mensen en middelen hebt voor het geplande werk. Kijk daarbij niet alleen naar cijfers, maar ook naar wet- en regelgeving, skills en kwalificaties en arbeidscontracten. Zoek naar de juiste match tussen wat er nodig is en wat je in huis hebt.

Stap 3. Plannen: capaciteit concreet inzetten

Stel een planning op waarin je de beschikbare capaciteit koppelt aan de verwachte werkbelasting. Houd rekening met seizoensinvloeden, verschillende soorten diensten en pauzes, groei en onvoorziene omstandigheden zoals ziekte of personeelsverloop.

4. Evalueren en aanpassen: inspelen op actuele situatie

Blijf de planning toetsen aan de realiteit en pas hem aan als er iets verandert in de vraag naar personeel of middelen. Zorg ervoor dat je altijd bent voorbereid op wijzigingen, en dat je hier snel een oplossing voor vindt.
 

 

---

Capaciteitsmanagement automatiseren met plano: bespaar tijd en geld

Wist je dat je capaciteitsmanagement eenvoudig kunt automatiseren met plano WFM? En dat je zo tijd en geld bespaart?

• Met plano heb je altijd een overzicht van hoeveel medewerkers je wanneer en waar nodig hebt.
• Je maakt een planning met één druk op de knop; hierin worden alle mitsen en maren meegenomen, er wordt rekening gehouden met skills en kwalificaties én de planning voldoet automatisch aan wet- en regelgeving.
• Bij een (onverwachte) wijziging pas je de planning eenvoudig en snel aan. Het systeem doet een suggestie; je hoeft niet zelf te puzzelen.

Het resultaat: jouw medewerkers worden optimaal ingezet, je hebt geen over- of onderbezetting, medewerkers en klanten zijn tevreden en jij bent geen tijd en moeite kwijt aan het maken van complexe planningen en het voorkomen van fouten of wettelijke risico’s daarin.

 

 

---

 

 

Een demo van plano WFM bekijken??

Zelf zien hoe makkelijk plano WFM is in gebruik? Wat je hier precies allemaal mee kunt? En welke taken je nooit meer handmatig hoeft te doen als je hiervan gebruikmaakt? Vraag jouw gratis demo direct aan of neem contact met ons op voor meer informatie!

DEMO AANVRAGEN