Vergelijking van tijdregistratiesystemen - test software en apps voor elektronische tijdregistratie
Tegenwoordig heeft bijna elk bedrijf wel eens te maken met tijdregistratiesystemen. Tijdregistratie is niet alleen nuttig voor zakelijke redenen. Een uitspraak van het Europese Hof van Justitie heeft nu ook de exacte, objectieve en betrouwbare registratie van de werktijden van werknemers verplicht gesteld. Daarom dragen tijdregistratiesystemen niet alleen bij aan het verhogen van de efficiëntie, maar zijn ze gewoon verplicht.
Inhoud
↓ Definitie van tijdregistratiesystemen
↓ Hoe tijdregistratiesystemen werken
↓ Analoge vs. elektronische tijdregistratie
↓ Vergelijking van tijdregistratiesystemen – software en apps voor elektronische tijdregistratie getest
↓ Tijdregistratiesystemen als onderdeel van workforce management
↓ Checklist: Deze soorten tijdregistratiesystemen zijn beschikbaar
↓ 5 tips voor het digitaliseren van de tijdregistratie van personeel
↓ Welke tijdregistratiesystemen zijn geschikt voor kleine bedrijven?
↓ Wat maakt mobiele tijdregistratie zo bijzonder?
↓ Wat kosten tijdregistratiesystemen?
↓ Hoe werkt timemanagement?
Definitie van tijdregistratiesystemen
Een tijdsregistratiesysteem is een systeem voor de tijdsregistratie van personeel. Je kunt dit omschrijven als het onderdeel van personeelszaken dat de werkuren van een werknemer registreert. Gespecialiseerde registratieapparaten van verschillende typen zorgen voor de gegevensverwerving.
Hoe tijdregistratiesystemen werken
Tijdregistratiesystemen kunnen sterk verschillen, afhankelijk van het registratieapparaat. Het doel is echter altijd de werktijden van medewerkers nauwkeurig, betrouwbaar en objectief te registreren en te documenteren. Hiertoe loggen medewerkers bijvoorbeeld in op de terminal van het opnamesysteem en loggen later weer uit. Zo wordt de aanwezigheid van individuele medewerkers in het bedrijf geregistreerd.
De basisfunctie van een tijdregistratiesysteem is het registreren van de aanwezigheid van een medewerker. Indien nodig kan de reeks functies worden uitgebreid met toegangscontrole. Die zorgt ervoor dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot het bedrijf en onbevoegde personen niet.
Analoge vs. elektronische tijdregistratiesystemen
Er zijn enkele grote verschillen tussen analoge en elektronische systemen. Vroeger was het gebruikelijk om werkuren analoog en dus op papier te registreren. Hoewel dit in sommige bedrijven vandaag de dag nog kan en gebeurt, gaat de digitalisering onverbiddelijk verder. De elektronische tijdregistratiesystemen zijn in opkomst.
Analoge oplossingen voor tijdregistratie zijn vaak verouderd, maar de aanschafkosten zijn gering. Aan de andere kant kost het nabewerken erg veel moeite. Elektronische tijdregistratiesystemen zorgen ervoor dat de gegevens automatisch worden geïntegreerd in het bestaande systeem. Hierdoor is het arbeidsintensieve nabewerken niet meer nodig. Zo’n systeem moet echter eerst worden aangeschaft en geïmplementeerd. Ook een digitaal systeem vereist onderhoud, omdat onder andere de tijdmanagementsoftware regelmatig moet worden bijgewerkt. Dit resulteert in hoge aankoop- en bedrijfskosten.
Vergelijking van tijdregistratiesystemen – software en apps voor elektronische tijdregistratie getest
Met het oog op de digitale transformatie en de grote opkomst van moderne IT-oplossingen is een elektronisch tijdregistratiesysteem zeker aan te raden. Dit kan speciale software voor tijdregistratie zijn, maar ook een oplossing via een app. Daarnaast gebruiken sommige bedrijven ook Excel voor de tijdregistratie van personeel.
Zelfs bij digitale tijdregistratie zijn er soms grote verschillen. Voordat je beslist moet je weten wat je nodig hebt en wat je wilt. Een gedetailleerde vergelijking en een of twee tests zijn dan belangrijk. Wie tijdregistratiesystemen wil vergelijken, moet vooral letten op het volgende letten:
- Gebruiksgemak
- Compatibiliteit met bestaande softwareoplossingen
- Flexibiliteit
- Ondersteuning
- Functionaliteit
- Geschiktheid voor verschillende bedrijfsgroottes
- Kosten
Tijdregistratiesystemen als onderdeel van workforce management
Als het gaat om het overzicht op personeelsgebied, zijn workforce management systemen de ideale oplossing. Deze zijn gebaseerd op een totaalbenadering en omvatten naast personeelsplanning ook tijdregistratie en tijdbeheer. Een geïntegreerd tijdregistratiesysteem maakt deel uit van een complete professionele oplossing.
Hoewel de integratie van tijdregistratie in workforce management de complexiteit van het hele systeem verhoogt, heeft dit veel voordelen. Het is eenvoudig om gegevens uit te wisselen binnen het systeem. Bovendien is de bediening erg handig omdat er een gestandaardiseerd systeem beschikbaar is.
Checklist: Deze soorten tijdregistratiesystemen zijn beschikbaar
Als je tijdregistratiesystemen wilt vergelijken, kom je een veelheid aan concepten tegen. Zowel apps en software als zeer verschillende systemen. Daarom is een vergelijking essentieel. De volgende checklist geeft een overzicht van de verschillende varianten van tijdregistratiesystemen:
- Tijdregistratie via prikklok-app
- Tijdregistratie met vaste terminal met RFID-chiptransponder en tijdregistratiesoftware
- Tijdregistratie via vingerafdruk als alternatief voor of aanvulling op de RFID-chips
- Analoge tijdklok
- Analoge urenbriefjes
- Handmatige invoer in Excel
5 tips voor de digitalisering van personeelstijdregistratie
De tijdregistratie van personeel is een van de belangrijkste taken binnen human resources en kan een belangrijke bijdrage leveren aan het workforce management. Analoge en handmatige methoden worden door enkele bedrijven nog gebruikt, maar steeds vaker vervangen door elektronische tijdregistratie. Digitalisering is het nieuwe tijdperk en dat gaat eerst gepaard met wat obstakels. De volgende tips kunnen je helpen de digitalisering van de tijdregistratie van personeel succesvol te maken:
- Test verschillende tijdregistratiesystemen zodat je een keuze kunt maken op basis van je eigen ervaring!
- Gebruik een workforce management systeem dat elektronische tijdregistratie van personeel integreert!
- Configureer een tijdregistratiesysteem dat perfect bij jouw bedrijf past!
- Let op gegevensbescherming bij tijdregistratie!
- Maak je medewerkers vertrouwd met het digitale tijdregistratiesysteem en zorg zo nodig voor training om het systeem correct te gebruiken.
Welke tijdregistratiesystemen zijn geschikt voor kleine bedrijven?
Ook kleine bedrijven met slechts enkele medewerkers hebben een goed functionerend tijdregistratiesysteemnodig, maar zien begrijpelijkerwijs vaak af van complexe en dure concepten. Welke tijdregistratiesystemen zijn geschikt voor kleine bedrijven? Eén optie is de beproefde prikklok of het klassieke urenbriefje. Werkuren kunnen ook worden geregistreerd met Excel. De bijbehorende sjablonen kunnen online worden gedownload. Als er een elektronische of digitale oplossing nodig is, is speciale tijdregistratiesoftware voor kleine bedrijven een goede optie. Er zijn overeenkomstige software-oplossingen beschikbaar met een app-verbinding, zodat het niet nodig is om een (hardware) opnameapparaat aan te schaffen. Anders zijn digitale prikklokken met een biometrisch systeem een interessante optie.
Wat maakt mobiele tijdregistratie zo speciaal?
Mobiele tijdregistratie gebruikt mobiele apparaten zoals smartphones en tablets om de werkuren van medewerkers te registreren. Met deze technologie kunnen bedrijven de werktijden altijd nauwkeurig registreren, controleren en beheren. Werktijdregistratie kan vanaf elke locatie, op kantoor, thuis of in het veld. Mobiele tijdregistratie biedt daarom een hoge mate van flexibiliteit voor medewerkers.
Wat kost een tijdregistratiesysteem?
Digitale oplossingen voor tijdregistratie bieden veel gemak en een hoge mate van automatisering. Aan deze voordelen hangt een prijskaartje. De kosten kunnen echter sterk variëren, afhankelijk van het systeem en de vereisten. Gezien de grotere efficiëntie van tijdregistratie in combinatie met professionele software voor personeelsplanning, loont een dergelijke investering zich.
Hoe werkt timemanagement?
Als het over tijdregistratie gaat, hebben we het meestal ook over tijdmanagement. Dit kun je omschrijven als het deel van HR dat zich bezighoudt met de registratie, organisatie, analyse en administratie van tijdgegevens van medewerkers. Aangezien medewerkers belangrijk zijn voor elk bedrijf, is tijdsbeheer van groot belang.
Samenvatting
Tijdregistratie is een van de pijlers van workforce management. Er moet rekening worden gehouden met bedrijfsmanagement en met wettelijke vereisten (bijv. het arrest van het Europese Hof van Justitie over de verplichting om werktijden te registreren). Daarom is het belangrijk de werktijden van medewerkers betrouwbaar en correct te registreren.
Ongeacht of het gaat om werktijden van 200 of 200.000: Met plano bieden we u het optimale tijdregistratiesysteem voor uw vereisten. Het tijdregistratiesysteem is eenvoudig en intuïtief te gebruiken en maakt het proces van werktijdregistratie eenvoudiger. Dit is in het belang van je medewerkers, die hun voorkeuren kunnen invoeren, maar ook van leidinggevenden en het bedrijf zelf. Het belang van modern en flexibel werken.
Wil je meer weten?
Ga voor meer informatie over onze software voor personeelsinzet en toepassingen naar:
We zijn er voor jou
