Strategische personeelsplanning: het wat, waarom en hoe
Strategische personeelsplanning: wat is dat precies? Wat is het verschil met het plannen van de dagelijkse of wekelijkse bezetting? Waarom is het belangrijk? En hoe maak je een strategische personeelsplanning?
Alles over strategische personeelsplanning lees je in dit artikel.
Inhoud
↓ Wat is strategische personeelsplanning?
↓ Het verschil met tactische en operationele personeelsplanning
↓ Het belang van strategische personeelsplanning: voordelen voor de HR-manager
↓ Hoe maak je een strategische personeelsplanning?
↓ Personeelsplanning met één druk op de knop: plano WFM
Wat is strategische personeelsplanning?
Strategische personeelsplanning (SPP) is het proces waarmee organisaties jaren vooruitkijken naar hun toekomstige personeelsbehoefte, en bepalen welke kennis, vaardigheden en capaciteit in de toekomst nodig zijn om hun doelen te bereiken. Het gaat dus om de juiste mensen, met de juiste competenties, op het juiste moment in de organisatie krijgen (en behouden).
Er wordt hierbij rekening gehouden met ontwikkelingen in de maatschappij en met ambities die het bedrijf heeft. Denk aan de vergrijzing, automatisering of bijvoorbeeld uitbreiding naar het buitenland.
Voorbeeld: strategische personeelsplanning in de logistiek
Een concreter beeld krijgen erbij? Lees onderstaand voorbeeld eens, over een strategische personeelsplanning binnen warehousing.
Een distributiecentrum gebruikt strategische personeelsplanning om zijn groeidoelstellingen en klantserviceniveaus te behalen: door vraagvoorspellingen op basis van seizoenspieken en klantcontracten te koppelen aan capaciteits en vaardigheidsanalyses. Dit leidt tot gerichte wervingsplannen voor medewerkers zoals orderpickers en heftruckchauffeurs., trainingsprogramma’s voor crosstraining en upskilling, inzet van tijdelijke krachten tijdens pieken en het herontwerpen van roosterstructuren voor betere dekking, lagere overuren en minder verzuim. Daarnaast wordt strategische personeelsplanning ingezet om kennisverlies te voorkomen en prestaties te meten zoals orderdoorlooptijd en bezettingsgraad en daarop te kunnen sturen. Zo sluit de personeelsstrategie direct aan op de bedrijfsdoelstellingen.
Het verschil met tactische en operationele personeelsplanning
Wie aan personeelsplanning denkt, denkt al snel aan het plannen van de dagelijkse of wekelijkse bezetting. Dit noem je echter geen strategische personeelsplanning. Met strategische personeelsplanning kijk je immers jaren vooruit.
Grofweg zijn er 3 soorten personeelsplanning te onderscheiden, die gezamenlijk zorgen voor de juiste personeelsbezetting:
1. Strategische personeelsplanning
Hierbij kijk je welk(e) personeel, kennis en vaardigheden je op de lange termijn (jaren) nodig hebt om de organisatiedoelen te bereiken.
2. Tactische personeelsplanning
Hierbij kijk je een paar maanden tot een jaar vooruit. Je maakt keuzes over inhuur, opleidingen en verschuivingen binnen teams; bijvoorbeeld als er een drukke periode zit aan te komen of er een nieuw project gestart wordt.
3. Operationele personeelsplanning
Hierbij kijk je naar de dagelijkse of wekelijkse bezetting. Je zorgt ervoor dat er genoeg mensen zijn om het werk gedaan te krijgen, en houdt daarbij rekening met ziekte en verlof.
Het belang van strategische personeelsplanning: voordelen voor de HR-manager
Organisaties moeten hun personeel niet alleen tactisch en operationeel plannen. Een strategische personeelsplanning is net zo belangrijk. Het biedt veel voordelen voor een HR-manager. Zoals:
- Beter inzicht in personeelstekorten en -overschotten. Omdat je tijdig analyseert hoeveel mensen en welke vaardigheden je in de toekomst nodig hebt, heb je geen overbezetting en hoef je niet reactief te werven.
- Kostenbeheersing. Je vermindert onnodige uitgaven aan tijdelijke krachten, overuren en spoedwerving; je optimaliseert de inzet van budgetten.
- Ondersteuning van bedrijfsstrategie. Je zorgt ervoor dat de vaardigheden en capaciteit aansluiten op de strategische doelen van de organisatie (zoals nieuwe markten betreden of digitalisering).
- Verbeterde talentontwikkeling en retentie. Het maakt gerichte opleidings- en loopbaanpaden mogelijk; dit verhoogt de motivatie en draagt bij aan medewerkersbehoud.
- Risicobeperking. Het identificeert kritieke functies en kennis- of ervaringslekken, zodat opvolging en continuïteit gewaarborgd zijn.
- Betere besluitvorming. Data-gedreven inzichten (workforce analytics) ondersteunen strategische keuzes en business cases.
- Flexibiliteit en wendbaarheid. Het wordt makkelijker om op te schalen of te heroriënteren bij verandering in vraag of technologie.
- Verbeterde interne en externe reputatie. Je toont een proactief HR-beleid, wat vertrouwen creëert bij het management en medewerkers. Dit maakt het bedrijf een aantrekkelijkere werkgever voor talent.
Hoe maak je een strategische personeelsplanning?
Zelf een strategische personeelsplanning maken? Goed om te weten is dat plano WFM hiervoor een handig hulpmiddel is. Dit systeem doet – op basis van AI – nauwkeurige voorspellingen van hoeveel personeel er wanneer nodig is, en met welke vaardigheden.Liever zelf aan de slag? Een strategische personeelsplanning maak je samengevat in onderstaande 5 stappen.
Stap 1.
Analyseer de huidige situatie
Hoeveel medewerkers heb je nu? Wat zijn hun functies, leeftijden, ervaringen, vaardigheden en inzetbaarheid? Breng de huidige situatie gedetailleerd in kaart en let ook op het verloop en verzuim. .
Stap 2.
Bepaal de toekomstbehoefte
Breng in kaart welke doelen de organisatie heeft en welke ontwikkelingen van invloed kunnen zijn de komende jaren. Willen jullie bijvoorbeeld groeien, nieuwe producten of diensten lanceren? Komt er nieuwe wet- en regelgeving aan die van belang kan zijn, of is er bepaalde technologie die het werk kan beïnvloeden? Maak een schatting van welke functies je over 3 tot 5 jaar nodig hebt.
Stap 3.
Maak een gap-analyse
Vergelijk de huidige situatie met de toekomstige behoefte. Identificeer tekorten, overschotten en ontbrekende vaardigheden.
Stap 4.
Bepaal de actiepunten
Bepaal welke acties er ondernomen moeten worden om het gat tussen de huidige situatie en de toekomstbehoefte te dichten. Moeten huidige medewerkers bijvoorbeeld opgeleid worden voor nieuwe vaardigheden? Moet er nieuw personeel geworven worden? Of is het nodig om personeel te laten doorstromen of omscholen?
Stap 5.
Implementeer en monitor
Voer de acties uit en controleer regelmatig of de strategische personeelsplanning nog aansluit bij veranderingen in de organisatie en markt. Pas de planning tussentijds aan waar nodig.
Personeelsplanning met één druk op de knop: plano WFM
Wist je dat je met plano WFM al met één druk op de knop een personeelsplanning kunt maken? Die ook nog eens eenvoudig aangepast kan worden bij last-minute wijzigingen? Daarmee bespaar je tijd, moeite én kosten.
Bovendien: met de personeelsbehoefte-analyse van plano WFM krijg je betrouwbare prognoses van hoeveel personeel je wanneer nodig hebt. Het systeem doet namelijk voorspellingen op basis van AI en historische data. Hoe handig is dat?
Gratis demo bekijken?
Meer ontdekken over plano WFM? Wat je hiermee kunt en hoe het werkt? Vraag een gratis demo aan of neem contact met ons op voor meer informatie!
We zijn er voor jou
