Personeelsplanning? | Definitie | Soorten | Uitvoering

Inhoud

↓ Personeelsplanning: definitie
↓ Waarom is personeelsplanning belangrijk voor organisaties?
↓ 3 soorten personeelsplanning: strategisch, tactisch en operationeel
↓ Hoe maak je een personeelsplanning?
↓ Uitdagingen bij personeelsplanning en hoe je deze overwint
↓ Personeelsplanning software: met één druk op de knop een flexibele planning

 

 

---

Personeelsplanning: definitie

Wat is personeelsplanning? Personeelsplanning is het proces waarbij een organisatie in kaart brengt hoeveel medewerkers nodig zijn op specifieke momenten, welke vaardigheden ze moeten hebben en wanneer ze beschikbaar moeten zijn. Kort gezegd, zorgt personeelsplanning ervoor dat de juiste mensen op de juiste plaats, op het juiste moment zijn ingepland.

Maar: waarom is personeelsplanning belangrijk voor organisaties? Hoe maak je een personeelsplanning? En met welke software maak je dit proces efficiënter? Alles over de term ‘personeelsplanning’ lees je in dit artikel.

 

 

---

Waarom is personeelsplanning belangrijk voor organisaties?

Een goede personeelsplanning zorgt voor een efficiënte inzet van medewerkers, kostenbesparing, hogere productiviteit, tevreden personeel en blije klanten. Want:

• Je hebt altijd genoeg medewerkers op de juiste plek. Zonder dat je te veel betaalt of iemand overbelast raakt.

• Je personeel heeft het nooit te rustig of te druk op het werk. Hierdoor blijven medewerkers gezond en gemotiveerd.

• Klanten kunnen sneller en beter geholpen worden. Dit leidt tot een hogere klanttevredenheid en versterkt de reputatie van je bedrijf.

 

 

---

3 soorten personeelsplanning: strategisch, tactisch en operationeel

Er zijn grofweg drie soorten personeelsplanning: strategisch, tactisch en operationeel. Ze verschillen in hoe ver vooruit ze kijken en hoe gedetailleerd ze zijn. Maar je hebt ze alle drie nodig om altijd de juiste personeelsbezetting te hebben. Je kiest dus niet voor de ene of voor de andere soort; de drie soorten personeelsplanning vullen elkaar aan.

1. Strategische personeelsplanning

Wat is strategische personeelsplanning? Met een strategische personeelsplanning kijk je het verst vooruit; vaak jaren. Hierbij draait het om de grote lijnen: welke mensen en vaardigheden hebben we in de toekomst nodig om onze doelen te bereiken? Er wordt rekening gehouden met ontwikkelingen zoals vergrijzing, automatisering of een uitbreiding naar het buitenland. Met strategische personeelsplanning zorg je ervoor dat je op tijd het juiste talent aantrekt of opleidt.

2. Tactische personeelsplanning

Met een tactische personeelsplanning kijk je meestal een paar maanden tot een jaar vooruit. Hier draait het om afstemming: heb je straks genoeg mensen om een nieuw project op te starten of om de drukke zomerperiode door te komen? Je maakt keuzes over inhuur, opleidingen en verschuivingen binnen teams.

3. Operationele personeelsplanning

Operationele personeelsplanning gaat over de dagelijkse of wekelijkse bezetting. Wie werkt wanneer? Wie is er met vakantie, ziek of beschikbaar? Deze planning zorgt ervoor dat er op korte termijn genoeg mensen zijn om het werk gedaan te krijgen.
 

 

---

Hoe maak je een personeelsplanning?

Je hebt nu antwoord op de vragen: ‘wat houdt personeelsplanning precies in?’ en ‘wat is het doel van een strategisch personeelsplan?’. Hoog tijd om naar de praktijk te gaan. Want: hoe maak je een personeelsplanning?

Het precieze proces hangt natuurlijk af van de soort personeelsplanning die je maakt, en of je nog je personeelsplanning in Excel maakt of handige software zoals plano WFM gebruikt. Maar over het algemeen kun je onderstaand stappenplan aanhouden.

1. Inventariseer de personeelsbehoefte

Bepaal eerst hoeveel mensen je nodig hebt, op welke momenten en over welke vaardigheden ze moeten beschikken. Kijk naar openingstijden, drukke periodes, geplande werkzaamheden, speciale diensten en seizoensinvloeden.

2. Breng de beschikbaarheid van medewerkers in kaart

Bekijk wie wanneer kan werken , wie welk arbeidscontract heeft, wie op vakantie is en wie parttime werkt. Dit helpt je om realistisch te plannen en verrassingen te voorkomen.

3. Stem vraag en aanbod op elkaar af

Leg de personeelsbehoefte naast de beschikbaarheid van je medewerkers. Pas je planning aan waar nodig: misschien moet je iemand tijdelijk inhuren, verschuivingen doen binnen het team of extra uren inzetten.

4. Maak een overzichtelijke planning

Zorg dat je planning duidelijk en makkelijk leesbaar is, bijvoorbeeld via een rooster in Excel, planningssoftware of een app. Zorg voor een goede balans tussen bezetting en rustmomenten.

5. Evalueer en pas aan

Een goede personeelsplanning is geen eenmalige klus, maar een dynamisch proces. Kijk regelmatig wat goed ging en wat beter kan. Pas je aanpak aan op basis van ervaring, feedback en veranderende omstandigheden.
 

 

---

Uitdagingen bij personeelsplanning en hoe je deze overwint

Een personeelsplanning maken klinkt zo simpel. Maar in de praktijk blijkt dat vaak toch anders te zijn. Organisaties lopen namelijk tegen flinke uitdagingen aan. Denk aan vele medewerkers verdeeld over verschillende locaties, last-minute ziekmeldingen, onvoorspelbare werkdruk, wisselende diensten of 24 uurs- diensten, personeelstekorten, diverse CAO’s of conflicterende roostervoorkeuren. Een veelvoorkomend probleem hierbij is dat de planning te statisch is, terwijl flexibiliteit juist cruciaal is.

Hoe ga je daar als organisatie mee om? Oftewel: hoe zorg je ervoor dat je voor deze uitdagingen altijd snel een oplossing vindt? Het is in ieder geval belangrijk om te werken met actuele data. Houd beschikbaarheid, verlof en werkbelasting goed bij in een overzichtelijk systeem. Dat maakt het maken en aanpassen van een personeelsplanning al een stuk makkelijker.

Gebruik bijvoorbeeld slimme software, zoals plano WFM. Hiermee pas je de planning eenvoudig aan op basis van de actuele beschikbaarheid. En je kunt zoveel locaties, diensten en CAO’s invoeren als je wilt, waardoor je flexibel bent en altijd voldoet aan wet- en regelgeving.

 

 

---

Personeelsplanning software: met één druk op de knop een flexibele planning

Met personeelsplanning tools zorg je voor extra efficiëntie en gemak. Je bespaart tijd, kosten én past de planning – bij last-minute wijzigingen – altijd eenvoudig aan. Een veelgebruikte personeelsplanning software is plano WFM.

Met plano WFM:

• Maak je met één druk op de knop een flexibele planning; volledig afgestemd op de vraag en de beschikbaarheid, vakanties en voorkeuren van je medewerkers.
• Weet je vooraf altijd wat de personeelsbehoefte is, en kun je daar tijdig op inspelen.
• Pas je de personeelsplanning altijd eenvoudig aan; bijvoorbeeld bij last-minute ziekmeldingen.
• Bekijken je medewerkers hun dienstrooster eenvoudig vanaf elke locatie, en kunnen ze zelf diensten aanvragen en ruilen.
• Voldoet jouw planning altijd automatisch aan wet- en regelgeving en CAO’s.

 

 

Een demo van plano WFM bekijken??

Meer ontdekken over de software plano WFM? En zelf ervaren hoeveel tijd en moeite jou dit bespaart? Vraag jouw gratis demo direct aan of neem contact met ons op voor meer informatie!

DEMO AANVRAGEN