21.05.2025

Wat is Workforce Management (WFM)?

Workforce Management (WFM) verwijst naar het proces van het efficiënt plannen en beheren van de personeelscapaciteit binnen een organisatie. Maar: aan welke werkzaamheden kun je hierbij precies denken? Waarom is goed Workforce Management zo belangrijk? En welke tools en softwaresystemen kun je hiervoor gebruiken? Alle informatie rondom de vraag ‘Wat is Workforce Management?’ lees je in dit artikel.

Workforce Management: betekenis

Laten we beginnen met het uitpluizen van het begrip Workforce Management: wat is de betekenis?

Workforce Management is het efficiënt beheren en het optimaliseren van de personeelscapaciteit binnen een bedrijf. Met andere woorden: als je je met WFM bezighoudt, zorg je ervoor dat de juiste mensen met de juiste vaardigheden beschikbaar zijn op het juiste moment, waardoor de productiviteit zo hoog mogelijk is en er zo efficiënt mogelijk met de kosten wordt omgegaan.

De werkzaamheden van een WFM planner

Workforce Management (WFM) wordt meestal uitgevoerd door specifieke rollen of afdelingen binnen een organisatie die verantwoordelijk zijn voor personeelsplanning, roostering en het optimaliseren van de inzet van medewerkers. Wie precies verantwoordelijk is voor WFM hangt af van de grootte, structuur en sector van de organisatie. Laten we het hier voor het gemak de WFM planner noemen.

Werkzaamheden waar een WFM planner zich bijvoorbeeld mee bezighoudt:

Het maken van de personeelsplanning en dienstroosterplanning; meestal geautomatiseerd met een softwaresysteem zoals plano
Het analyseren van personeelsbehoefte; bijvoorbeeld met behulp van AI-gestuurde berekeningen
Het monitoren van aanwezigheid en verlof
Het bijsturen van de planning bij onverwachte wijzigingen (bijvoorbeeld bij ziekte)
Ervoor zorgen dat medewerkers worden ingezet voor taken die passen bij hun vaardigheden (skills management)
Ervoor zorgen dat de roosters en planningen voldoen aan alle wetten en regels. Zoals de CAO’s en de Arbeidstijdenwet.

De 4 kernonderdelen van WFM

Categoriseren we de werkzaamheden van een WFM planner, dan kun je deze doorgaans opsplitsen in 4 kernonderdelen.

1. Forecasting

Dit houdt in dat je, op basis van historische data en seizoensinvloeden en trends, inschat wat de toekomstige werkvraag is. Hierdoor heb je inzicht in hoeveel personeel er nodig is op verschillende momenten.

2. Planning en roostering

Dit omvat het opstellen van efficiënte werkroosters die aansluiten bij de voorspelde werkvraag, de beschikbaarheid van personeel, wetgeving en voorkeuren van medewerkers. Dit zorgt voor een optimale personeelsinzet.

3. Capaciteitsmanagement

Dit betekent dat je je personeelscapaciteit structureel afstemt op de verwachte werkvraag, op zowel korte als lange termijn. Hierbij worden strategische keuzes gemaakt over instroom, doorstroom en uitstroom van personeel.

4. Traffic management

Dit omvat het real-time monitoren en bijsturen van het personeelsaanbod en de werkbelasting tijdens de uitvoering. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij onverwachte pieken door seizoensinvloeden, of bijvoorbeeld bij ziekte.

Strategic versus Total Workforce Management: wat is het verschil?

Naast dat WFM planning bestaat uit verschillende kernonderdelen, kun je onderscheid maken tussen twee soorten van Workforce Management: Strategisch en Totaal. Wat is het verschil hiertussen?

Wat is Total Workforce Management?

Total Workforce Management is een omvattende benadering van personeelsbeheer waarin alle typen arbeidskrachten worden meegenomen. Het doel is om één overzicht te creëren van alle arbeid binnen een organisatie, ongeacht contractvorm. Hierdoor kun je als organisatie beter plannen, de kosten beheersen en risico’s managen over de hele breedte van de workforce.

Wat is Stragegisch Workforce Management?

Strategisch Workforce Management kijkt naar de langetermijnplanning van personeel. Hierbij draait het om vragen zoals welke vaardigheden er binnen het bedrijf nodig zijn over 2, 5 of 10 jaar. Of hoe je zorgt voor de juiste bezetting om strategische doelen te behalen. Strategic WorkForce Management is dus meer toekomstgericht en focust zich op capaciteitsplanning, talentontwikkeling en organisatiegroei.

Total WFM_	vs.	Strategic WFM
Alle typen personeel_	Focus	Toekomstige personeelsbehoefte
Kort tot middellang_	Tijdshorizon	Middellang tot lang
Efficiëntie en_ kostenbeheersing_	Gericht op	Groei, skills en strategische doelen
Operationeel/tactisch_	Benadering	Strategisch

Wat is een Workforce Management-systeem?

Een Workforce Management-systeem is een softwaretoepassing die je als organisatie kunt gebruiken om het proces van Workforce Management te organiseren en structureren. Dit hoef je dus niet handmatig te doen of in Excel. Met een WFM systeem kun je alles rondom het plannen en beheren van de personeelscapaciteit binnen je organisatie automatiseren.

plano voor jouw WFM planning: in een paar minuten een optimaal rooster

Een veelgebruikt Workforce Management-systeem onder bedrijven over de hele wereld is bijvoorbeeld plano. Enkele voordelen van plano:

Je maakt binnen enkele minuten een optimaal rooster. Hoe complex deze ook is.
Slimme forecasting is geïntegreerd. Het systeem maakt nauwkeurige prognoses van de personeelsbehoefte; o.b.v. historische data, trends en andere factoren.
Je kunt de ATW en diverse CAO’s direct integreren in de planning. Zo krijg je direct een melding bij overtredingen, zodat je meteen kunt bijsturen.
De planning wordt afgestemd op skills van medewerkers. Het systeem houdt precies bij welke medewerkers over de juiste kennis, vaardigheden en certificeringen beschikken.
In de planning wordt rekening gehouden met taakroulatie. Zo creëer je een gezonde en productieve werkomgeving en een hogere medewerkerstevredenheid.
Je voldoet eenvoudig aan de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit. In plano kunnen de benodigde gegevens overzichtelijk worden verzameld.

De voordelen van goed Workforce Management: waarom is dit zo belangrijk?

Aandacht besteden aan Workforce Management, bijvoorbeeld door te investeren in een softwaresysteem zoals plano WFM, is ontzettend belangrijk. Waarom? Wanneer je een organisatie bent met vele medewerkers, diverse locaties, diverse CAO’s en bedrijfsregels of een complexe planning, dan kun je workforce management niet meer handmatig doen. Bovendien profiteer je met de juiste software van voordelen zoals:

Geen onder- of overbezetting. Door de planning altijd nauwkeurig af te stemmen op de vraag, voorkom je dat je te veel of te weinig personeel inroostert.
Kostenbesparing. Door overuren, onnodige inzet en inefficiëntie te verminderen, kun je personeelskosten beter beheersen.
Hogere medewerkerstevredenheid. Een eerlijk en transparant dienstrooster, waar medewerkers bijvoorbeeld ook zelf inspraak in hebben, verhoogt de medewerkerstevredenheid.
Eenvoudig inzicht in data en rapportages. Data over productiviteit, afwezigheid en inzetbaarheid is waardevol voor het nemen van strategische beslisingen.
Altijd voldoen aan wet- en regelgeving. Een WFM-systeem houdt vaak automatisch bij of je voldoet aan ATW’s, CAO’s of interne beleidsregels.

Een inkijkje krijgen in plano?

Een inkijkje krijgen in hoe plano werkt? Zodat je kunt zien hoeveel tijd en kosten jou deze software bespaart? Vraag jouw gratis demo direct aan of neem contact met ons op om je uitgebreid te laten informeren.

Vraag gratis demo aan

Wat is Workforce Management (WFM)?