Workforce Management Software | Kosten | Personeel | Logistieke optimalisatie

Welkom in de wereld van moderne logistiek. Een wereld waarin snelheid, precisie en flexibiliteit essentiëler zijn dan ooit. Klanten verwachten dat goederen onmiddellijk worden geleverd, foutloos verpakt en bij voorkeur duurzaam, maar ondertussen staan magazijnen en distributiecentra voor enorme uitdagingen.

De lonen stijgen, en daar zijn goede redenen voor: inflatie en de toenemende schaarste aan gekwalificeerde arbeidskrachten zorgen voor hogere kosten. Tegelijkertijd wordt de arbeidsmarkt steeds krapper, waardoor goed personeel moeilijk te vinden en zeer gewild is.

Dat is echter niet het enige probleem. Terwijl het aantal beschikbare arbeidskrachten afneemt, blijven de verwachtingen van klanten groeien. Sneller, preciezer, flexibeler, dat is tegenwoordig de norm. Deze druk legt een zware last op logistieke processen, waardoor ze vaak tot hun grenzen worden gedreven. Het gevolg is een combinatie van toenemende werkdruk, groeiende complexiteit en een dringende behoefte aan veranderingen.

Naast deze zichtbare uitdagingen spelen er nog andere problemen. Veel operationele inefficiënties ondermijnen ongemerkt de winstgevendheid van bedrijven. Uit onderzoek van Gartner blijkt dat arbeidskosten tot wel 65 procent van de totale kosten voor magazijnen en orderverwerking kunnen uitmaken. Dit maakt personeel tot een van de grootste kostenposten binnen de supply chain én tot een van de meest onvoorspelbare.

Toch vertrouwen veel logistieke bedrijven nog steeds op verouderde of handmatige planningsmethoden. Het op elkaar afstemmen van personeelsbezetting en werkdruk in real-time blijft hierdoor een uitdaging. Vaak zien we dat starre personeelsstructuren zorgen voor onderbezetting van medewerkers tijdens rustige periodes, terwijl piekmomenten leiden tot dure overuren of een overmatige inzet van tijdelijke krachten.

Daarnaast missen werknemers vaak betrokkenheid bij hun werk doordat er geen duidelijke koppeling is tussen hun taken en de operationele doelen van het bedrijf. Dit vermindert de productiviteit en verhoogt het personeelsverloop. De verborgen kosten die hiermee gepaard gaan zijn significant. Deze problemen zijn niet slechts een gevolg van een krappe arbeidsmarkt, maar wijzen op een diepere noodzaak voor een strategisch, data-gestuurd personeelsmanagement. Zonder de juiste strategie en technologie blijven magazijnmanagers noodgedwongen reactief handelen, waarbij personeelsproblemen pas worden aangepakt nadat ze al negatieve gevolgen hebben veroorzaakt voor prestaties, serviceniveaus en kosten.

Het 2025-rapport van Gartner, “3 Key Strategies to Optimize Warehouse Labor Costs”, biedt een helder strategisch kader om deze uitdagingen aan te pakken. Hierin worden drie belangrijke strategieën beschreven die logistieke leiders kunnen inzetten om arbeidskosten duurzaam te verlagen: het vergroten van de medewerkerbetrokkenheid, het optimaliseren van resources en het inzetten van digitale automatisering.

Met de juiste aanpak en innovatieve technologieën kunnen logistieke bedrijven de balans herstellen tussen stijgende verwachtingen en een uitdagende arbeidsmarkt. Dit maakt niet alleen efficiëntere processen mogelijk, maar zorgt ook voor meer tevreden klanten en een betere winstgevendheid.

Inhoud

↓ Definitie: Wat betekent Workforce Management in logistiek?
↓ Welke verborgen kostenfactoren bedreigen de winstgevendheid in logistiek?
↓ Waarom is een meer strategische aanpak van Workforce Management nodig?
↓ Waar moeten logistieke managers zich op richten?

Definitie: Wat betekent Workforce Management in logistiek?

Workforce Management (WFM) in logistiek verwijst naar het strategische en operationele proces van het plannen, aansturen en optimaliseren van personeelsmiddelen in distributiecentra en fulfilmentcentra op basis van vraag. Het doel is om arbeidskosten te minimaliseren en tegelijkertijd productiviteit en servicekwaliteit te maximaliseren.

Moderne WFM-systemen worden aangedreven door database, een algoritmen en bevatten functies zoals capaciteitsbehoefte van personeel, AI-gestuurde roostersystemen, skills management, zelfroosteren voor werknemers, tijd- en aanwezigheidsregistratie en systeemintegraties. Deze uitgebreide oplossingen maken flexibele en efficiënte aanpassingen van werkroosters mogelijk bij fluctuaties in ordervolumes, zorgen voor naleving van wettelijke vereisten en bevorderen een gemotiveerde, prestatiegerichte werkomgeving.

Door HR-processen te automatiseren en te digitaliseren creëert WFM een transparante, flexibele en kostenefficiënte werkomgeving die een cruciale rol speelt in het concurrentievermogen van moderne logistieke bedrijven.

Welke verborgen kostenfactoren bedreigen de winstgevendheid in logistiek?

Veel magazijnen vertrouwen nog steeds op verouderde of handmatige planningsmethoden. Hierdoor wordt het lastig om een nauwkeurige, real-time analyse van de personeelsbehoefte uit te voeren, wat leidt tot ongebruikte personeelsinzet tijdens rustige periodes en dure overuren of de noodzaak van tijdelijke krachten tijdens piekmomenten. Daarnaast lijdt de motivatie van medewerkers vaak onder een gebrek aan transparantie, beperkte betrokkenheid bij besluitvorming of inflexibele structuren.
De gevolgen hiervan zijn onder andere een lagere productiviteit, een hoger personeelsverloop en een reeks verborgen bijkomende kosten die op lange termijn het bedrijfsresultaat negatief beïnvloeden.

Waarom is een meer strategische aanpak van Workforce Management nodig?

De huidige uitdagingen zijn niet alleen een gevolg van een krappe arbeidsmarkt. Ze wijzen op een fundamenteel gebrek aan strategische afstemming in personeelsmanagement. Bedrijven die uitsluitend reactief omgaan met personeelsplanning reageren vaak te laat, wanneer prestaties, kwaliteit of kosten al negatief zijn beïnvloed.
Het rapport van Gartner, “3 Key Strategies to Optimize Warehouse Labor Costs,” biedt een praktisch kader om uit deze reactieve cyclus te stappen. Het rapport identificeert drie kerngebieden waarop bedrijven zich kunnen richten om arbeidskosten in de logistiek effectief te verlagen en tegelijkertijd hun operationele veerkracht te vergroten:

1. Medewerkers empoweren:

Door medewerkers meer betrokken te laten zijn en voelen en hen te voorzien van de juiste middelen en ondersteuning, kan hun motivatie en productiviteit worden verbeterd.

2. Bestaande resources beter benutten:

Optimalisatie van personeelscapaciteit zorgt ervoor dat resources efficiënter worden ingezet, waardoor verspilling en overbodige uitgaven worden voorkomen.

3. Processen automatiseren:

Door digitale automatisering en technologieën in te zetten, kunnen bedrijven flexibeler en transparanter opereren, waardoor schaalbaarheid en kostenbesparingen mogelijk worden.

Kortom, een strategische en vooruitziende benadering van Workforce Management is essentieel om gelijke tred te houden met de toenemende complexiteit en verwachtingen binnen de moderne logistiek.

Waar moeten logistieke managers zich op richten?

1. Medewerkers empoweren – Via digitale participatiemogelijkheden 

Een belangrijke factor voor succesvolle logistieke teams is de motivatie van werknemers. Uit onderzoek van Gartner blijkt dat mensen productiever werken wanneer ze controle ervaren, hun taken begrijpen en actief betrokken zijn bij het werkproces.

Moderne Workforce Management-systemen spelen een cruciale rol in het stimuleren van deze betrokkenheid. Met de self service module van plano WFM en de mobiele app “myplano” krijgen medewerkers directe toegang tot hun werkschema’s. Ze kunnen diensten aanvragen of ruilen, vakantieverzoeken beheren en real-time updates ontvangen over wijzigingen in hun rooster. Deze digitale transparantie bouwt vertrouwen op en vermindert conflicten in het rooster. Werknemers voelen zich betrokken, nemen verantwoordelijkheid en ontwikkelen een sterkere loyaliteit aan het bedrijf. Het resultaat? Minder personeelsverloop, meer tevredenheid en minder dure vervangingen.

2. Optimaliseer personeelsinzet – Via intelligente planning en skills management

Zelfs de beste personeelsstrategie is nutteloos als de werkelijke vraag niet nauwkeurig wordt beoordeeld. Te veel medewerkers leiden tot stilstand en overbezetting, terwijl te weinig personeel resulteert in overbelasting, lagere kwaliteit en hoge kosten voor overuren.

Met de personeelsbehoefte-analyse module van plano WFM  kunnen seizoensgebonden trends, historische gegevens en real-time metrieken intelligent worden gecombineerd om  vraaggebaseerde prognoses te creëren en roosters proactief aan te passen.

Verder gaat het in moderne warehouse niet alleen om het aantal medewerkers, maar ook om hun kwalificaties. Door AI-gestuurde planning te combineren met geïntegreerd skills management zorgt plano ervoor dat niet alleen voldoende personeel aanwezig is, maar dat de juiste mensen op het juiste moment en op de juiste plek worden ingezet. Het systeem houdt rekening met beschikbaarheid, certificeringen, vaardigheden, ervaring en individuele voorkeuren bij het plannen, en wijst taken automatisch alleen toe aan de medewerkers die daarvoor geschikt zijn.

Dit leidt tot een flexibele personeelsstructuur, waarin gekwalificeerd personeel flexibel kan worden ingezet zonder dat dit ten koste gaat van productiviteit of naleving van regels. Met name bij fluctuaties in ordervolumes of onverwachte personeelsuitval biedt deze flexibiliteit een cruciaal concurrentievoordeel.

3. Automatiseer processen – Voor transparantie, efficiëntie en schaalbaarheid

Naast werknemersbetrokkenheid en verbeterde personeelsinzet benadrukt Gartner één belangrijke aanbeveling: volledige automatisering van administratieve processen. Dit is essentieel om repetitieve taken te versnellen, fouten te verminderen en voor managers tijd vrij te maken om zich te richten op strategische kerntaken.

Een goed voorbeeld is tijd- en aanwezigheidsregistratie. De bijbehorende module van plano registreert werkuren, pauzes, afwezigheden en overuren in real-time en vergelijkt deze automatisch met geplande uren. Eventuele afwijkingen worden direct gesignaleerd, waardoor inconsistenties vroeg kunnen worden opgespoord en gecorrigeerd. Dit resulteert in nauwkeurige loonadministratie, naleving van wet en regelgeving en meetbare procesverbeteringen, volledig in lijn met de principes van Lean Management.

Ook bij systeemintegratie blinkt het automatiseringspotentieel uit. Warehouses  gebruiken doorgaans meerdere systemen, van ERP-tools tot HR- en payroll-systemen. De interfacesmodule van plano verbindt deze systemen voor naadloze gegevensoverdracht. Hiermee worden handmatige dubbelingen voorkomen, wordt de administratieve werkdruk aanzienlijk verminderd en verbetert de datakwaliteit. De verhoogde transparantie versnelt rapportages en verlicht de werkdruk op alle operationele niveaus.

Bronnen

Gartner (2025): 3 Key Strategies to Optimize Warehouse Labor Costs.

Hier ontvangt u gratis toegang tot het rapport:

https://plano-wfm.com/nl-nl/gartner-rapport-personeelsbeheer-logistieke

Bezoek ons op ICT&Logistiek 2025!

Van 4 tot en met 6 november zijn we aanwezig op ICT&Logistiek 2025 in de Jaarbeurs, Utrecht. Je vindt ons in hal 8 bij stand D011.

Kom langs, stel je vragen en laten we samen praten over de mogelijkheden van workforce management in logistiek. We kijken ernaar uit je daar te ontmoeten!

Meer weten over workforce management met plano?

Meer informatie over onze workforce management software en de toepassingen ervan vind je hier:

→ Workforce Management van plano