Abwesenheitsmanagement

Abwesenheit beschreibt den Zeitraum, in dem ein Mitarbeitender nicht an seinem Arbeitsplatz verfügbar ist, obwohl er normalerweise arbeiten sollte. Abwesenheit kann aus verschiedenen Gründen erfolgen und sowohl geplant als auch ungeplant eintreten. Das Verständnis und die Verwaltung von Abwesenheiten sind essenziell, um den Geschäftsbetrieb zu sichern und die Belastung der anwesenden Mitarbeitenden gesundermaßen zu steuern. 

Abwesenheit ist grundsätzlich nicht immer gleichzusetzen mit einem Verlust an Produktivität. So tragen beispielsweise Urlaubszeiten maßgeblich dazu bei, die Leistungsfähigkeit von Mitarbeitenden durch Erholung zu bewahren. Unstrukturiertes oder schlecht geregeltes Abwesenheitsmanagement kann jedoch die Effizienz eines Unternehmens spürbar beeinträchtigen. 

Die verschiedenen Arten der Abwesenheit lassen sich in geplante und ungeplante Abwesenheiten einteilen.

Geplante Abwesenheiten 

Geplante Abwesenheiten sind Fehlzeiten, die vorab zwischen Mitarbeitenden und Arbeitgeber abgestimmt und organisiert werden können. Dazu gehören: 

• Urlaubszeiten: Urlaubsansprüche sind im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Jeder Mitarbeitende hat Anspruch auf eine Mindestanzahl an Tagen Erholungsurlaub. Diese dienen der Regeneration und tragen langfristig zur Gesundheit und Zufriedenheit der Belegschaft bei. 
• Elternzeit und Mutterschutz: Diese Abwesenheiten stehen meist in Zusammenhang mit der Geburt eines Kindes. Der Mutterschutz beginnt in der Regel sechs Wochen vor dem Geburtstermin und dauert acht Wochen danach. Elternzeit hingegen kann über mehrere Monate oder Jahre mit klaren Regeln für Arbeitszeitreduzierungen genutzt werden. 
• Weiterbildungen und Schulungen: Betriebliche oder individuelle Weiterbildungen stellen ebenfalls Abwesenheitszeiten dar, die jedoch den langfristigen Erfolg des Mitarbeitenden und des Unternehmens fördern. 
• Sabbaticals oder Sonderurlaub: Mitarbeitende können unbezahlte oder spezielle Urlaubsarten wie Sabbaticals beantragen, die für persönliche Projekte oder Erholungsphasen genutzt werden. 

Ungeplante Abwesenheiten

Ungeplante Abwesenheiten treten plötzlich und häufig unvorhergesehen ein. Sie erfordern schnelles Handeln seitens des Betriebs, um operative Störungen zu minimieren: 

• Krankheitsbedingte Fehlzeiten: Kurzzeit-Krankmeldungen oder länger andauernde gesundheitliche Probleme stellen die häufigsten ungeplanten Abwesenheitsgründe dar. Arbeitgeber müssen hier oft kurzfristig Ersatzprobleme lösen. 
• Notfälle: Dazu zählen unvorhergesehene persönliche oder familiäre Ereignisse wie Todesfälle von Angehörigen oder unvorhergesehene Unfälle. Solche Situationen fordern nicht nur Flexibilität von Unternehmen, sondern auch eine mitfühlende Haltung. 
• Pflege von Familienmitgliedern: Betriebe müssen in bestimmten rechtlichen Fällen auch kurzfristige Freistellungen aufgrund von Pflegebedarfen gewährleisten, um Mitarbeitende in schwierigen Situationen zu unterstützen. 

Ein effektives Abwesenheitsmanagement ist mitunter komplex, da es eine Vielzahl organisatorischer und rechtlicher Faktoren sowie individueller Mitarbeitendenbedürfnisse berücksichtigen muss. Besonders häufig treten dabei folgende Probleme auf: 

1. Manuelle und fehleranfällige Prozesse: Viele Unternehmen verwalten Abwesenheiten immer noch über Tabellenprogramme oder schriftliche Urlaubsanträge. Dies führt zu einem hohen administrativen Aufwand und steigert das Risiko, Fehlzeiten falsch zu dokumentieren oder Anträge zu übersehen. 
2. Mangelnde Transparenz: Ohne ein zentralisiertes System fehlt oft der Überblick, welche Mitarbeitenden wann anwesend oder abwesend sind, was zu Planungsunsicherheiten führt. 
3. Gesetzeskonformität: Die Vielzahl an gesetzlichen Regelungen erfordert eine sorgfältige automatisierte Kontrolle, um rechtliche Verstöße zu vermeiden. 
4. Personalmangel: Kurzfristige Abwesenheiten können zu Überlastung der verbleibenden Mitarbeitenden führen, wodurch sich die Gefahr von Burnout erhöht. 

Der Einsatz einer Software bietet Unternehmen eine nachhaltige Lösung für die oben genannten Herausforderungen. Eine moderne Abwesenheitsmanagement Software wie die von plano übernimmt administrative Aufgaben wie die Genehmigung von Urlaubsanträgen, die Meldung von Arbeitsunfähigkeiten und die Planung der Vertretung – automatisiert und DSGVO-konform. So bleibt mehr Zeit für strategische HR-Aufgaben. 

Features und Vorteile der plano Abwesenheitsmanagement Software

• Automatisierte Prozesse: plano vereinfacht administrative Prozesse wie die Genehmigung von Urlaubsanträgen, die Erfassung von Krankmeldungen und die Planung von Vertretungen. Viele Arbeitsschritte werden durch Automatisierungen übernommen, wodurch Fehler minimiert und wertvolle Zeit eingespart wird. 
• Transparenz und Echtzeit-Planung: Mit plano behalten Führungskräfte und Mitarbeitende den Überblick über alle Abwesenheiten. Ein übersichtliches Dashboard zeigt in Echtzeit, wer verfügbar oder abwesend ist, und ermöglicht so eine direkte Einsicht in die aktuellen Abwesenheitspläne. 
• Integration von Zeiterfassung und Abwesenheiten: Durch die Kombination von Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement werden Arbeitszeiten und Fehlzeiten nahtlos miteinander verbunden. Mitarbeitende profitieren von einer übersichtlichen Darstellung ihrer Arbeits- wie auch ihrer Abwesenheitszeiten, während Führungskräfte auf präzise Daten zur Dienstplanung zugreifen können. 
• Gesetzliche Compliance: Die Software berücksichtigt automatisch alle relevanten gesetzlichen Bestimmungen. So können Sie sicher sein, dass Prozesse DSGVO-konform durchgeführt werden. 
• Bessere Planung durch Datenanalyse: plano wertet Abwesenheitsdaten aus und erstellt Berichte, die Unternehmen helfen, Abwesenheitsmuster und Trends zu analysieren. So können strategische Entscheidungen leichter getroffen und langfristige Planungen optimiert werden.