Die Personaleinsatzplanung ist ein zentrales Element der operativen Personalwirtschaft und befasst sich mit der systematischen, anforderungsgerechten und wirtschaftlichen Zuordnung von Personalressourcen zu konkreten Arbeitsplätzen, Tätigkeiten und Zeiträumen. Ziel der PEP ist es, sicherzustellen, dass die richtige Anzahl an Mitarbeitenden mit den erforderlichen Qualifikationen, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und in der richtigen Funktion zur Verfügung steht.
Dabei berücksichtigt die Personaleinsatzplanung eine Vielzahl von Einflussfaktoren, darunter:
Moderne Personaleinsatzplanung erfolgt zunehmend digitalisiert und wird durch Workforce-Management-Systeme unterstützt, die datenbasierte Planungen ermöglichen und gleichzeitig eine hohe Flexibilität und Transparenz bieten. Neben der rein quantitativen Dimension (Anzahl der benötigten Mitarbeitenden) gewinnt auch die qualitative Perspektive (Passung von Fähigkeiten und Aufgaben) zunehmend an Bedeutung – insbesondere im Kontext von Fachkräftemangel und demografischem Wandel. Eine effektive Personaleinsatzplanung trägt maßgeblich zur Produktivität, Servicequalität und Mitarbeitendenzufriedenheit bei und ist somit ein strategischer Erfolgsfaktor für Unternehmen.
Mit einer intelligenten Software können Sie die Personaleinsatzplanung (PEP) automatisieren und damit deutlich effektiver gestalten. Das spart enorm viel Zeit und Kosten und erhöht gleichzeitig die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.
Noch heute mühen sich viele Unternehmen manuell mit Stift und Zettel oder komplizierten Excel-Listen ab, um die Dienst- und Schichtpläne für Ihre Mitarbeiter zu erstellen. Je nach Branche oder auch Unternehmensgröße ist das irgendwann nicht mehr zu bewältigen.
Unser plano WFM ist ein intelligentes und KI-basiertes Workforce Management System, das unter anderem auch die Personaleinsatzplanung beinhaltet. Planen Sie Ihren Personaleinsatz effizient und nach Bedarf mit Funktionen wie diesen:
Unser plano WFM ist ein intelligentes und KI-basiertes Workforce Management System, das unter anderem auch die Personaleinsatzplanung beinhaltet. Planen Sie Ihren Personaleinsatz effizient und nach Bedarf mit Funktionen wie diesen:
Die zentrale Aufgabe einer Personaleinsatzplanung ist es, Mitarbeiter mit den passenden Qualifikationen in ausreichender Zahl einzelnen Aufgaben bzw. Diensten zuzuordnen. So erreichen Unternehmen, dass ihre personellen Kapazitäten optimal genutzt werden.
Eine intelligente Software für Personaleinsatzplanung macht das nicht nur leichter, sondern durch einen hohen Automatisierungsgrad auch deutlich effizienter. Denn Menschen machen Fehler und übersehen vor allem bei hoher Komplexität oft wichtige Aspekte. Mit der richtigen Software für Personaleinsatzplanung muss das System nur noch mit allen relevanten Daten gefüttert werden. Die Software erstellt die Dienst- und Schichtpläne entsprechend der Vorgaben auf Knopfdruck. Ganz automatisch und so optimal wie nur möglich.
Unsere Personaleinsatzplanung Software macht genau das. Sie vereinfacht die Personalprozesse in Ihrem Unternehmen, was viele Vorteile hat:
Eine HR-Software unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung sämtlicher Personalprozesse. Sie bildet die zentrale Plattform für alle Aufgaben rund um das Personalmanagement. Dazu gehört die Pflege von Mitarbeiterstammdaten ebenso wie die Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird in vielen Fällen über die Software abgewickelt. Im Bereich Recruiting ermöglicht sie das Verwalten von Bewerbungen und vereinfacht die Auswahlprozesse. Viele Systeme beinhalten außerdem Funktionen zur Personaleinsatzplanung, mit denen Schichten geplant und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden können. Moderne HR-Softwarelösungen bieten häufig auch Self-Service-Portale, über die Mitarbeitende zum Beispiel Urlaube beantragen oder ihre Schichten einsehen können. Darüber hinaus liefern sie Auswertungen zu Kennzahlen wie Personalkosten, Fluktuation oder Fehlzeiten und unterstützen so bei strategischen Entscheidungen.
Bei der Personaleinsatzplanung sind verschiedene gesetzliche Rahmenbedingungen zu berücksichtigen. Zentrales Gesetz ist das Arbeitszeitgesetz, das unter anderem die tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten, Pausen sowie die Arbeit an Sonn- und Feiertagen regelt. Teilzeit- und befristete Arbeitsverhältnisse unterliegen dem Teilzeit- und Befristungsgesetz, das sicherstellt, dass Teilzeitkräfte nicht benachteiligt werden. Je nach Branche gelten zusätzlich Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen, die zum Beispiel Schichtzuschläge oder Arbeitszeitmodelle regeln. Für bestimmte Personengruppen greifen zusätzliche Schutzgesetze: das Mutterschutzgesetz schützt schwangere und stillende Frauen, das Jugendarbeitsschutzgesetz regelt die Arbeitsbedingungen für unter 18-Jährige, und das Sozialgesetzbuch IX enthält Vorgaben zum Schutz schwerbehinderter Menschen im Arbeitsleben. Diese gesetzlichen Vorgaben müssen bei der Planung von Arbeitszeiten und Einsätzen unbedingt eingehalten werden.
Strategische Personalplanung zielt darauf ab, den zukünftigen Personalbedarf eines Unternehmens vorausschauend zu ermitteln und geeignete Maßnahmen zur Deckung dieses Bedarfs zu entwickeln. Dabei geht es sowohl um die Anzahl als auch um die Qualifikationen der benötigten Mitarbeitenden. Die Planung berücksichtigt unter anderem den demografischen Wandel, die Entwicklung des Unternehmens, Fluktuation sowie technologische Veränderungen, die neue Anforderungen an Kompetenzen mit sich bringen. Ein weiterer Bestandteil ist die Nachfolgeplanung, bei der frühzeitig geklärt wird, wie Schlüsselpositionen bei Abgängen nachbesetzt werden können. Darüber hinaus werden Maßnahmen definiert, um den künftigen Bedarf zu decken – etwa durch gezielte Rekrutierung, Weiterbildungsprogramme oder interne Versetzungen. Strategische Personalplanung ist damit ein zentraler Baustein für die langfristige Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens.
Die Personaleinsatzplanung sorgt dafür, dass Mitarbeitende entsprechend ihren Qualifikationen, Verfügbarkeiten und gesetzlichen Rahmenbedingungen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort eingesetzt werden. Grundlage ist eine Bedarfsanalyse, aus der hervorgeht, wie viele Arbeitskräfte zu welchen Zeiten benötigt werden – etwa in Abhängigkeit von Öffnungszeiten, Aufträgen oder saisonalen Schwankungen. Auf dieser Basis werden Einsatzpläne erstellt, die möglichst effizient sind und gleichzeitig individuelle Bedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigen, etwa bei Teilzeit, Urlaub oder familiären Verpflichtungen. Dabei müssen auch gesetzliche Vorgaben wie Ruhezeiten und maximale Arbeitszeiten eingehalten werden. Kurzfristige Änderungen, zum Beispiel durch Krankheitsausfälle, erfordern eine flexible Anpassung der Pläne. Eine transparente Kommunikation der Einsatzpläne sowie die Möglichkeit für Mitarbeitende, Änderungen oder Wünsche zu äußern, sind ebenfalls Bestandteil einer funktionierenden Personaleinsatzplanung.
Personaleinsatzplanung Software
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Durch genaue Prognosen haben Sie den Personalbedarf und die aktuelle Abdeckung immer im Blick und können Ihr Personal jederzeit nachsteuern. Das reduziert Über- und Unterbesetzung und sorgt für eine höhere Produktivität.
Die Personaleinsatzplanung Software von plano lässt sich dabei immer flexibel an Ihre Anforderungen anpassen. Egal, ob simpel oder hoch komplex. Egal, ob für 300 oder 300.000 Mitarbeiter.
Integrieren Sie Ihre Mitarbeiter in die Dienstplanung. Das spart Zeit und Kosten, erhöht das Engagement Ihrer Mitarbeiter und macht zufriedener. Mit plano WFM können Ihre Mitarbeiter von überall aus auf Ihren Dienstplan zugreifen, ihre Dienste tauschen oder Urlaubsanträge stellen – Mobil per App, mit dem Tablet oder dem PC. Wie tief Ihr Team in die Dienstplanung integriert wird, legen Sie dabei selbst fest.
Homeoffice, flexible Arbeitszeitmodelle, Tarifverträge oder sich ändernde Gesetze? Mit plano werden individuelle und gesetzliche sowie tarifliche Vorgaben automatisch in die Einsatzplanung einbezogen. Einmal eingegeben, für immer im Blick. Auch Qualifikationen, Arbeitszeitmodelle, Wünsche, nicht planbare Zeiten und mehr fließen in die Dienstplanung ein. So bringen Sie die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter und Ihres Unternehmens perfekt in Einklang.
Unsere Software optimiert Ihre Personaleinsatzplanung – fair, flexibel und effizient. Erfahren Sie im Video, wie gerechte Schichtverteilung gelingt, und lesen Sie mehr dazu in unserem Blogartikel.
Unsere 360° Komplettlösung für die Dienstplanung und sämtliche Personalprozesse ist weltweit mehr als 1 Millionen Mal im Einsatz. Entdecken Sie die anderen Funktionen unseres Workforce Managements:
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Urlaub einfach und schnell über das Smartphone planen – mit myplano können Ihre Mitarbeiter mühelos Urlaubsanträge stellen, und Planer können diese unkompliziert genehmigen.
Sie machen den ersten Schritt. Wir übernehmen den Rest.
In einem Erstgespräch analysieren wir Ihre Ausgangssituation. Im Rahmen einer Ist-Analyse erfassen wir die Problemstellung und besprechen erste Lösungsschritte mit plano WFM.
In einem Pflichten-/Lastenheft legen wir Ihre konkreten Anforderungen fest, stimmen die Inhalte ab und planen die Umsetzung mit plano WFM.
Wir konfigurieren und implementieren die Software nach Ihren Anforderungen. Nach einer Testphase erfolgt die Abnahme und der Rollout des Systems. Auch danach bleiben wir mit Herz und Verstand weiterhin an Ihrer Seite.
Wir sind persönlich für Sie da
