Die Personaleinsatzplanung ist ein wichtiger Prozess im öffentlichen Dienst für Feuerwehr, Polizei und Co., der keinesfalls unterschätzt werden sollte. Die Einsatzplanung sorgt nämlich dafür, dass die Ressourcen und Mitarbeiter der öffentlichen Einrichtungen so effizient und effektiv wie möglich eingesetzt werden und die Bedürfnisse der Bevölkerung dadurch bestmöglich erfüllen können. Gerade bei Polizei, Feuerwehr, Rettungsdienst und öffentlichen Einrichtungen des Gesundheitswesens (RKI, Hygiene, Infektionsschutz, Impfangebote,…) kommen aber viele Herausforderungen auf Planer zu. Organisationen wie diese müssen einerseits rund um die Uhr besetzt sein, können ihre Auslastung andererseits aber nur bedingt vorhersehen. Gleichzeitig gibt es durch den aktuellen Personalmangel eine immense Drucksituation und einen Konkurrenzkampf um qualifizierte Fachkräfte, um die anfallende Arbeitslast zu stemmen.
Die Personaleinsatzplanung muss im öffentlichen Dienst funktionieren ohne konkret zu wissen, wie viele Einsätze anstehen und worum es sich im Ernstfall handelt. Einerseits muss die Administration gewährleistet werden, andererseits geht es um die Einsatzfähigkeit von Polizei, Feuerwehr und Rettungsdiensten. Eine professionelle Software wie plano WFM kann zum einen die Personalbedarfsanalyse unterstützen und auf Basis von z.B. historischen Daten oder Einflüssen (z.B. saisonale Attraktionen) Prognosen zum künftigen Personalbedarf geben. Auf Basis der gewonnenen Daten und weiterer Faktoren wie Arbeitszeitwünschen, Arbeitszeitmodellen oder rechtlichen Vorgaben automatisch intelligente und gerechte Dienstpläne erstellen.
Die Dienst- und Schichtplanung im öffentlichen Dienst muss vor allem dafür sorgen, dass die rechtlichen Bedingungen eingehalten und z. B. Arbeitszeitvorschriften wie die maximale Arbeitszeit nicht überschritten werden. Außerdem muss die Personaleinsatzplanung gewährleisten, dass die Verwaltung ebenso wie Polizei, Feuerwehren und Rettungsdienste ihre jeweiligen Dienste angemessen ausüben können. Essentiell für die öffentliche Ordnung und die Erstversorgung der Bevölkerung.
Die Bedürfnisse des öffentlichen Dienstes stehen bei der Personalplanung im Vordergrund, gleichzeitig müssen aber auch die Mitarbeiter berücksichtigt werden. Wichtig ist eine gerechte und ausgewogene Dienstplanung beziehungsweise Schichtplanung. Sie verteilt zum einen die Arbeitsbelastung gleichmäßig auf alle Mitarbeiter, so dass niemand bevorzugt oder benachteiligt und das Arbeitsklima negativ beeinträchtigt wird. Sie sorgt außerdem dafür, dass die Arbeit im Schichtsystem mögliche unbeliebte Schichten (z.B. Wochenendarbeit) fair und ausgewogen verteilt. Wichtig ist dabei immer, die Präferenzen der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Mit plano WFM können Mitarbeiter durch ein modernes und mobiles Mitarbeiterportal an der Dienstplanung beteiligt werden, Anträge stellen, Schichten tauschen und vieles mehr. Das sorgt für die nötige Flexibilität, um Arbeitszeit und Privatleben zu vereinbaren. Und eine Dienstplanung, die durch intelligente KI-Automatismen auf Basis der Vorgaben gerecht und fair abläuft.
Wie Dienstplanung mit plano WFM für den öffentlichen Sektor erfolgreich umgesetzt wurde, veranschaulichen unter anderem unsere Referenzen des DRK Kreisverband Region Kassel und des Theater Krefeld und Mönchengladbach.
Die Personaleinsatzplanung ist eine anspruchsvolle Aufgabe im Öffentlichen Dienst, denn vor allem bei der Polizei, bei der Feuerwehr aber auch im Rettungsdienst oder bei der Bundeswehr müssen zu jeder Tages- und Nachtzeit immer genügend Einsatzkräfte verfügbar sein. Für die Beamten, Angestellten, Soldaten oder Richter sind Dienst- bzw. Schichtpläne wichtig, die den besonderen Anforderungen dieser Branche gerecht werden. Achten Sie deshalb unbedingt auf die folgenden wichtigen Funktionen:
Personaleinsatzplanung für den öffentlichen Dienst
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Ob Gesundheitsversorgung, Bildung oder die öffentliche Sicherheit: Der öffentliche Dienst kümmert sich in den verschiedensten Bereichen und oft rund um die Uhr um die Belange der Bürger.
Die Arbeit am Mensch erfordert viel Einsatz, und das zum Teil 24/7. Gleichzeitig sind die Arbeitsumstände durch z.B. belastende Schichtarbeit in vielen Bereichen des öffentlichen Sektors nicht einfach. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Dienstplanung ein und bieten Sie Ihnen auch trotz starrer Tarifverträge so viel Flexibilität wie möglich, um ihr Arbeits- und Privatleben optimal mit den besonderen Anforderungen im öffentlichen Dienst in Einklang zu bringen.
Mit plano WFM bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich durch moderne Self Services an der Dienstplanung zu beteiligen. Schichten selbstständig tauschen, Urlaubswünsche digital verwalten, Arbeitszeitwünsche abgeben: Integrieren Sie Ihre Mitarbeiter in die Planung ihrer Arbeitszeiten und sorgen Sie auf Knopfdruck für den optimalen und gerechten Dienstplan. Immer unter automatischer Berücksichtigung aller gültigen Anforderungen, Regularien und Tarifverträgen.
Wissen zur Digitalisierung im öffentlichen Dienst und der Bewältigung von Fachkräftemangel finden Sie in unserem Blogbeitrag: 5 Schritte zur Digitalisierung im öffentlichen Dienst
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Unsere Software ist speziell für die besonderen Anforderungen im öffentlichen Dienst geeignet und unterstützt den gesamten Prozess der Personalplanung, Schichtgestaltung und Ressourcenoptimierung.
Sorgen Sie dafür, dass in jeder Abteilung oder Einrichtung ausreichend qualifizierte Mitarbeiter vorhanden sind, um den Bedarf zu decken und jederzeit einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.
Ihre Mitarbeiter werden genau für die richtigen Positionen eingesetzt und ihre Fähigkeiten bestmöglich genutzt. Das erhöht die Produktivität.
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Mit plano nutzen Sie Ihre personellen Ressourcen optimal und vermeiden dadurch Über- oder Unterbesetzung.
Jeder Mitarbeiter wird gezielt den richtigen Aufgaben zugewiesen und macht genau das, was er am besten kann. Das verbessert die Qualität der Dienstleistungen für die Bürger.
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