16.07.2026
Case Study der Rathauspassage Hamburg
Die Rathauspassage Hamburg hat ihre Dienstplanung von chaotischen Excel‑Listen auf die Workforce‑Management‑Lösung von plano umgestellt. Als sozial‑diakonischer Betrieb mit Gastronomie,…
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Personaleinsatzplanung Software im Einzelhandel – Automatischer Dienstplan
Mehr über Personaleinsatzplanung Software im Einzelhandel
PEP, kurz für Personaleinsatzplanung im Einzelhandel, beschreibt den Prozess, mit dem sichergestellt wird, dass immer genau die richtige Anzahl an Mitarbeitenden zur richtigen Zeit im Geschäft ist. Ziel ist es, Kunden bestmöglich zu bedienen, Wartezeiten zu vermeiden und gleichzeitig die Personalkosten im Rahmen zu halten. Das bedeutet, dass in Stoßzeiten wie am Wochenende oder während Sonderaktionen mehr Personal eingeplant wird, während in ruhigeren Zeiten weniger Mitarbeitende eingesetzt werden. Dabei berücksichtigt die Personaleinsatzplanung nicht nur den erwarteten Kundenandrang, sondern auch gesetzliche Vorgaben, Arbeitszeitregelungen, Urlaub und die Wünsche der Mitarbeitenden.
Eine gute PEP sorgt also dafür, dass die Arbeitszeiten fair verteilt sind, Mitarbeitende nicht überfordert werden und der Laden reibungslos läuft. Gleichzeitig ist es wichtig, flexibel auf kurzfristige Änderungen wie Krankmeldungen oder plötzliche Nachfragespitzen reagieren zu können.
Insgesamt hilft die Personaleinsatzplanung dabei, die Servicequalität zu verbessern, die Kundenzufriedenheit zu steigern und die Personalkosten effizient zu steuern. Gleichzeitig trägt sie dazu bei, den Mitarbeitenden faire Arbeitsbedingungen zu bieten und Überstunden zu minimieren.
Die Personaleinsatzplanung ist eine der großen Herausforderungen im Handel. Wie kann der Personalbedarf trotz großer Schwankungen gedeckt werden, ohne die Mitarbeiter aus den Augen zu verlieren? Der oft hohe Personalbedarf, die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle und Arbeitszeiten, die vom klassischen 9-to-5-Job deutlich abweichen, werden hier zum Problem.
Wechselnde Arbeitszeiten, die sich nur bedingt mit der Familie vereinbaren lassen und ein fordernder Arbeitsalltag sorgen dafür, dass der Handel darum kämpft, offene Stellen zu besetzen. Trotz der Engpässe muss die Dienstplanung aber fair erfolgen, während zugleich der laufende Betrieb aufrechtgehalten werden muss. Wie also den Personaleinsatz gerecht und ökonomisch planen?
Noch heute erledigen einige Unternehmen Ihre Einsatzplanung manuell oder in Form von Excel. Das kostet enorm viel Zeit, ist fehleranfällig und besonders bei kurzfristigen Änderungen aufwendig. Vor allem ab einer gewissen Anzahl an Mitarbeitern ist eine gute digitale Lösung für die Personaleinsatzplanung bzw. für das gesamte Workforce Management unverzichtbar.
Mit KI-gestützten Dienstplänen bzw. Schichtplänen sorgen Sie für eine gerechtere Personaleinsatzplanung im Einzelhandel. So setzen wir mit plano beispielsweise auf die Unterstützung intelligenter Algorithmen, die dabei helfen, den Dienstplan für Mitarbeiter im Einzelhandel fair und effizient zu gestalten. Sämtliche Daten zu Personalbedarf, Verfügbarkeiten, betrieblichen und gesetzlichen Regelungen aber auch Präferenzen wie die Arbeitszeitwünsche Ihrer Mitarbeiter fließen in die Dienstplanung ein und werden automatisiert und gewichtet bei der Erstellung des Dienstplans berücksichtigt. Gleichzeitig bleiben Sie dabei zu jeder Zeit flexibel und können so z.B. auf kurzfristige Schwankungen jederzeit reagieren.
Bei der Dienstplanung gelten in Deutschland vor allem die Regeln des Arbeitszeitgesetzes (max. 8 Std./Tag, Ausdehnung auf 10 Std. möglich, mind. 11 Std. Ruhezeit), Pausenregelungen (≥30 Min. ab 6 Std., ≥45 Min. ab 9 Std.) sowie enge Vorgaben zu Sonn und Feiertagsarbeit. Hinzu kommen spezielle Schutzregeln für Jugendliche (JArbSchG) und Schwangere/Mütter, Mindestlohn /Vergütungs- und Tarifvorgaben sowie Arbeitsschutzpflichten. Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten zuverlässig dokumentieren (EuGH Leitlinie zur Zeiterfassung), Datenschutz beachten und bei vorhandenem Betriebsrat Mitbestimmungsrechte (§87 BetrVG) berücksichtigen.
Die plano WFM Software kann dabei gezielt unterstützen, Personalkosten zu senken, indem sie Bedarf genau prognostiziert, Schichten automatisiert nach Regeln erstellt und transparente Kennzahlen liefert. Richtig eingesetzt reduziert das Leerlaufzeiten, Überstunden und den Bedarf an teuren Aushilfen — bei gleichbleibender Servicequalität.
- Forecasting: Umsatz und Kundenfrequenz Prognosen für bedarfsgerechte Besetzung.
- Automatische Regelprüfungen: Vermeidet unbeabsichtigte Überstunden und Verstöße gegen Pausen-/Ruhezeiten.
- Skills und Rollenplanung: Mitarbeitende dort einsetzen, wo ihr Beitrag am größten ist.
- Flexible Schichtmodelle & Pool Management: Reduziert Ad hoc Zeitarbeit.
- Reporting & KPIs: Personalkosten/Umsatz, Überstunden und Auslastung in Dashboards zur Steuerung.
- Integration: Über Schnittstellen werden Stammdaten, Abwesenheiten und Zeitstempel synchronisiert, sodass Planung und Lohnabrechnung zusammenpassen.
Die Sicherheit Ihrer Mitarbeiterdaten hat höchste Priorität – besonders bei der Zeiterfassung mit einer Workforce Management Software. Dabei gelten strenge Datenschutzregeln, die durch die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) festgelegt sind.
- Datenschutz wird ernst genommen: Die Erfassung von Arbeitszeiten erfolgt nur mit klarer Rechtsgrundlage und ausschließlich für den vorgesehenen Zweck – zum Beispiel zur korrekten Abrechnung der Arbeitsstunden.
- Nur notwendige Daten werden erfasst: In der Regel sind das Zeiten für Kommen, Gehen und Pausen. Sensible Daten wie Standort oder biometrische Merkmale werden nur dann erfasst, wenn es wirklich nötig und rechtlich erlaubt ist.
- Technische Sicherheit: Moderne WFM-Software schützt Ihre Daten durch Verschlüsselung, sichere Zugriffsrechte und regelmäßige Sicherheitsprüfungen, damit Unbefugte keinen Zugriff erhalten.
- Transparenz für Mitarbeiter: Ihre Mitarbeiter werden klar und verständlich darüber informiert, welche Daten gespeichert werden und wie sie genutzt werden.
- Mitbestimmung und Rechte: In vielen Fällen wird der Betriebsrat frühzeitig eingebunden. Mitarbeiter haben zudem jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung ihrer Daten – ganz im Sinne der DSGVO.
Mit einer verantwortungsvoll eingesetzten WFM-Software ist die Zeiterfassung im Einzelhandel sicher und datenschutzkonform – so schützen Sie die Privatsphäre Ihrer Mitarbeiter und erfüllen gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen.
Eine gut umgesetzte PEP sorgt dafür, dass Abläufe effizienter werden, Personalkosten sinken und sowohl Kundinnen und Kunden als auch Mitarbeitende zufriedener sind. Entscheidend dafür ist der sinnvolle Einsatz von Workforce Management Software und eine transparente Einbindung des Teams in den Planungsprozess.
- Weniger Über- oder Unterbesetzung
- Kostensenkung
- Produktivitätserhöhung
- Zufriedene Kunden
- Zufriedene Mitarbeiter
- KI-basierte Dienstplanoptimierung
Personaleinsatzplanung im Handel
Bringen Sie Ihr Personal punktgenau auf die Fläche – für zufriedene Kunden und Mitarbeiter.
Demo buchen
Ob im stationären Einzelhandel, online oder im Versand: Im Handel kommt es auf die perfekte Verplanung Ihres Personals an.
Mitarbeiter müssen genau dann im Shop stehen, wenn der Kunde sie braucht. Ware muss dann im Regal liegen, wenn der Kunde sie bestellt. Mit unserem modernen Workforce Management setzen Sie Ihre Ressourcen auch bei Nachfrageschwankungen im Handel immer optimal ein: Für mehr Kundenservice, zufriedenere Mitarbeiter und geringere Kosten.
Einkauferlebnis und Arbeitszeit perfekt aufeinander abgestimmt
Damit am Point-of-Sale alles gut läuft, muss der Personalbedarf im Handel genau auf den Personaleinsatz abgestimmt sein. Unser Workforce Management ermittelt den exakten Bedarf auf Basis von zahlreichen individuellen Faktoren wie Umsatz, Wetter, Kundenfrequenz, saisonalen Aktionen, Vergangenheitsdaten uvm. Die Faktoren werden mit den Arbeitszeitwünschen Ihrer Mitarbeiter und mit weiteren rechtlichen und unternehmerischen Vorgaben in Einklang gebracht. Der Mitarbeitereinsatz wird dann auf Tages-, Stunden- oder Minutenbasis genau geplant.
Binden Sie Ihre Mitarbeiter in die Dienstplanung ein
Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Planung ein und bieten Sie ein Arbeitsumfeld, das Spaß macht. Mit unseren Self Service Tools können Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten selbstbestimmt mitgestalten – von der digitalen Zeiterfassung über Schichttausch und Urlaubsanträge per App bis hin zur freien Wunschdienstplanung.
Das Ergebnis: Eine Employee Experience, die motiviert und sich positiv auf das ganze Unternehmen auswirkt. Bei gleichzeitig weniger administrativem Aufwand, langfristiger Mitarbeiterbindung und weniger Fluktuation.
plano WFM für die Personaleinsatzplanung im Handel
Unser Workforce Management-System ist perfekt auf die Anforderungen im Handel ausgerichtet.
Ob 24/7-Verfügbarkeit von Produkten im Online-Handel oder verkaufsoffene Sonntage: Basierend auf dem errechneten Personalbedarf, den Mitarbeiterwünschen und rechtlichen sowie unternehmensspezifischen Vorgaben können Auftragsschwankungen kostenoptimiert ausgeglichen werden.
Einsatzbereiche von plano WFM für den Handel:
- Einzelhandel
- Großhandel
- Stationärer Handel
- Online Handel
- Omni-Channel
Wir sind TOP RATED bei OMR Reviews!
Dank positiver Bewertungen wurde plano von OMR Reviews mit dem „Top Rated“-Badge ausgezeichnet.
Dieses Badge steht für hervorragendes Kundenfeedback und hohe Zufriedenheit mit unseren Produkten und Dienstleistungen und motiviert uns, weiterhin auf Qualität, Transparenz und erstklassigen Kundenservice zu setzen.
Herzlichen Dank an alle, die ihre Erfahrungen geteilt haben!
KI-gestützt
Wir machen Ihr Leben leichter: Sie liefern die unternehmerischen Anforderungen, unsere KI-gestützte Software erledigt den Rest.
Grenzenlos
Wir sind und bleiben an Ihrer Seite – auch über die Implementierung hinaus.
Passend
Komplex? Ja, gerne! Unsere flexible Standard-Software ist bis ins Detail individualisierbar und auf Ihre Anforderungen zugeschnitten - unabhängig von Mitarbeiteranzahl, Branche oder Komplexität.
Workforce Management für den Handel:
Ihre Vorteile
Profitieren Sie von den wichtigsten Vorteilen von Workforce Management im Handel:
Weniger Über- oder Unterbesetzung
Setzen Sie Ihre Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort ein und nutzen Sie Ihre Arbeitskräfte optimal.
Kosten senken
Geplant wird präzise nach Bedarf. So vermeiden Sie z.B. Überstunden und reduzieren teure Mehrkosten.
Produktivität erhöhen
Wenn Ihre Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort auf der Fläche sind, steigt die Produktivität. Für weniger teure Engpässe und Überstunden.
Zufriedene Kunden
Haben Sie immer ausreichend qualifiziertes Personal zur Verfügung, um die Kundennachfrage zu bewältigen. Lange Wartezeiten werden vermieden, Kunden schneller und besser bedient.
Zufriedene Mitarbeiter
Die Wünsche Ihrer Mitarbeiter werden in die Planung ihrer Arbeitszeiten automatisch einbezogen. Für einen fairen Dienstplan.
KI-basierte Dienstplanoptimierung
Stellen Sie sicher, dass Arbeitszeitvorschriften und gesetzlichen Bestimmungen immer automatisiert eingehalten werden. Eine korrekte Planung verhindert Verstöße und minimiert das Risiko von rechtlichen Konsequenzen.
Unsere Lösungen auf einen Blick
Von der Zeiterfassung bis zur Dienstplanung: Wir haben die passende Lösung für Ihre Anforderungen.
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