Software zur Personalbedarfsplanung & Personalbedarfsermittlung

Mehr über Personal­bedarfs­planung und Personal­be­darfs­analyse

• Was versteht man unter Personalbedarfsanalyse und Personalbedarfsplanung? (Definition)

  Die Personalbedarfsanalyse ermittelt ganz präzise den individuellen Personalbedarf im Unternehmen. Sie untersucht und bestimmt den quantitativen und qualitativen Personalbedarf eines Unternehmens. Das Ziel ist dabei immer sicherzustellen, dass zu jeder Zeit genügend qualifizierte Mitarbeiter verfügbar sind, um die betrieblichen Anforderungen und Ziele zu erfüllen. Für die Ermittlung des Personalbedarfs werden nicht nur historische Werte herangezogen, sondern auch viele weitere Bedarfstreiber. Anhand von Daten zu z.B. Wetter, Umsatzzahlen o.ä. werden genaue Prognosen zum zukünftigen Personalbedarf erstellt.

  Auf Basis der Personalbedarfsermittlung erfolgt dann die Personalbedarfsplanung. Sie legt fest, wie viele Mitarbeiter wann an welchem Ort mit welchen Qualifikationen eingesetzt werden müssen.

  Folgende Fragen sollten dabei beantwortet werden:

  • Wie viele Mitarbeiter werden benötigt?
  • Wo müssen die Mitarbeiter eingeplant werden?
  • Zu welchen Zeiten müssen die Mitarbeiter eingeplant werden?
  • Welche Qualifikationen müssen die Mitarbeiter haben?

   

• Was gehört zur Personalbedarfsplanung?

  Die Personalbedarfsanalyse beantwortet systematisch die Fragen „Wen und wieviel brauchen wir?“ und liefert die Datenbasis; die Personalbedarfsplanung übersetzt diese Ergebnisse in konkrete Entscheidungen und Maßnahmen, um den Bedarf zeitgerecht, kosteneffizient und rechtssicher zu decken.

  Was gehört zur Personalbedarfsplanung?

  • Zeithorizonte: Kurzfristig (Tage/Wochen), mittelfristig (Monate), langfristig (Jahre).
  • Menge und Qualität: Wie viele Mitarbeiter werden gebraucht? Welche Fähigkeiten und Qualifikationen müssen sie haben?
  • Arten des Bedarfs: Neubedarf (Wachstum), Ersatzbedarf (Kündigungen, Rente) und Reservebedarf (Puffer für Ausfälle).
  • Einsatzplanung: Wann (Schichten, Arbeitszeiten) und wo (Standort, Abteilung) sollen die Mitarbeitenden eingesetzt werden?
  • Maßnahmen zur Deckung: Einstellung, Umschulung/Weiterbildung, interne Versetzung, Zeitarbeit oder Outsourcing.
  • Instrumente: Stellenplan, Schichtpläne, HR-Systeme und Kennzahlen (z. B. Besetzungsgrad).
  • Controlling: Überprüfen, ob Planung und Realität übereinstimmen; Anpassungen vornehmen.
  • Recht und Budget: Arbeitsrechtliche Vorgaben, Tarifverträge und finanzielle Mittel berücksichtigen.
  • Abstimmung: Absprachen mit Fachbereichen, Management und Betriebsrat.

  Diese Elemente sorgen dafür, dass zur richtigen Zeit die richtige Anzahl an Mitarbeitern mit den passenden Fähigkeiten am richtigen Ort zur Verfügung steht

• Was sind die Vorteile einer gezielten Personalbedarfsplanung und Personalbedarfsanalyse?

  Eine genaue Personalbedarfsplanung und Personalbedarfsanalyse ist enorm wichtig, um Personalressourcen optimal einzusetzen. Wenn Sie Dienstpläne erstellen, Aufträge koordinieren oder auch Maßnahmen der Personalbeschaffung planen, müssen Sie auf den Personalbedarf Rücksicht nehmen. Nur wenn ein ausgewogenes Verhältnis zwischen dem Arbeitsanfall und der personellen Kapazität besteht, erreichen Sie die höchstmögliche Effizienz und bleiben wettbewerbsfähig.

  Der große Vorteil der Personalbedarfsanalyse besteht darin, dass sie genaue Prognosen über den künftigen Personalbedarf liefern kann. Auf dieser Grundlage kann der Personaleinsatz geplant werden. Zum Teil zeigt sich hier auch, dass noch Maßnahmen der Personalbeschaffung nötig sind oder ein gezieltes Schulungsmanagement zur Qualifizierung der vorhandenen Mitarbeiter erforderlich ist. Die Personalbedarfsanalyse liefert also Erkenntnisse, die für das gesamte Human Ressource Management wichtig sind.

• Was muss eine gute Software zur Personalbedarfsermittlung können?

  Eine gute Software zur Personalbedarfsermittlung konzentriert sich auf die Bedürfnisse und Anforderungen des eigenen Unternehmens und bezieht individuelle Bedarfstreiber in die Berechnungen ein. Es sollten dabei beliebig viele Bedarfstreiber möglich sein, um die Bedarfsprognose ändern oder anpassen zu können. Zudem sollten Sie großen Wert auf einen hohen Bedienkomfort, eine umfassende Funktionalität sowie ein hohes Maß an Sicherheit legen.

  Mit plano WFM wird der ermittelte Personalbedarf ideal auf Ihre Mitarbeiter verteilt. Die Personalbedarfsermittlung ist bei uns dabei ebenso wie die Dienstplanung in das gesamte Workforce Management integriert. Das Ergebnis ist ein optimierter Dienstplan, der auf den Berechnungen aus der Personalbedarfsplanung basiert und den benötigten Personalbedarf perfekt abdeckt.

• Wie kann KI-gestützte Software die Personalbedarfsanalyse unterstützen?

  Künstliche Intelligenz bzw. KI-Technologie kommt oft in Personalsoftware zum Einsatz und kann auch die Personalbedarfsanalyse enorm verbessern.

  Künstliche Intelligenz ist gut für sachliche Prognosen geeignet und kann auf der Grundlage der vorhandenen Daten den Personalbedarf zuverlässig abschätzen. Mit ihr kann eine große Menge von historischen Arbeitsdaten analysiert werden, um Muster und Trends zu identifizieren. Dadurch können saisonale Schwankungen, Spitzenzeiten und andere wiederkehrende Muster erkannt werden, die bei der Vorhersage des zukünftigen Personalbedarfs wichtig sind. KI kann außerdem Echtzeit-Daten wie z.B. Verkaufsdaten aus verschiedenen Quellen erfassen. Diese Daten können verwendet werden, um den aktuellen Bedarf genauer zu bestimmen und schnell auf Veränderungen zu reagieren.

  Aus den vorhandenen Daten werden dann KI-basierte Prognosemodelle erstellt, die den Personalbedarf basierend auf verschiedenen Variablen vorhersagen. Diese Modelle können komplexere Zusammenhänge berücksichtigen, als es manuell möglich wäre, und damit auch genauere Prognosen ermöglichen.