Ausfallmanagement in der Pflege

Unter Ausfallmanagement in der Pflege (sowie im gesamten Gesundheitswesen) versteht man die Gesamtheit aller strategischen, organisatorischen und technischen Maßnahmen zur systematischen Kompensation von kurzfristigen und unvorhergesehenen Personalausfällen (z. B. durch Krankheit oder Notfälle). 

Ziel eines professionellen Ausfallkonzepts in der Pflege ist es: 

• Mindestbesetzungen und Fachkraftquoten verlässlich zu sichern 
• Versorgungsqualität aufrechtzuerhalten  
• Das Stammpersonal vor Überlastung durch ständiges „Einspringen aus dem Frei“ zu schützen. 

Insbesondere beim Ausfallmanagement in der Altenpflege und im Krankenhausbereich bildet ein solches Konzept die Brücke zwischen Dienstplansicherheit und Mitarbeitergesundheit.

Weil Ausfälle keine Ausnahme sind, sondern statistische Gewissheit. 

Pflegekräfte fehlen im Schnitt deutlich häufiger und länger als Beschäftigte anderer Branchen, besonders in der Altenpflege und oft bedingt durch hohe psychische Belastungen. Wer diese Realität ignoriert und Ausfälle als seltene Notfälle behandelt, überlastet das verbleibende Team und setzt eine gefährliche Abwärtsspirale in Gang. 

Wie drastisch der Unterschied zum allgemeinen Arbeitsmarkt tatsächlich ist, verdeutlicht die Auswertung der Techniker Krankenkasse: 

Quelle: Fehlzeiten von Pflegekräften | Die Techniker – Presse & Politik 

Rechnet man das kurz hoch, wird aus der Statistik ein Dienstplan-Problem: Zehn Fehltage Differenz pro Kopf bedeuten bei 100 Beschäftigten rund 1.000 zusätzliche Fehltage im Jahr. Die müssen nicht nur irgendwie verschwinden, sie müssen von jemandem übernommen werden. Und das ist die eigentlich interessante Frage: von wem? 

Im Alltag verschmelzen die ersten vier Stationen häufig zu einem einzigen Telefonmarathon. Der fünfte Schritt findet erfahrungsgemäß gar nicht statt, weil schon der nächste Anruf wartet. 

„Hauptsache, jemand kommt”? Eher nicht. 

Dazu kommt ein Mythos, der sich hartnäckig hält: Hauptsache, die Schicht ist voll. Im Gesundheitswesen ist das selten die ganze Wahrheit: 

• Auf der Intensivstation braucht es andere Kompetenzen als im Wohnbereich 
• Im OP andere als in der Tagespflege 
• Im Rettungsdienst wieder andere als in der Praxis 

Mindestbesetzungen, Fachkraftquoten und Nachweise gelten auch dann, wenn sich um kurz vor sechs jemand erbarmt. 

Eine Lücke ist also nie nur eine Lücke, sondern eine Lücke mit Anforderungsprofil. Wer die Qualifikationen seines Teams nicht auf einen Blick kennt, ruft im Zweifel die Falschen an oder übersieht die Richtigen. Ein sauber gepflegtes Skill Management und Qualifikationsmanagement ist deshalb keine Verwaltungsspielerei, sondern die Voraussetzung dafür, dass das Ausfallmanagement überhaupt zielgenau arbeiten kann. 

Pooling: Wenn nicht jeder Ausfall ein Einzelfall sein muss

Eine der wirksamsten Antworten auf das Dauerprovisorium ist ein Gedanke, der in der Industrie längst Alltag ist und im Gesundheitswesen noch zu selten gedacht wird: Warum nicht eine gemeinsame Ressource schaffen, statt jede Station einzeln um Ersatz betteln zu lassen? 

Ein Mitarbeitenden-Pool bündelt Beschäftigte mit ähnlichen Qualifikationen, die nicht fest an eine Einheit gebunden sind, sondern situativ dort eingesetzt werden, wo gerade Bedarf besteht. Das nimmt dem einzelnen Teamleiter die Last, jeden Ausfall allein zu lösen. Und es verschiebt das Selbstverständnis: vom „Meine Station, mein Problem” zum „Unser Haus, unsere Ressource”. Eine ausführliche Einführung bietet unser plano-Beitrag Pooling mit WFM-Software. 

Mitreden macht einspringbereit

Es liegt nahe, dass die Bereitschaft zum Einspringen auch etwas damit zu tun hat, wie viel Einfluss man sonst auf den eigenen Dienstplan hat. Wer seine Wünsche einbringen, Dienste tauschen und offene Schichten selbst einsehen kann, erlebt den kurzfristigen Einsatz eher als Entscheidung, denn als Zumutung. 

Genau hier setzt das Mitarbeitendenportal myplano an: Verfügbarkeiten und Präferenzen werden digital hinterlegt, flossen automatisch in die Planung ein und werden auch beim Pooling berücksichtigt. Wer noch einen Schritt weitergehen will, findet im Self Rostering ein Modell, bei dem Teams ihre Dienste stärker selbst gestalten. Ob das für jedes Haus passt, ist eine Frage der Kultur und der Vorbereitung (der Betriebsrat sollte früh mit am Tisch sitzen). Als Gedankenspiel lohnt es sich allemal. 

Lücken lesen lernen

Und dann wäre da noch Station fünf, die so gern vergessen wird. Wer Ausfälle systematisch auswertet, erkennt Muster: 

• Montagmorgens fällt auffällig oft jemand aus? 
• Auf einer Station häufen sich die Engpässe? 
• Im November kippt der Plan regelmäßig? 

Diese Erkenntnisse sind Gold wert, wenn sie in die nächste Planung zurückfließen.
Eine fundierte Personalbedarfsanalyse hilft dabei, den echten Bedarf zu kennen, und eine KI-gestützte Dienstplanoptimierung sorgt dafür, dass der Plan von Anfang an etwas verkraftet.  

Das Ziel ist kein Plan ohne Ausfälle (den gibt es nicht), sondern einer, der sie aushält. 

Zurück zum Telefon 

Zurück zur Telefonliste: Sie hat jahrzehntelang treue Dienste geleistet, und niemand soll ihr das absprechen. Aber sie ist ein Werkzeug für eine Welt, in der Ausfälle selten sind. In der Welt, in der wir arbeiten, sind sie die Regel. 

Ausfallmanagement ist deshalb weniger eine Frage des Notfallplans als eine der Haltung: Planen wir den Normalfall wie einen Normalfall? Behandeln wir die Freizeit unserer Teams wie einen Puffer oder wie das, was sie ist? Und sind wir bereit, aus jedem Ausfall zu lernen, statt nur den nächsten zu überstehen? 

Wenn Sie sehen möchten, wie sich offene Dienste digital, fair und schnell besetzen lassen, vereinbaren Sie eine unverbindliche Demo. 

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