Personeelsplanning | Software | CAO en ATW regels

Het maken van een personeelsplanning kan vrij ingewikkeld zijn. De uitgebreide regelgeving op het gebied van arbeidsovereenkomsten, arbeidstijdenwet en privacy (CAO’s, ATW en AVG), maken het er niet eenvoudiger op. Gelukkig is er tegenwoordig geavanceerde Workforce Management software op de markt die je hierbij kan helpen.

Inhoud

↓ Verwerk CAO en ATW in je planning
↓ Workforce Management software
↓ Collectieve arbeidsovereenkomst (CAO)
↓ Arbeidstijdenwet (ATW)
↓ Algemene verordening gegevensbescherming
↓ Wet en regelgeving verwerkt – kosten bespaard

Verwerk CAO en ATW in je planning

Ben je manager in de retail, planner in een distributiecentrum, ziekenhuis of elders? Dan ben je elke week, of maand, verantwoordelijk voor het maken van het rooster waarin je het werk dat gedaan moet worden, matcht met het beschikbare personeel. Maar ja, als je een medewerker inroostert voor een vroege dienst nadat deze al een late dienst heeft gedraaid, mag dat alleen als daar minimaal acht uur rust tussen zit. En als je als supermarktmanager met vijftienjarige vakkenvullers werkt, zal de Arbeidsinspectie je extra goed in de gaten houden. Kortom, weet welke regels er voor jou en je personeel gelden en verwerk ze in je planning.

Workforce Management software

Als je een manager van een kleine winkel bent, is een planning nog te overzien. Heb je een grote keten met veel personeel, dan wordt het een stuk ingewikkelder. Ben je planner bij een distributiecentrum met veel chauffeurs in dienst, dan sta je voor de uitdaging om elke dag ervoor te zorgen dat je klanten op tijd geleverd krijgen. Een supermarkt die opengaat met lege schappen is funest voor de omzet en reputatie. En wat als je planner bent in een ziekenhuis waar altijd personeel moet zijn: overdag, ’s avonds en ‘s nachts? Met een Excel-sheet red je het dan niet meer.

Workforce Management-software kan dan een uitkomst zijn. Groot voordeel is dat je daar ook alle voorwaarden en beperkingen als gevolg van regelgevingen in kunt programmeren. Wanneer je iemand inroostert op een tijdstip dat niet mag (bijvoorbeeld vanwege zijn leeftijd of omdat hij te weinig rust heeft gehad), ontvang je meteen automatisch een waarschuwing. Met de volgende wetten, regels en overeenkomsten moet je natuurlijk rekening houden bij het opstellen van je personeelsplanning.

Collectieve arbeidsovereenkomst (CAO)

In de collectieve arbeidsovereenkomst zijn afspraken vastgelegd over arbeidsvoorwaarden: loon, toeslagen, betaling van overwerk, werktijden, proeftijd, opzegtermijn of pensioen, enzovoorts. Er bestaan twee soorten. De eerste is een bedrijfstak-cao: een collectieve afspraak die voor een hele sector geldt, bijvoorbeeld Retail Non-Food. De tweede is een ondernemings-cao: een collectieve afspraak die geldt binnen één bedrijf. Als Interflex volgen we alle cao-ontwikkelingen nauwlettend. Bijvoorbeeld als er een nieuwe regeling voor betaald ouderschapsverlof komt. Dan informeren we onze klanten daarover. Sommige organisaties voeren zo’n cao-wijziging zelf door in hun Workforce Management software, andere vinden het prettig als wij dat voor ze doen.

Arbeidstijdenwet (ATW)

In de Arbeidstijdenwet zijn de regels over onder andere werktijden, rusttijden, pauzes en nachtdiensten vastgelegd. De ATW geldt voor alle werknemers van 18 jaar en ouder, inclusief stagiairs, uitzendkrachten en gedetacheerden. Voor jongeren onder de 18 jaar gelden aparte regels. Iemand van 16 of 17 die meer dan 4,5 uur werkt, heeft recht op een half uur pauze. Ook heeft hij recht op extra rusttijden. Jongeren kunnen bovendien twee pauzes van minimaal 15 minuten hebben in plaats van één pauze van een half uur. Voor iemand die jonger is dan 16 gelden nog strengere regels. Deze medewerkers zijn leerplichtig en mogen slechts op beperkte tijden werkzaamheden voor je verrichten. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert. Bij overtreding riskeer je als werkgever een boete.

Dat betekent dus dat je zowel de werktijden als pauzes nauwgezet moet monitoren en registreren. Dat kan door medewerkers in- en uit te laten klokken met een pasje of met hun telefoon. Daarmee voorkom je discussies achteraf. Met de inspectie maar ook met je medewerkers, bijvoorbeeld wanneer ze hun loonstrook en salaris ontvangen. Bijkomend voordeel is dat de salarisadministratie alle gedraaide werkuren automatisch, in realtime, in haar systeem ontvangt.

Algemene verordening gegevensbescherming

In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn regels voor de verwerking van persoonsgegevens door particuliere bedrijven en overheidsinstanties in de Europese Unie vastgelegd. Wanneer je gegevens van medewerkers in je systeem opslaat, is er al sprake van gegevensverwerking. Elk bedrijf heeft er dus mee te maken. Een voorbeeld: als medewerker kun je via een app je eigen werkrooster inzien, maar vaak ook het rooster van je collega’s of op zijn minst de mensen in je team op de dagen dat je werkt. Maar sommige mensen vinden het niet prettig dat hun collega’s kunnen zien dat ze ziek zijn of zwanger. Volgens de privacywetgeving AVG zul je dat dan moeten aanpassen in je systeem: je mag alleen vermelden dat iemand afwezig is, zonder de reden daarvan te vermelden.

Wet en regelgeving verwerkt – kosten bespaard

Al deze regels hebben ook gevolgen voor de kosten van je organisatie. Iemand op zondag of ’s nachts inplannen, is kostbaarder dan overdag op een doordeweekse dag. Een winkelbediende van 16 met het minimumjeugdloon is aanzienlijk goedkoper dan iemand van 21 die recht heeft op het wettelijk minimumloon. Met Workforce Management software kun je heel snel en gemakkelijk je optimale planning samenstellen rekening houdend met de geldende wet en regelgeving. Daarmee heb je meteen je verantwoording richting het hoofdkantoor, bespaar je kosten en kom je niet voor verrassingen staan. Op basis van de gegevens uit het verleden kun je ook evalueren en voortuitkijken. Hebben we genoeg of te weinig personeel ingezet, afgezet tegen de omzet, het aantal bezoekers, klanten, of patiënten? Hoeveel heeft ons dit gekost? Wat was het ziekteverzuim? Wat leren we hiervan? Wat verwachten we voor de toekomst? Allemaal cruciale vragen die van invloed zijn op het welslagen van je organisatie.

Wil je meer weten?

Ga voor meer informatie over CAO en ATW regels in je personeelsplanning en de toepassingen naar:

→ Personeelsplanning van plano