Arrêt de la CJUE sur l’enregistrement obligatoire du temps de travail - Dispositions pour l'enregistrement numérique et analogique du temps de travail.
La bonne vieille pointeuse est connue de nombreuses personnes, mais cette méthode n’est aujourd’hui plus beaucoup utilisée. L’enregistrement du temps de travail est ainsi passé au second plan, même s’il reste pertinent. D’une part, il est important sur le plan de la gestion d’entreprise ; d’autre part, un arrêt de la Cour de justice de l’Union européenne a provoqué quelques remous en la matière.
Contenu
↓ Définition de l’enregistrement obligatoire du temps de travail
↓ Arrêt de la CJUE sur l’enregistrement obligatoire du temps de travail – Dispositions pour l’enregistrement numérique et analogique du temps de travail.
↓ L’arrêt du Bundesarbeitsgericht sur l’enregistrement du temps
↓ Délais de mise en place d’un système d’enregistrement du temps électronique
↓ L’obligation d’enregistrement du temps en télétravail
↓ Check-list : ce qu’implique l’enregistrement légal du temps de travail en Europe
↓ 5 conseils pour appliquer l’enregistrement du temps de travail
↓ À quels aspects de la protection des données prêter attention dans le cadre de l’enregistrement du temps de travail ?
↓ Quelles entreprises sont concernées par la loi d’enregistrement du temps de travail en Europe ?
↓ Que se passe-t-il pour les entreprises qui ne respectent pas l’obligation d’enregistrer le temps de travail ?
↓ Quels systèmes vous aident à respecter l’obligation d’enregistrer le temps de travail ?
Définition de l’enregistrement obligatoire du temps de travail
L’enregistrement obligatoire du temps de travail désigne l’obligation pour les employeurs de consigner et de documenter systématiquement les heures réalisées par leurs employés. Cette obligation, en fonction du pays de la juridiction compétente, peut contraindre à respecter les réglementations, lois et conventions collectives en vigueur. Elle a pour principal but de protéger les droits des employés et de faire appliquer les lois sur le temps de travail en Europe.
Arrêt de la CJUE sur l’enregistrement obligatoire du temps de travail – Dispositions pour l’enregistrement numérique et analogique du temps de travail.
L’arrêt de la CJUE de mai 2019 sur l’enregistrement du temps de travail précise que toutes les entreprises doivent mettre en place un système consignant les heures travaillées. La Cour de justice de l’Union européenne a ainsi défini une obligation applicable à toute l’Europe et à laquelle toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent se conformer. Cette loi exige d’enregistrer et de documenter l’heure de début, la durée et l’heure de fin des temps de travail réellement effectués chaque jour. Cet enregistrement doit être objectif, fiable et accessible.
L’arrêt du Bundesarbeitsgericht sur l’enregistrement du temps de travail
La Cour de justice de l’Union européenne a instauré dans son arrêt l’obligation d’enregistrer le temps de travail. Sur le plan national, il n’y a eu cependant aucune réglementation définie pendant un certain temps. Un arrêt du Bundesarbeitsgericht (tribunal fédéral du travail en Allemagne) a finalement mis un terme à ce manquement en 2022. Celui-ci confirme l’arrêt de la CJUE et constitue donc la base légale de l’obligation d’enregistrement du temps de travail en Allemagne.
Délais de mise en place d’un système d’enregistrement électronique du temps de travail.
Alors que l’arrêt de la CJUE n’a eu aucun effet immédiat en Allemagne, l’arrêt national du Bundesarbeitsgericht contraint désormais les entreprises à respecter cette obligation. Pour ce faire, les employeurs doivent mettre en place un système électronique d’enregistrement du temps de travail. Le législateur allemand accorde cependant une période de transition aux entreprises en fonction de leur taille. Elles peuvent passer d’un système analogue à un système numérique dans les délais suivants :
- Moins de 10 employés : l’enregistrement du temps de travail sous format papier reste autorisé
- Moins de 50 employés : 5 ans
- Moins de 250 employés : 2 ans
- Plus de 250 employés : 1 an
L’obligation d’enregistrement du temps en télétravail
Les systèmes classiques d’enregistrement du temps consignent les présences des employés sur site. Le télétravail constitue donc un cas particulier. Les employés ne se trouvent pas dans les locaux de l’entreprise, mais exécutent leur travail chez eux. L’enregistrement du temps de travail représente donc un défi, puisqu’on ne peut pas contrôler facilement la présence du personnel concerné sur son lieu de travail. Il y a donc une demande de systèmes numériques permettant d’enregistrer les heures en télétravail. L’obligation de consigner le temps de travail peut ainsi être également respectée pour les employés travaillant chez eux.
Check-list : ce qu’implique l’arrêt de la CJUE sur l’enregistrement du temps de travail
L’arrêt de la Cour de justice de l’Union européenne exige l’enregistrement du temps de travail au sein de l’Union. Cet arrêt entraîne quelques autres conséquences, souvent négligées. La liste ci-dessous vous aide à en tenir en compte et vous indique clairement comment l’arrêt sur l’enregistrement du temps de travail affecte les États membres de l’Union européenne :
- Les informations relatives à l’enregistrement du temps de travail doivent être conservées pendant au moins deux ans.
- Les journaux consignant les temps de travail doivent être accessibles pour les employés et les organisations syndicales.
- Les heures de début, de fin et les durées de travail doivent être enregistrées quotidiennement.
- Les employeurs peuvent déléguer l’enregistrement du temps de travail aux employés.
- Les réglementations relatives à la protection des données doivent également être respectées dans le cadre de l’enregistrement du temps de travail.
5 conseils pour appliquer l’enregistrement du temps de travail
Avant la réglementation actuelle sur l’enregistrement du temps de travail, les entreprises allemandes n’étaient contraintes de consigner les heures réalisées par leurs employés que dans certains cas. Désormais, elles n’ont pas d’autre choix que de prendre des mesures, l’obligation d’enregistrer les temps de travail s’appliquant à toutes les entreprises de l’Union européenne. Les cinq précieux conseils ci-dessous les aideront à relever ce défi :
- Notez bien que l’obligation d’enregistrer le temps de travail s’applique à toutes les entreprises sans exception !
- Vérifiez si une méthode d’enregistrement analogique est suffisante pour votre activité !
- Renseignez-vous sur les délais accordés pour mettre en place les systèmes électroniques d’enregistrement du temps de travail !
- Intégrez la gestion du temps à votre système de gestion du personnel !
- Utilisez un logiciel professionnel pour l’enregistrement électronique des heures travaillées !
À quels aspects de la protection des données prêter attention dans le cadre de l’enregistrement du temps de travail ?
Des inquiétudes concernant la protection des données surgissent souvent dans le cadre de l’enregistrement du temps de travail. Les réglementations strictes en matière de sécurité des informations sont prédominantes et amènent parfois à des incertitudes. Mais la collecte et le stockage des données lors de l’enregistrement du temps de travail sont dans l’ordre des choses et une nécessité absolue. Il est dès lors crucial de prendre la protection des données au sérieux. Le logiciel utilisé doit donc répondre aux normes les plus élevées et doit aussi permettre de gérer correctement le processus au niveau de l’entreprise. Si nécessaire, des formations spécifiques peuvent sensibiliser les responsables d’entreprise à la protection des données en matière d’enregistrement du temps de travail.
Quelles entreprises sont concernées par la loi d’enregistrement du temps de travail en Europe ?
L’arrêt de la CJUE exige l’enregistrement du temps de travail pour tous les secteurs d’activité. Aucune dérogation n’est prévue pour aucun domaine. Cela vaut également pour l’arrêt du Bundesarbeitsgericht, qui confirme l’obligation d’enregistrement. Les entreprises sont par conséquent contraintes de consigner les heures effectuées par leurs employés.
Que se passe-t-il pour les entreprises de l’Union européenne qui ne respectent pas l’obligation d’enregistrer le temps de travail ?
Les entreprises qui ne respectent pas l’obligation d’enregistrer le temps de travail, par négligence ou ignorance, doivent en supporter les conséquences. Toute infraction à l’encontre des lois sur le temps de travail et la protection du travail peut entraîner de sévères sanctions. Les amendes peuvent s’élever à des montants à cinq chiffres. Par ailleurs, la faute peut parfois être considérée comme un délit, passible de sanctions pénales. Les chefs d’entreprise doivent donc prendre très au sérieux cette obligation d’enregistrement du temps de travail et ne peuvent s’autoriser aucune négligence.
Quels systèmes vous aident à respecter l’obligation d’enregistrer le temps de travail de l’Union européenne ?
Les réglementations actuelles sur l’obligation de consigner le temps de travail ne prévoient aucun système d’enregistrement particulier. Les heures effectuées par les employés peuvent donc être enregistrées à l’aide d’une méthode analogique ou d’un outil numérique. Les solutions numériques sont plus actuelles et elles offrent aussi de nombreux avantages aux entreprises et aux employés. Le processus d’enregistrement peut en effet être facilement délégué aux employés eux-mêmes, et ainsi soulager le service RH. Les salariés pointent simplement leurs heures d’arrivée et de départ ainsi que leurs pauses, déplacements ou autre via ordinateur, terminal ou même téléphone portable, ce qui permet d’optimiser les processus liés à la gestion du personnel. Si un tel portail pour employés existe aussi en version mobile, toutes ses fonctionnalités peuvent être utilisées en déplacement.
Récapitulatif
L’utilisation d’un système d’enregistrement du temps de travail est non seulement devenue une obligation légale, mais s’avère aussi judicieuse, notamment s’il s’agit d’une solution numérique. Un outil moderne profite autant aux entreprises qu’aux employés. Il permet aux entreprises de contrôler, d’analyser et de documenter correctement les heures de travail réalisées par le personnel. Il les aide dans le même temps à assumer leurs responsabilités et à se conformer aux lois sur le temps de travail. Un tel logiciel réduit de plus les contraintes des employés, la pression liée à une disponibilité constante et, dans le pire des cas, les problèmes de santé. L’enregistrement systématique du temps de travail crée une transparence qui contribue finalement au bien-être du personnel. Des systèmes combinés tels que notre portail pour employés offrent d’autres fonctionnalités, comme la possibilité d’échanger les horaires. Ils fournissent encore plus d’avantages et assurent une plus grande satisfaction des employés sur le long terme.
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