Uitspraak HvJ over verplichte werktijdregistratie - vereisten voor digitale en analoge tijdregistratie
Veel mensen kennen de prikklok nog van vroeger. Hij is nu grotendeels verouderd. Hierdoor is werktijdregistratie op de achtergrond geraakt, hoewel het nog steeds relevant is. Aan de ene kant is het registreren van werktijden belangrijk vanuit het oogpunt van bedrijfsvoering, aan de andere kant heeft een uitspraak van het Europese Hof van Justitie, het zogenaamde prikklokarrest, voor opschudding gezorgd.
Inhoud
↓ Definitie van verplichte tijdregistratie
↓ Arrest van het EHJ over de verplichting om werktijden te registreren – Vereisten voor digitale en analoge tijdregistratie
↓ Het BAG-oordeel over tijdregistratie
↓ Overgangsperioden voor de invoering van een elektronisch tijdregistratiesysteem
↓ De verplichte tijdregistratie voor thuiswerk
↓ Checklist: Dit zijn de gevolgen van het arrest van het EHJ over werktijdenregistratie
↓ 5 tips voor het implementeren van de verplichte tijdregistratie
↓ Wat moet er in acht worden genomen met betrekking tot gegevensbescherming in verband met de verplichte tijdregistratie?
↓ Voor welke bedrijven geldt de verplichte tijdregistratie?
↓ Wat gebeurt er als bedrijven niet voldoen aan de verplichte tijdregistratie?
↓ Welke tijdregistratiesystemen zijn geschikt om aan de verplichting te voldoen?
Definitie van verplichte tijdregistratie
De term “verplichte tijdregistratie” beschrijft de verplichting van werkgevers om de werkuren van hun medewerkers systematisch te registreren en te documenteren. Afhankelijk van het land kan deze verplichting bij wet worden voorgeschreven om naleving van de arbeidstijdenregeling, arbeidstijdenwetgeving en cao-overeenkomsten te garanderen. Het primaire doel van de verplichte tijdregistratie is het beschermen van medewerkersrechten en het naleven van wettelijke vereisten.
Arrest van het EHJ over de verplichting om arbeidstijd te registreren – vereisten voor digitale en analoge tijdregistratie
Het arrest van het Europees Hof van Justitie over werktijdenregistratie van mei 2019, ook bekend als het prikklokarrest, stelt dat alle bedrijven een registratiesysteem voor werktijden moeten invoeren. Het Europese Hof van Justitie heeft dus een EU-brede verplichte tijdregistratie opgelegd waaraan elk bedrijven moet voldoen, ongeacht hoe groot. Begin, duur en einde, en dus de werkelijke dagelijkse werktijd, moeten worden vastgelegd en gedocumenteerd. Tijdregistratie moet objectief, betrouwbaar en toegankelijk zijn.
Het BAG-arrest over tijdregistratie
In zijn prikklokarrest heeft het Europees Hof van Justitie een EU-brede verplichting ingevoerd om werktijden te registreren. In tegenstelling daarmee was er lange tijd geen gestandaardiseerde regelgeving op nationaal niveau. Dit veranderde na een uitspraak van het Federale Arbeidsgerecht in 2022. Het BAG-arrest bevestigde het arrest van het EHJ en is een mijlpaal op het gebied van arbeidstijdregistratie. Daarom bestaat er in Duitsland een fundamentele verplichting om de arbeidstijd te registreren.
Overgangsperioden voor de invoering van een elektronisch tijdregistratiesysteem
Nadat de uitspraak van het EHJ aanvankelijk geen gevolgen had in Duitsland, legt de nationale uitspraak van het Federale Arbeidsgerechtshof bedrijven nu de verplichting op. Werkgevers moeten een elektronisch tijdregistratiesysteem invoeren. De wetgever geeft bedrijven echter een overgangsperiode, afhankelijk van hun grootte. De volgende termijnen gelden voor de overgang van een analoog tijdregistratiesysteem naar een digitaal systeem:
- maximaal 10 medewerkers – tijdregistratie op papier blijft mogelijk
- minder dan 50 medewerkers – 5 jaar
- minder dan 250 medewerkers – 2 jaar
- 250 medewerkers of meer – 1 jaar
De verplichte tijdregistratie voor thuiswerken
Traditionele tijdregistratiesystemen registreren de aanwezigheid van werknemers in het bedrijf. Thuiswerkers zijn een speciaal geval. De medewerkers zijn niet in het bedrijf, maar doen hun werk vanuit huis. Het registreren van werktijden kan hier lastig zijn, omdat de aanwezigheid niet gemakkelijk kan worden gecontroleerd. Daarom is er vraag naar digitale tijdregistratiesystemen die zijn aangepast aan digitaal thuiswerken. Op deze manier kan de verplichting om werktijden te registreren ook worden ingevoerd voor medewerkers die thuiswerken.
Checklist: De gevolgen van het arrest van het EHJ over werktijdenregistratie
Het prikklok-arrest van het Europees Hof van Justitie heeft geleid tot een EU-brede verplichting om werktijden te registreren. De uitspraak heeft nog andere gevolgen die vaak worden vergeten. De volgende checklist laat zien wat de gevolgen zijn van de uitspraak voor registratie van arbeidstijden in de EU-lidstaten:
- De informatie uit de tijdregistratie moet minstens twee jaar worden bewaard.
- Tijdregistratielogboeken moeten toegankelijk zijn voor medewerkers en vakbonden.
- Begin, einde en duur van de werktijd moet dagelijks worden geregistreerd.
- Werkgevers kunnen de registratie van werktijd delegeren aan medewerkers.
- De wettelijke voorschriften inzake gegevensbescherming moeten ook worden nageleefd bij het registreren van werktijden.
5 tips voor het implementeren van de verplichte tijdregistratie
Vóór de huidige jurisprudentie over de verplichte tijdregistratie waren bedrijven in Duitsland alleen in bepaalde gevallen verplicht om werktijden van medewerkers te registreren. Er moet nu echter actie worden ondernomen, want de verplichte tijdregistratie geldt voor alle bedrijven in de Europese Unie. Aan bedrijven die aan deze opgave moeten voldoen, geven we hieronder vijf waardevolle tips:
- Let op: de verplichte tijdregistratie geldt voor alle bedrijven!
- Ontdek of analoge werktijdregistratie toereikend is in jouw bedrijf!
- Bekijk de deadlines voor de invoering van elektronische tijdregistratiesystemen!
- Integreer tijdmanagement in je workforce management!
- Gebruik professionele software voor elektronische tijdregistratie!
Waarop moet je letten met betrekking tot gegevensbescherming in verband met de verplichte tijdregistratie?
Er is bezorgdheid over gegevensbescherming in verband met de tijdsregistratie van personeel. Strenge regels voor gegevensbescherming zijn vandaag de dag wijdverbreid en veroorzaken soms onzekerheid. Het is absoluut onvermijdelijk dat er informatie wordt verzameld en opgeslagen wanneer werktijden worden geregistreerd. Het is daarom belangrijk dat gegevensbescherming serieus wordt genomen. Aan de ene kant is het belangrijk dat de software aan de hoogste normen voldoet, aan de andere kant moet het systeem ook op operationeel niveau op de juiste manier worden gebruikt. Indien nodig kunnen trainingen medewerkers bewust maken van gegevensbescherming bij tijdregistratie.
Voor welke bedrijven geldt de verplichte tijdregistratie?
Het arrest van het EHJ resulteert in een verplichte tijdregistratie voor alle sectoren. Er zijn geen uitzonderingen voor individuele sectoren. Dit geldt ook voor het BAG-arrest dat de verplichte tijdregistratie bevestigt. Daarom zijn alle bedrijven verplicht om de werktijden van hun medewerkers te registreren.
Wat gebeurt er als bedrijven niet voldoen aan de verplichte tijdregistratie?
Bedrijven die niet voldoen aan de tijdregistratieverplichting door onwetendheid moeten rekening houden met consequenties. Overtredingen van de Arbeidstijdenwet en de Arbowet kunnen leiden tot zware straffen. Boetes kunnen oplopen tot een bedrag van vijf cijfers. Het verzuim kan ook worden gezien als een strafbaar feit en dus worden vervolgd. Ondernemers moeten de verplichting om tijd op te nemen daarom zeer serieus nemen en kunnen zich geen nalatigheid veroorloven.
Welke tijdregistratiesystemen zijn geschikt om aan de verplichting te voldoen?
De huidige arresten over de verplichte tijdregistratie schrijven geen specifiek systeem voor tijdregistratie voor. Werktijden van medewerkers kunnen daarom analoog of met een digitaal systeem worden geregistreerd. De digitale oplossing is moderner en biedt veel voordelen voor zowel het bedrijf als de medewerkers. Je kunt de registratie eenvoudigweg delegeren aan de medewerkers zelf en de HR-afdeling ontlasten. Werknemers kunnen hun komst en vertrek, pauzes, hun diensten en dergelijke via een pc, terminal of mobiele telefoon registreren in een optimaal personeelsproces. Als zo’n medewerkersportaal ook beschikbaar is als mobiele versie, kunnen alle voordelen ook onderweg worden benut.
Samenvatting
Het gebruik van tijdregistratiesystemen is niet alleen verplicht, maar ook de moeite waard. Vooral als het digitaal is. Een moderne tool heeft voordelen voor zowel het bedrijf als de medewerkers. Bedrijven kunnen de werktijden van hun medewerkers controleren en analyseren en deze op een wettelijk correcte manier documenteren. Tegelijkertijd voldoen ze aan de arbeidstijdenwetgeving. Dit geeft minder stress bij medewerkers, minder druk door constante beschikbaarheid en mogelijk minder gezondheidsklachten. De systematische registratie van werktijden zorgt voor transparantie, wat uiteindelijk de gezondheid van medewerkers ten goede komt. Gecombineerde systemen zoals ons medewerkersportaal bieden extra functies zoals opties voor service-uitwisseling. Dit levert nog meer voordelen op en meer tevreden medewerkers op de lange termijn.
Wil je meer weten?
Ga voor meer informatie over onze software voor personeelsinzet en toepassingen naar:
Archive
Is WFM ook een zaak van HR?
Het Workforce Management proces
Zelfroosteren - 10 tips
Personeelsinzet in de retail
We zijn er voor jou
