Pointage en entreprise : loi et réglementations 2023 pour les employeurs en Allemagne
L’enregistrement du temps de travail est une tâche importante dans la gestion des ressources humaines, et elle concerne toutes les entreprises. Le pointage se justifie pleinement d’un point de vue économique, organisationnel, mais également sur le plan légal. Il vous permet en effet d’être en conformité avec les lois et réglementations relatives au temps de travail, ainsi qu’avec les conventions collectives.
Contenu
↓ Définition de l’enregistrement du temps de travail
↓ Loi et réglementations sur le pointage en entreprise
↓ Dérogations à l’obligation d’enregistrement du temps de travail
↓ Principaux types de pointage en entreprise
↓ Les défis du pointage en entreprise
↓ Check-list : Éléments à prendre en compte lors du choix d’un système de pointage
↓ 5 conseils sur le pointage en entreprise
↓ Quels sont les critères à respecter lors de l’enregistrement du temps de travail ?
↓ En quoi consiste l’arrêt de la CJUE réglementant le pointage en entreprise ?
↓ Quels sont les avantages de l’enregistrement du temps de travail ?
Définition de l’enregistrement du temps de travail
L’enregistrement du temps de travail décrit l’ensemble du processus qui consiste à consigner, documenter et suivre les heures effectuées quotidiennement par les employés d’une entreprise. Il est étroitement lié à la gestion du temps, qui, à son tour, est associée à la gestion des ressources humaines.
Loi et réglementations sur le pointage en entreprise
Le pointage en entreprise relève de la gestion des ressources humaines et traite des différents aspects du travail effectué par les employés. D’un point de vue juridique, la loi Arbeitszeitgesetz (loi sur le temps de travail) est particulièrement importante en Allemagne. Elle prévoit notamment une durée de temps de travail maximale de huit heures par jour.
En 2019, la Cour de justice de l’Union européenne (CJUE) a publié un arrêt réglementant l’enregistrement du temps de travail. La CJUE uniformise l’obligation du pointage des heures en entreprise, validée par la suite par un arrêt du Bundesarbeitsgericht (tribunal fédéral du travail en Allemagne). Les entreprises sont dès lors tenues d’enregistrer et de documenter les temps de travail de leurs employés.
Dérogations à l’obligation d’enregistrement du temps de travail
Il y a presque toujours des exceptions à une règle, et l’obligation d’enregistrement du temps de travail n’y échappe pas. En principe, toutes les entreprises sont contraintes d’enregistrer et de documenter les heures effectuées par chaque employé·e. Néanmoins, cette réglementation n’oblige pas toutes les sociétés à mettre en place un système de pointeuse électronique pour relever les temps de travail. Les petites entreprises de moins de dix salariés sont en effet exemptées de cette obligation, parce que l’utilisation d’un outil de pointage complexe serait pour elles disproportionnée.
Principaux types de pointage en entreprise
Il existe plusieurs manières de mettre en place le processus d’enregistrement du temps de travail rendu obligatoire par la loi sur le pointage en entreprise. Selon le niveau de numérisation, les heures peuvent par exemple être consignées selon les moyens suivants :
Feuilles de temps manuscrites
- Feuilles de temps manuscrites
- Tableau Excel se basant sur un modèle
- Pointeuse
- Système de pointage numérique via terminaux et/ou application
Les défis du pointage en entreprise
Quelle que soit la méthode choisie, la mise en place d’un système de pointage peut être un véritable défi pour certaines entreprises. Les difficultés varient en fonction de l’organisation et peuvent parfois se révéler fastidieuses. Le principe du pointage se heurte parfois à l’opposition des employés, qui craignent d’être davantage contrôlés ou ont des doutes quant à la protection de leurs données. Dans ce cas, l’entreprise doit clarifier les choses et créer un climat de confiance. Une formation qui explique comment bien utiliser le dispositif peut également aider à faire mieux accepter le système de pointage par les salariés.
Check-list : Éléments à prendre en compte lors du choix d’un système de pointage
Pas question de se hasarder à expérimenter lorsqu’une entreprise décide de mettre en place un système de pointage numérique. Il s’agit de faire le bon choix. Mais le marché offre une grande diversité de solutions, et prendre la bonne décision peut se révéler compliqué. La liste ci-dessous vous indique les éléments à prendre en compte :
- Fabricant
- Compatibilité
- Service client
- Gamme des fonctionnalités
- Facilité d’utilisation
- Sécurité juridique
- Coûts
5 conseils sur le pointage en entreprise
Même si les entreprises peuvent se passer d’un logiciel professionnel en enregistrant les temps de travail à l’aide d’un papier et d’un crayon ou via un simple modèle Excel, cette méthode est déconseillée. Le pointage obligatoire devrait plutôt être considéré comme une opportunité à saisir. Les conseils suivants peuvent vous être d’une grande aide :
- Comparez les différents systèmes de pointage
- Installez un logiciel RH moderne avec enregistrement du temps de travail intégré
- Expliquez à vos employés la nécessité de l’enregistrement du temps de travail
- Misez sur les formations pour exploiter au maximum le potentiel du système de pointage
- Assurez-vous tout particulièrement que le système de pointage est sécurisé et à jour.
Quels sont les critères à respecter lors de l’enregistrement du temps de travail ?
L’enregistrement des heures effectuées par vos employés doit respecter quelques critères. Tout d’abord, les données doivent être exactes, fiables et objectives, et le pointage des temps de travail doit être conforme aux réglementations, efficace et aisé. Si le système respecte ces conditions, il peut être installé au sein de l’entreprise. Idéalement, l’enregistrement des heures sera inclus dans un système de workforce management global qui regroupe toutes les activités importantes liées au temps de travail, telles que l’enregistrement et la gestion du temps ou la planification des effectifs.
En quoi consiste l’arrêt de la CJUE réglementant le pointage en entreprise ?
Dans le cadre des lois et réglementations sur l’enregistrement du temps de travail, on évoque souvent l’arrêt de la Cour de justice de l’Union européenne (CJUE) relatif au pointage en entreprise. Il s’agit d’un arrêt publié en 2019 qui oblige toutes les entreprises à enregistrer les heures effectuées par leurs employés.
Quels sont les avantages de l’enregistrement du temps de travail ?
L’enregistrement du temps de travail est rendu obligatoire par un arrêt de la CJUE. Mais, au-delà de son caractère contraignant, cette réglementation apporte à toutes les parties prenantes de nombreux avantages :
- Protection contre les heures supplémentaires
- Respect de la durée de travail maximale
- Contrôle objectif des temps de travail
- Optimisation de la planification des effectifs
- Simplification du processus de paie
- Haut niveau de transparence
Récapitulatif
L’enregistrement du temps de travail est obligatoire en Allemagne. Ce processus consiste à consigner, documenter et suivre les heures effectuées par les employés tout en respectant les réglementations et la loi sur le pointage en entreprise ainsi que tout code du travail. Des outils modernes tels que myplano permettent aux employés eux-mêmes d’enregistrer rapidement, facilement et numériquement leurs temps de travail.
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