Geïntegreerd time management | planning | 6 belangrijkste aspecten

In een wereld waar tijd een kostbaar goed is, speelt efficiënt time management een cruciale rol. Mensen zijn voortdurend op zoek naar manieren om hun tijd beter te benutten, de productiviteit te verhogen en om balans tussen werk en privé te vinden. Een dienstroosterplanning die niet alleen rekening houdt met de behoeften van de organisatie maar ook met wettelijke voorschriften en de wensen van medewerkers, helpt enorm bij het creëren van deze balans. De basis voor deze geoptimaliseerde dienstroosterplanningen is de juiste koppeling en verwerking van alle relevante gegevens.

Dit kun je bereiken door geïntegreerd time management, dat alle relevante gegevens interpreteert en verwerkt. Hierdoor wordt geavanceerde en flexibele planning mogelijk. Geïntegreerd time management is een aanpak die time management  combineert met moderne technologieën en processen. Het doel is om effectief en transparant gebruik te maken van de beschikbare tijd.

Inhoud:

↓ Wat is time management?
↓ Bedrijfsregelingen en individuele wensen gecombineerd
↓ Hoe bereik je maximale flexibiliteit in de planning?
↓ Time management en het werknemersportaal

Wat is time management?

Time management is een belangrijk onderdeel binnen HR en houdt zich bezig met het berekenen, evalueren en registreren van tijdgerelateerde gegevens in een bedrijf. De werkuren en afwezigheden per medewerker worden elke werkdag bijgehouden. Niet alleen het begin en einde van de gewerkte uren maar ook de pauzes worden bijgehouden en verwerkt. Voor een soepel time management proces moet er aan zeer complexe eisen worden voldaan, die vaak onmogelijk te realiseren zijn zonder digitale ondersteuning. Naast het naleven van allerlei wettelijke en operationele eisen en wensen, kunnen ook onze moderne werkcultuur en grote hoeveelheid aan werktijdmodellen een uitdaging vormen. Om hieraan te voldoen, is het handig om een moderne time management oplossing in te zetten.

De 6 belangrijkste aspecten

1. Tijdregistratie: Dit omvat het documenteren van de gewerkte uren door medewerkers, vaak met behulp van tijdregistratiesystemen zoals tijdkaarten, elektronische tijdregistratie of softwareoplossingen.
2. Werkroosterplanning: Dit omvat het opstellen van werkroosters of dienstroosters om ervoor te zorgen dat alle noodzakelijke taken binnen de beschikbare werkuren worden uitgevoerd.
3. Vakantie- en afwezigheidsbeheer: Beheer van vakantieaanvragen, ziekteverlof en andere afwezigheden om de bedrijfsprocessen soepel te laten verlopen.
4. Overuren en extra werk: Registratie en administratie van overuren en de regeling van compenserende tijd of financiële compensatie.
5. Naleving van wettelijke voorschriften: Zorgen dat werkuren en rustpauzes in overeenstemming zijn met de wettelijke voorschriften (ATW).
6. Analyse en optimalisatie: Analyse van de verzamelde gegevens om werkprocessen te optimaliseren en de productiviteit te verhogen.

Bedrijfsregelingen en individuele wensen gecombineerd

Vele bedrijven en sectoren werken met een collectieve arbeidsovereenkomst (CAO), zoals binnen de publieke sector en de gezondheidszorg. Maar ook als er mogelijk wat minder strikte regels zijn is time management erg belangrijk. Denk maar aan een sector als de retail of contact center industrie. Het stoppen met rigide dienstroosters is geen nieuw fenomeen. Wat wel nieuw is, zijn steeds krachtigere tools voor automatische personeelsplanning. De onderliggende methoden en algoritmen voldoen aan de behoeften van de individuele medewerker zonder de operationele vereisten van de werkgever te negeren. Veel meer mensen realiseren zich dat er veel potentie zit in niet alleen het beheer van personeel maar ook in de optimale planning van medewerkers. Echter zijn daar bepaalde spelregels nodig. Juist deze spelregels kunnen worden geïmplementeerd met een moderne personeelsplanning oplossing inclusief geavanceerd time management.
 

Hoe bereik je maximale flexibiliteit in de planning?

Het is niet genoeg om alleen maar enkele bestaande tijdregistraties of toewijzingen op elkaar af te stemmen. Een moderne software oplossing moet rekening kunnen houden met veel complexere factoren die ook in termen van time management worden weergegeven, om zo maximale flexibiliteit te kunnen garanderen. Laten we dit eens in de praktijk brengen. Als er bijvoorbeeld in een CAO bepaalde regels zijn vastgelegd die voor het hele bedrijf gelden, moet een moderne workforce management oplossing de medewerker een “rugzakje” kunnen geven met individuele instellingen in de vorm van een set regels waar het planningsalgoritme automatisch rekening mee houdt. Met het intelligente algoritme op de achtergrond kan de planner met slechts een paar klikken een ploegenrooster maken dat de algemene vereisten perfect in evenwicht brengt met de individuele behoeften. En bovendien kan de planner hiermee een eerlijke verdeling maken tussen de werknemers. Nog een voordeel van geïntegreerd time management is dat het op beide gebieden betrouwbaar werkt.
 

Time management en het werknemersportaal

Als de medewerkerstevredenheid toeneemt omdat persoonlijke belangen eenvoudig kunnen worden afgestemd op de behoeften van de organisatie, is er nog een doel bereikt. Een gekoppeld werknemersportaal, dat ook kan worden gebruikt in de vorm van een app op mobiele apparaten maakt de interactie compleet. Het biedt medewerkers de mogelijkheid om actief invloed uit te oefenen op dienst- of ploegenroosters, door tijden vast te leggen, verzoeken in te dienen of diensten te ruilen. Het werknemersportaal zorgt voor meer transparantie en eigen verantwoordelijkheid en vereenvoudigt processen voor medewerkers en planners. In combinatie met betrouwbaar time management en intelligent workforce management is het de perfecte oplossing.

De sleutel tot efficiëntie en tevredenheid

Als onderdeel van workforce management is geïntegreerd time management een krachtig hulpmiddel voor het verhogen van de efficiëntie en tevredenheid in bedrijven. Het legt alle plannings- en berekeningsgrondslagen vast, maakt gebruik van alle relevante gegevens en draagt deze betrouwbaar over naar andere HR-systemen. Door technologieën en beproefde methoden van time management te combineren, kunnen bedrijven hun mensen optimaal inzetten, de productiviteit verhogen en een gezonde werk-privébalans bevorderen.

Wilt u meer weten?

Hier vindt u meer informatie over onze software voor workforce management:

→ Workforce Management von plano