Capaciteitsplanning? | Het wat, waarom & hoe. | WFM-software

Wat is capaciteitsplanning?

Capaciteitsplanning verwijst naar het proces waarbij je ervoor zorgt dat het bedrijf altijd over voldoende mensen beschikt om aan de huidige en toekomstige personeelsbehoeften te voldoen. Maar: hoe maak je een goede capaciteitsplanning? Hoe bereken je een capaciteitsplanning in Excel? Of heeft jouw organisatie te veel medewerkers of een te complexe planning om dat effectief in Excel te doen? En met welke softwaretools maak je dit proces dan eenvoudiger en efficiënter? Alles rondom de term ‘capaciteitsplanning’ ontdek je in dit artikel.

Inhoud

↓ Wat is capaciteitsplanning precies?
↓ Wat is capaciteitsmanagement?
↓ Hoe maak je een goede capaciteitsplanning?
↓ Handige tools en software voor capaciteitsplanning
↓ Capaciteitsplanning Excel: hoe bereken je die?
↓ De voordelen van capaciteitsplanning: waarom is dit van belang?

 

 

---

Wat is capaciteitsplanning precies?

Om te beginnen gaan we graag dieper in op de definitie. Wat is capaciteitsplanning precies?

Capaciteitsplanning is het proces waarbij je continu in de gaten houdt wat de personeels- en middelenbehoefte is van jouw organisatie (op de korte, middellange termijn én lange termijn). En waarbij je er vervolgens voor zorgt dat die behoefte altijd wordt vervuld.

Met andere woorden: met capaciteitsplanning zorg je er proactief voor dat jouw organisatie de juiste hoeveelheid personeel heeft met de juiste vaardigheden, voor de werkzaamheden die op dat moment moeten worden uitgevoerd.

 

Capaciteitsplanning: voorbeeld uit de praktijk
Nog niet helemaal een beeld erbij? Laten we de definitie ‘capaciteitsplanning’ uitgebreider toelichten met een voorbeeld.

Stel dat je voor een distributiecentrum werkt. In de aanloop naar Black Friday en Kerstmis kun je een sterke toename verwachten in het aantal online bestellingen. Om deze piek op te vangen, kun je tijdelijk extra magazijnmedewerkers inplannen en werktijden tijdelijk uitbreiden met nacht- en weekenddiensten. Zo zorg je ervoor dat alle bestellingen – ondanks de grote drukte – alsnog op tijd worden verwerkt en geleverd.

 

 

---

Wat is capaciteitsmanagement?

Misschien heb je ook wel eens gehoord van het begrip ‘capaciteitsmanagement’. En vraag je je af of dit hetzelfde is als capaciteitsplanning. Het antwoord: ja en nee.

Capaciteitsmanagement is breder dan capaciteitsplanning. Waar capaciteitsplanning slechts draait om het vooruit plannen voor een specifieke periode of situatie (op korte of middellange termijn), zorg je er met capaciteitsmanagement voor dat je structureel de juiste capaciteit hebt. Bij capaciteitsmanagement bekijk, controleer en coördineer je alle beschikbare middelen op holistische wijze; van personeel tot aan materialen.

Kort samengevat: capaciteitsmanagement is een overkoepelend proces, waar capaciteitsplanning onderdeel van is.

 

 

---

Hoe maak je een goede capaciteitsplanning?

Zelf aan de slag met capaciteitsplanning? Het makkelijkst is om een softwaresysteem zoals plano WFM te gebruiken. Dit systeem maakt – op basis van trends, historische data en eventueel zelfs weersvoorspellingen – automatisch prognoses van de personeelsbehoefte. Zo ben jij hier zelf geen tijd aan kwijt én weet je zeker dat je niks over het hoofd ziet.

Toch liever zelf een capaciteitsplanning maken? Onderstaande 7 stappen helpen je op weg.

Stap 1. Analyseer de vraag

• Verzamel historische data (bijvoorbeeld verkoopcijfers, bestellingen, bezoekersaantallen).
• Houd rekening met seizoensinvloeden, promoties of trends.
• Maak een voorspelling van de verwachte vraag in de geplande periode.

Stap 2. Bepaal de beschikbare capaciteit

• Kijk hoeveel personeel er beschikbaar is.
• Houd rekening met arbeidscontracten en wet- en regelgeving.
• Registreer verlof en (onverwachte) uitval.

Stap 3. Vergelijk vraag en capaciteit

• Zet de verwachte vraag af tegen het beschikbare personeel.
• Identificeer knelpunten: waar is er te weinig capaciteit of juist overcapaciteit?

Stap 4. Maak aanpassingen

• Schaal op of af waar nodig (extra personeel via een flexpool of werk met ploegendiensten).
• Rouleer taken of resources om de pieken op te vangen.

Stap 5. Maak een planning

• Stel een concreet rooster of capaciteitsschema op.
• Zorg voor duidelijkheid in taken, tijden en verantwoordelijkheden.

Stap 6. Communiceer met betrokkenen

• Informeer medewerkers, leveranciers of klanten tijdig over de planning.
• Informeer ook de betrokken afdelingen.

Stap 7. Monitor en stel bij

• Houd de uitvoering in de gaten.
• Pas de planning aan als de vraag of capaciteit verandert.

 

 

---

Handige tools en software voor capaciteitsplanning

Welke software en tools gebruik je om een capaciteitsplanning te maken? Als je dit geautomatiseerd wil doen kun je kiezen voor een softwaresysteem zoals plano WFM. En voor handmatige capaciteitsplanning is Excel mogelijk een goede optie. Bij grote of complexe organisaties voldoet Excel echter al snel niet meer.

plano: personeelsbehoefte-analyse op basis van AI-voorspellingen
plano maakt automatisch een extreem nauwkeurige analyse van de personeelsbehoefte op de korte, middellange en lange termijn. Het systeem houdt bijvoorbeeld rekening met seizoenseffecten, speciale feestdagen en terugkerende patronen binnen het bedrijf.

Door hier de personeelsplanning automatisch op af te stemmen, weet je zeker dat:

• Je geen over- of onderbezetting hebt
• Je geen dure overuren hoeft uit te betalen
• Medewerkers niet overbelast raken als gevolg van te weinig personeel
• Er altijd voldoende medewerkers beschikbaar zijn om klanten te helpen
• De productiviteit en kwaliteit van het werk optimaal zijn

 

 

---

Capaciteitsplanning Excel: hoe bereken je die?

Capaciteitsplanning maken in Excel? Dat is alleen mogelijk voor het kleinbedrijf. Bij grote en complexe organisaties voldoet Excel niet meer.

Een capaciteitsplanning maken in Excel doe je aan de hand van onderstaande 5 stappen.

1. Stel de basisgegevens op

Maak een eenvoudige tabel met de volgende kolommen:

Week	Verwachte Vraag (uren)	Beschikbare Uren	Capaciteitstekort (+) of -overschot (-)
1	160	150	=B2–C2
2	180	180	=B3–C3
3	200	190	=B4–C4
…	…	…	…

 

2. Vul de gegevens in

• Verwachte vraag: hoeveel werk is er in die week nodig (in uren)?
• Beschikbare uren: hoeveel uur aan personeel is er beschikbaar in die week?

3. Voeg de formules voor capaciteitsbenutting in Excel toe

Gebruik in kolom D de formule =B2–C2 om het tekort of overschot te berekenen.

• Positief getal = tekort
• Negatief getal = overschot

4. Maak het visueel

Gebruik voorwaardelijke opmaak om tekorten en overschotten visueel zichtbaar te maken. Maak een kolom met een tekort bijvoorbeeld automatisch rood en een kolom met een overschot automatisch groen.

5. Analyseer en stuur de planning bij

• Bekijk in welke weken je onder- of overbezetting hebt.
• Pas de personeelsplanning hierop aan.

 

 

---

De voordelen van capaciteitsplanning: waarom is dit van belang?

Capaciteitsplanning is essentieel om chaos te voorkomen, zo efficiënt mogelijk om te gaan met je resources, kosten en tijd en om je medewerkers tevreden te houden. Zonder goede capaciteitsplanning ontstaan er namelijk snel problemen zoals personeelstekort of overbezetting.

Met goede capaciteitsplanning profiteer je als organisatie dan ook van voordelen zoals:

• Lagere kosten. Door een efficiënte inzet van je personeel voorkom je dat je dure overuren moet uitbetalen, ga je uitval van personeel (door overbelasting) tegen en hoef je geen noodmaatregelen te nemen zoals adhoc inhuren van dure tijdelijke krachten.
• Minder stress op de werkvloer. Met capaciteitsplanning voorkom je onderbezetting, en daarmee ga je een te hoge werkdruk tegen.
• Hogere klanttevredenheid. Je levert altijd op tijd en kunt altijd voldoen aan de kwaliteit en service die de klant verwacht. Ook tijdens piekperiodes.

 

 

Een demo van plano bekijken??

Capaciteitsplanning-software plano eens aan het werk zien? Om zelf te ervaren hoeveel tijd en moeite jou dit bespaart? Vraag jouw demo direct aan of neem contact met ons op om je uitgebreid te laten informeren.