Over- of onderbezetting voorkomen: zó zorg je altijd voor een efficiënte personeelsplanning
Wist je dat het preventief tegengaan van over- of onderbezetting helemaal niet moeilijk hoeft te zijn? Met plano WFM zie je namelijk altijd exact wat de toekomstige personeelsbehoefte is voor jouw bedrijf, zodat je hier tijdig op kunt inspelen.
In dit artikel lees je wanneer er sprake is van over- of onderbezetting, wat de gevolgen hiervan zijn én hoe je dit preventief kunt tegengaan.
Inhoud
↓ Wat is onderbezetting en overbezetting?
↓ De gevolgen van tekorten en overschotten
↓ Onder- of overbezetting voorkomen: hoe doe je dat?
Wat is onderbezetting en overbezetting?
Het klinkt misschien alsof we een open deur gaan intrappen. Maar laten we het toch even concreet maken. Wanneer spreek je nu exact van overbezetting of onderbezetting?
Kort samengevat: van onderbezetting is sprake wanneer er te weinig mensen of middelen zijn om het werk goed te kunnen doen. En van overbezetting spreek je wanneer er meer mensen of middelen zijn dan nodig.
Daarbij kun je onderscheid maken tussen ‘tijdelijke over- of onderbezetting’ en ‘structurele over- of onderbezetting’. De tijdelijke variant doet zich bijvoorbeeld voor bij ziekte of uitval van personeel en duurt een korte periode, terwijl je bij de structurele variant langdurig tekorten of overschotten hebt.
De gevolgen van tekorten en overschotten
Het is belangrijk dat je tekorten en overschotten in personeel zo veel mogelijk tegengaat. Het kan namelijk negatieve gevolgen hebben voor de organisatie.
De gevolgen van onderbezetting
- Hoge werkdruk. De beschikbare medewerkers moeten extra hard werken.
- Stress en burn-outklachten. Door structureel te weinig personeel.
- Vertragingen in werkzaamheden. Taken blijven liggen of duren langer.
- Lagere productiviteit. Niet alle mogelijkheden worden benut.
- Inkomensverlies of hogere kosten. Bijvoorbeeld door gemiste omzet of overuren.
De gevolgen van overbezetting
- Drukte en chaos. Te weinig ruimte of middelen voor iedereen.
- Lagere kwaliteit. Minder persoonlijke aandacht, fouten worden sneller gemaakt.
- Verveling en demotivatie. Er is te weinig werk, de medewerkers gaan zich vervelen.
- Snellere slijtage van middelen. Gebouwen, machines en materialen raken sneller versleten.
- Veiligheidsrisico’s. Meer kans op ongelukken bij te volle ruimtes.
- Onnodige personeelskosten. Overbodige uren zorgen voor onnodige kosten.
Onder- of overbezetting voorkomen: hoe doe je dat?
Vanuit de ‘simpele gedachtegang’ ligt de oplossing voor het voorkomen van onder- of overbezetting voor de hand. Je zet minder personeel in, of neemt juist meer personeel aan (vast, tijdelijk of via uitzendkrachten).
Het probleem is echter: je signaleert onder- of overbezetting vaak pas op het moment dat de situatie zich al voordoet. En zie dan maar eens adequaat genoeg te handelen.
Daarom kun je gebruikmaken van plano WFM; slimme Workforce Management-software waarmee je altijd inzicht hebt in de toekomstige personeelsbehoefte, én waarmee je open diensten (last-minute) snel en eenvoudig kunt invullen.
Toekomstige personeelsbehoefte voorspellen op basis van AI
Wil je vooraf al een betere planning maken? plano WFM analyseert grote hoeveelheden historische gegevens om patronen en trends binnen jouw organisatie te identificeren. Denk aan seizoenseffecten, feestdagen, bezoekersaantallen, bepaalde pieken in het jaar of andere terugkerende patronen. Op basis hiervan wordt de toekomstige personeelsbehoefte nauwkeurig in kaart gebracht en ga je over- en onderbezetting proactief tegen.
Lees meer over personeelsbehoefte-analyse: Personeelsbehoefte analyse
Open diensten snel en efficiënt invullen: onderbezetting voorkomen
Last-minute ziekmeldingen? Of heb je binnenkort extra medewerkers nodig vanwege drukte? Als je gebruikmaakt van onze personeelsplanning-software voer je wijzigingen in de planning altijd flexibel door én zie je direct wie de openstaande dienst zou kunnen draaien.
En daarnaast heel handig: de module plano Pooling. Hierbij voeg je een groep medewerkers met vergelijkbare vaardigheden en kwalificaties samen in één pool. En die kun je vervolgens flexibel inzetten voor open diensten en de actuele behoefte. Zo heb je altijd snelle vervanging bij personeelstekorten. Je kunt hiermee ook externe (tijdelijke) arbeidskrachten flexibel inplannen.
Lees meer over plano Pooling: plano Pooling
Vrijblijvend ontdekken hoe plano WFM werkt?
Nieuwsgierig geworden naar plano WFM? En gewoon eens vrijblijvend ontdekken wat je hiermee allemaal kunt? Vraag jouw gratis demo direct aan, of neem contact met ons op voor meer informatie!
Archive
Strategische personeelsplanning
Urenregistratie personeel
Personeelsbehoud in de retail
We zijn er voor jou
