Optimale Personeelsplanning | Automatische Forecasting

Of je nu in de retail, logistiek of productie actief bent en of je nu workforce planner, warehousemanager of HR-manager bent: je wilt je medewerkers zo efficiënt mogelijk inzetten, op een manier die voor het bedrijf én voor het personeel werkbaar is. Voor zo’n efficiënte personeelsinzet is gedegen forecasting onmisbaar.

Inhoud

↓ Wat is forecasting?
↓ Hoe werkt forecasting voor personeelplanning?
↓ 5 concrete voorbeelden van forecasting voor personeelsplanning
↓ Deze workforce uitdagingen zijn verleden tijd met forecasting
↓ Forecasting voor personeelsplanning: zo doe je het
↓ Zo maakt plano je leven makkelijk

Wat is forecasting?

Forecasting is het maken van voorspellingen op basis van data. Je analyseert historische gegevens en trends en maakt op basis daarvan een prognose voor hoe het in de toekomst zal gaan. Dankzij forecasting krijg je inzicht in en grip op allerlei factoren die je bedrijfsactiviteiten beïnvloeden.

Hoe werkt forecasting voor personeelplanning?

Eigenlijk is forecasting binnen personeelsplanning niet veel anders dan het doorlopen van de volgende drie stappen:

• Bepalen welke factoren van belang zijn voor het maken van een voorspelling van de vraag naar je product of dienst;
• Een voorspelling maken van de toekomstige vraag naar je product of dienst (o.a. met behulp van data uit het verleden);
• De benodigde hoeveelheid werkuren berekenen en de benodigde competenties inschatten om aan die vraag te voldoen;
• Afstemmen van de competenties op de medewerkers en de hoeveelheid werkuren die je beschikbaar hebt.
   

5 concrete voorbeelden van forecasting voor personeelsplanning

We geven je graag wat voorbeelden van verschillende soorten historische data en hoe die je kunnen helpen concrete efficiëntiewinst te behalen dankzij forecasting:

Deze workforce uitdagingen zijn verleden tijd met forecasting

Goede forecasting geeft je een helder beeld van welke medewerkers je op welk moment nodig hebt. Dat voorkomt:

• Dure onder- of overbezetting door verkeerd ingeschatte personeelsbehoefte;
• Plotselinge over- of onderproductie;
• Ontevredenheid, verzuim of zelfs uitstroom van medewerkers door rommelige en onbetrouwbare personeelsplanning;
• Een slecht imago als werkgever, doordat dienstroosters grillig zijn en onderbezetting voor stress zorg;
• Stress vanwege moeilijk rond te breien planningen en wet- en regelgeving waar niet aan voldaan wordt;
• Een overbelaste klantenservice;
• Ontevreden klanten die geen betrouwbare indicatie krijgen van bijvoorbeeld levertijden.

Veel van deze uitdagingen vormen samen een sneeuwbaleffect: onderbezetting leidt tot ontevreden personeel, een overbelaste klantenservice leidt tot ontevreden klanten… Kortom: een personeelsplanning die steunt op forecasts, op data uit het verleden, is een zeer concrete manier om allerlei uitdagingen in je bedrijfsvoering in een vroeg stadium het hoofd te bieden.

Forecasting voor personeelsplanning: zo doe je het

Stap 1: de juiste tooling kiezen

Forecasting voor personeelsplanning vraagt om goede tools. Kleinere en wellicht middelgrote bedrijven kiezen regelmatig voor het maken van forecasts in Excel. Bij een groter personeelsbestand zul je echter door de bomen het bos niet meer zien in Excel. Daarom zijn er WFM-systemen op de markt die én je personeelsbehoefte voorspellen dankzij een forecasting module én moeiteloos een optimale personeelsplanning genereren op basis van die personeelsbehoefte.

Stap 2a: data verzamelen

Voor goede forecasting is het vervolgens nodig om data te verzamelen, want je voorspelt veelal op basis van je eigen bedrijfsdata uit het verleden. Het is dus zaak om eerst een dataset op te bouwen. Hoe langer je data teruggaat, dus hoe meer data je hebt, hoe nauwkeuriger je voorspelling wordt. Het minimum aan data dat je nodig hebt om het huidige kalenderjaar te plannen op basis van forecasting, is data van 1 volledig historisch kalenderjaar, dus van vorig jaar.

Stap 2b: ‘data achter de data’ verzamelen

Deze stap is optioneel. Meer ‘data achter de data’ verzamelen werkt in je voordeel om zo betrouwbaar mogelijk te forecasten. Denk aan data als:

• Productiviteitsmetingen per werknemer: wie is wanneer en waar het productiefst?
• Ordergegevens: is er een lijn te ontdekken in ordertijden en -groottes op bepaalde tijdstippen/dagen?
• Meteorologische gegevens: is er een correlatie tussen bijvoorbeeld temperatuur en orders, of tussen temperatuur en verzuim?
• Infectiedata over bijvoorbeeld griepvirussen: welke invloed hebben besmettingscijfers op het verzuim?
• Seizoensdata: welke piek- en rustige periodes keren elk jaar weer terug?

Stap 3: data interpreteren en forecast maken

Wil je je forecast maken in Excel, dan heb je Excel-forecastformules nodig die werken voor jouw bedrijf.

Heb je een te groot personeelsbestand of een te complexe planning, maak het jezelf dan makkelijk en kies voor een WFM-systeem dat jouw data verzamelt, automatisch nauwkeurige forecasts maakt én met een druk op de knop ook stap 3 voor je regelt: het maakt niet alleen een personeelsbehoefte analyse, maar vertaalt die behoefte ook direct naar een capaciteitsplanning die klopt.

Stap 4: personeelsplanning optimaliseren

Nu wordt de winst echt concreet: je hebt je forecast en vertaalt die nu naar concrete personeelsplanningen die naadloos aansluiten bij je verwachte personeelsbehoefte.

Het mooie van een WFM-systeem als plano is dat deze toepassingsstap met een druk op de knop gebeurt. En dat het systeem daarbij ook nog eens rekening houdt met wet- en regelgeving en specifieke wensen. Zowel de wensen van ‘de persoon achter de knoppen’, dus jouw wensen als bijvoorbeeld HR-manager, workforce planner of operationeel manager, als de wensen van het personeelslid dat ingepland wordt.

Zo maakt plano je leven makkelijk

De plano software is niet alleen handig omdat het forecasting simpel maakt. Het is een compleet workforce management systeem, en dat betekent dat je ook profiteert van:

• Een personeelsplanning die automatisch voldoet aan arbeidsrecht en andere wet- en regelgeving, en automatisch gemaakt wordt in overeenstemming met CAO’s;
• Dienstroosterplanning met zelfroosterfuncties voor je medewerkers, in de gebruiksvriendelijke myplano app;
• Nauwkeurige maar moeiteloze tijdregistratie voor je medewerkers, óók op hun telefoon of offline;
• Tijdsbeheer dat volledig geïntegreerd is in de personeelsplanning, altijd realtime is én overdraagbaar naar bijvoorbeeld je salarisadministratiesysteem;
• Kwalificatiemanagement en skills management, zodat je realtime inzichtelijk hebt of er certificaten ontbreken of verlopen zijn en welke vaardigheden je op de werkvloer hebt.

Goed om te weten: plano werkt zoals jij wilt. Het is een schaalbaar en flexibel systeem dat we aan jouw wensen en gebruiksscenario kunnen aanpassen, hoe groot, complex of niche jouw bedrijf ook is.

plano bekijken? Natuurlijk!

We kunnen je een hoop vertellen over plano, maar het fijnst is natuurlijk om het zelf te zien. Daarom is er de gratis plano-demo. Vraag nu je demo aan en we tonen je in een korte (online) meeting vrijblijvend deze slimme software.

Vraag gratis demo aan