Werktijdregistratie 2023 - Wetgeving voor werkgevers
Werktijdregistratie is een belangrijke taak binnen HR waar bedrijven mee te maken hebben. Het is niet alleen logisch om economische en organisatorische redenen. De registratie van werktijden heeft ook een belangrijke juridische rol, omdat het er voor zorgt dat arbeidstijden, arbeidstijdenwetten en cao-overeenkomsten worden nageleefd.
Inhoud
↓ Definitie van werktijdregistratie
↓ De wettelijke situatie met betrekking tot verplichte werktijdregistratie
↓ Vrijstellingen van de verplichting om werkuren te registreren
↓ Typische modellen voor werktijdregistratie
↓ Dit zijn de uitdagingen van werktijdregistratie
↓ Checklist: Wat is belangrijk bij het kiezen van een tijdregistratiesysteem?
↓ 5 tips voor het registreren van werktijden
↓ Aan welke criteria moet de werktijdregistratie voldoen?
↓ Waar gaat de verplichte prikklok van het Europees Hof van Justitie over?
↓ Wat zijn de voordelen van werktijdenregistratie?
Definitie van werktijdregistratie
Werktijdregistratie beschrijft het hele proces van het registreren, documenteren en controleren van de dagelijkse werkuren van de medewerkers van een bedrijf. Tijdregistratie is nauw verbonden met tijdmanagement, dat op zijn beurt onder Human Resource Management valt.
De wettelijke situatie met betrekking tot verplichte werktijdregistratie
Het registreren van werktijd is een taak van personeelszaken of personeelsbeheer, dat zich specifiek bezighoudt met de verschillende aspecten van werk. Vanuit juridisch oogpunt is met name de arbeidstijdenwet van doorslaggevend belang.
Een baanbrekende uitspraak van het Europees Hof van Justitie (EHJ) over werktijdenregistratie dateert van 2019. Het EHJ heeft een algemene verplichting gesteld om de arbeidstijd te registreren, wat bijvoorbeeld in Duitsland later werd bevestigd door een uitspraak van het Duitse federale arbeidsgerecht. Bedrijven zijn verplicht de werktijden van hun medewerkers te registreren en te documenteren.
Vrijstellingen van de verplichting om werktijden te registreren
Maar zoals vaak in het leven zijn er uitzonderingen op verplichtingen. In principe zijn alle bedrijven verplicht de werktijden van hun individuele medewerkers te registreren en te documenteren. Niet alle bedrijven zijn echter verplicht een elektronisch tijdregistratiesysteem te implementeren. Kleine bedrijven met minder dan tien medewerkers zijn vrijgesteld, omdat een ingewikkeld tijdregistratiesysteem buiten proportie zou zijn.
Typische modellen voor werktijdregistratie
De verplichting tot tijdregistratie kan op verschillende manieren worden toegepast. Afhankelijk van de mate van digitalisering kan de registratie van werkuren er bijvoorbeeld zo uitzien:
- handgeschreven urenbriefje
- Excel-spreadsheet met behulp van een sjabloon
- prikklok
- digitaal tijdregistratiesysteem met terminals en/of app
Dit zijn de uitdagingen van werktijdregistratie
Ongeacht de gebruikte methode kan de invoering van een systeem voor werktijdregistratie lastig zijn voor bedrijven. De knelpunten hangen sterk af van de werking en kunnen complex zijn. Soms stuit tijdregistratie op weerstand bij medewerkers omdat ze bang zijn voor meer controle of zich zorgen maken over gegevensbescherming. Het bedrijf moet op dit punt informatie geven en vertrouwen scheppen. Trainingen kunnen ook nuttig zijn om medewerkers bewust te maken van het juiste gebruik van tijdregistratie en om de acceptatie onder medewerkers te vergroten.
Checklist: Wat is belangrijk bij het kiezen van een tijdregistratiesysteem?
Een bedrijf moet niet experimenteren met de invoering van digitale werktijdregistratie. Het kiezen van het juiste systeem is uiterst belangrijk. Maar het kan moeilijk zijn om de juiste beslissing te nemen vanwege de verschillende aanbieders en oplossingen. De volgende checklist laat zien wat belangrijk is:
- Fabrikant
- Compatibiliteit
- Klantenservice
- Functieomvang
- Gebruiksgemak
- Zekerheid dat wettelijke bepalingen worden nageleefd
- Kosten
5 tips voor het registreren van werkuren
Bedrijven kunnen natuurlijk voor tijdregistratie gewoon pen en papier gebruiken of een eenvoudig Excel-sjabloon. Maar dit wordt niet aanbevolen, zeker niet voor grotere bedrijven, gezien de complexiteit, foutgevoeligheid en de administratieve last. Bedrijven kunnen de verplichting om werktijden te registreren beter zien als een geweldige kans en deze benutten. De volgende tips kunnen daarbij helpen:
- Vergelijk verschillende systemen
- Gebruik moderne HR-software met geïntegreerde werktijdregistratie
- Leg de noodzaak en de voordelen van werktijdregistratie uit aan je medewerkers
- Vertrouw op training om het potentieel van je tijdregistratiesysteem te maximaliseren
- Schenk bijzondere aandacht aan de veiligheid en actualiteit van het tijdregistratiesysteem
Aan welke criteria moet de werktijdregistratie voldoen?
De registratie van de werktijden van je medewerkers moet aan verschillende criteria voldoen. Allereerst moet het nauwkeurig, betrouwbaar en objectief zijn en volgens wettelijke bepalingen, efficiënt en handig werken. Als het systeem aan deze voorwaarden voldoet, kan werktijdregistratie gemakkelijk in het bedrijf worden geïntegreerd. In het beste geval wordt de registratie van werktijden uitgevoerd als onderdeel van een geïntegreerd workforce management systeem. Alle belangrijke gebieden met betrekking tot werktijd, zoals tijdregistratie, tijdmanagement en personeelsplanning werken hier samen.
Waar gaat de verplichte prikklok van het Europees Hof van Justitie over?
Het prikklokarrest wordt vaak genoemd in verband met jurisprudentie over de registratie van werkuren. Dit verwijst naar de uitspraak van het Europees Hof van Justitie uit 2019. Het Europees Hof van Justitie heeft bepaald dat alle bedrijven de werktijden van hun medewerkers moeten registreren.
Wat zijn de voordelen van werktijdregistratie?
Het arrest van het Europees Hof van Justitie over prikklokken stelt registratie van werktijden verplicht. De verplichting om werktijden te registreren heeft ook voordelen voor alle betrokken partijen:
- Bescherming tegen overwerk
- Naleving van de maximale werktijden
- Objectieve controle van werktijden
- Optimalisatie van inzetplanning
- Vereenvoudiging van salarisadministratie
- Hoge mate van transparantie
Samenvatting
Het registreren van werktijden is verplicht in Duitsland. Dit registreert, documenteert en controleert de werktijden van medewerkers en helpt bij het naleven van arbeidstijdregelingen, arbeidstijdwetten en andere richtlijnen. Met moderne tools zoals myplano kan de registratie van werktijden snel, eenvoudig en digitaal gebeuren door de medewerkers zelf.
Wil je meer weten?
Ga voor meer informatie over onze software voor personeelsinzet en toepassingen naar:
We zijn er voor jou
