Capaciteitsplanning van medewerkers - definitie, voorbeelden & software
Human Resource Management is een uiterst complex geheel binnen een bedrijf. Er moet rekening worden gehouden met verschillende subdisciplines. Capaciteitsplanning is ook een belangrijk aspect van human resource management. Het zorgt ervoor dat een bedrijf altijd over voldoende mensen beschikt om aan huidige en toekomstige operationele behoeften te voldoen. Het speelt een cruciale rol in verschillende branches, zoals productie, gezondheidszorg of de dienstensector.
Inhoud
↓ Definitie van capaciteitsplanning
↓ Verschillende soorten capaciteitsplanning
↓ Dit maakt capaciteitsplanning succesvol
↓ De voordelen van capaciteitsplanning
↓ Dit zijn de uitdagingen van capaciteitsplanning
↓ Belangrijkste aspecten van capaciteitsplanning
↓ 5 tips voor capaciteitsplanning
↓ Wat is het verschil tussen capaciteitsplanning en resourceplanning?
↓ Wat is het verschil tussen capaciteitsplanning en capaciteitsmanagement?
↓ Wat zijn de nadelen van een capaciteitsplan?
↓ Hoe kunnen tools capaciteitsplanning gemakkelijker maken?
Definitie van capaciteitsplanning
Capaciteitsplanning richt zich op de middelen van de medewerkers, waaronder de beschikbare kennis en vaardigheden en de beschikbare werktijd. Deze aspecten omschrijven de personeelscapaciteiten van het bedrijf, die worden afgestemd op de personeelsbehoefte van het bedrijf om zo het personeel optimaal in te zetten. Op deze manier kan inactieve tijd worden voorkomen. Capaciteitsplanning is daarom een strategische aanpak van personeelsplanning die bijdraagt aan het optimaal benutten van het operationele potentieel.
Verschillende soorten capaciteitsplanning
Er zijn verschillende benaderingen voor capaciteitsplanning. Strategische capaciteitsplanning wordt ook wel lange-termijn-capaciteitsplanning genoemd. Operationele capaciteitsplanning wordt ook wel korte-termijn-capaciteitsplanning genoemd. In principe sluiten de verschillende typen elkaar niet uit, maar worden ze naast elkaar uitgevoerd. Juist door ze te combineren krijg je een totaalbeeld dat zo belangrijk is voor succesvol Human Resource Management.
Dit maakt capaciteitsplanning succesvol
Het succes van capaciteitsplanning staat en valt met de juiste aanpak. Up-to-date zijn is hier enorm belangrijk, maar niet het enige: Uitgebreide informatie over de capaciteitsbehoefte is net zo noodzakelijk, evenals het overzicht van de capaciteit. Transparantie van gegevens is ook van groot belang om strategische capaciteitsplanning op de lange termijn te laten slagen.
De voordelen van capaciteitsplanning
Het valt niet te ontkennen dat capaciteitsplanning veel inspanning vergt en dat komt vooral door de complexiteit ervan. De voordelen spreken echter voor zich en worden alsvolgt samengevat:
- Overzicht van gevraagde personeelscapaciteit
- Overzicht van de beschikbare capaciteit
- Solide basis voor vraaggerichte planning
- Optimalisatie van vakantieplanning
- Analyses van afwezigheden en ziekteverzuim
Dit zijn de uitdagingen van capaciteitsplanning
Capaciteitsplanning levert verschillende voordelen op, dus de integratie ervan in human resource management ligt voor de hand. Tegelijkertijd mogen de bijbehorende uitdagingen niet worden onderschat. Omdat het bedrijf nooit stilstaat en er meestal continu wordt gewerkt, kan het moeilijk zijn de capaciteit te meten. Er moet ook rekening worden gehouden met de algemene projectrisico’s. Het is altijd mogelijk dat een planning niet gehaald wordt.
Voldoende vraag is natuurlijk prettig, maar je moet ook altijd de aanwezige capaciteit in de gaten houden. Capaciteitsplanning kan dus ook betekenen dat je ontdekt dat de bemensing niet voldoende is. Dan moeten bijvoorbeeld orders worden afgewezen of projecten uitgesteld.
Belangrijkste aspecten van capaciteitsplanning
Het is duidelijk dat capaciteitsplanning in de eerste plaats gaat over het plannen van personeel. Maar ook andere aspecten zoals de capaciteitsvereisten van de organisatie als de capaciteiten van medewerkers (resources) zijn belangrijk. Het verschil tussen capaciteitsvereisten en de resourcecapaciteiten vormt de basis voor verschillende maatregelen in personeelsmanagement. Als er bijvoorbeeld onvoldoende capaciteit is, kan het nodig zijn gespecialiseerd personeel in te huren of de personeelsplanning verder te optimaliseren.
5 tips voor capaciteitsplanning
Dat capaciteitsplanning een uitdaging kan zijn, wordt keer op keer aangetoond. Toch zouden HR-managers van de voordelen van capaciteitsplanning moeten profiteren. Dit kan met behulp van de volgende tips:
- Zorg er altijd voor dat je capaciteitsplanning up-to-date is
- Maak een work-breakdown-structure om een project beter te plannen
- Plan capaciteiten voor de lange termijn met behoud van flexibiliteit
- Gebruik professionele software voor capaciteitsplanning
- Integreer capaciteitsplanning in het operationele workforce management
Wat is het verschil tussen capaciteitsplanning en resourceplanning?
Bij capaciteitsplanning worden ook altijd resources genoemd, waardoor de term resourceplanning de indruk kan wekken dat het synoniem is aan capaciteitsplanning. Maar dat is niet het geval. Capaciteitsplanning richt zich op de resources van de medewerkers. Resourceplanning wijst aan individuele projecten de middelen toe die nodig zijn. Dit betreft niet alleen personeel, maar ook bijvoorbeeld technische infrastructuur en budget.
Wat is het verschil tussen capaciteitsplanning en capaciteitsmanagement?
Ook capaciteitsplanning en capaciteitsmanagement worden vaak met elkaar verward. Capaciteitsmaangement is echter een onafhankelijk concept dat alle beschikbare middelen holistisch bekijkt, controleert en coördineert. Capaciteitsplanning is hier slechts een onderdeel van. Capaciteitsmanagement moet worden gezien als een overkoepelend proces.
Wat zijn de nadelen van een capaciteitsplan?
Veel bedrijven vertrouwen op hun ervaring met capaciteitsplanning om het personeelsbestand en andere resources zo goed mogelijk te bewaken. We mogen echter niet uit het oog verliezen dat het maken van een capaciteitsplan in eerste instantie resources vastlegt. Bovendien worden resources en taken in het middelpunt van de belangstelling geplaatst, wat ertoe kan leiden dat de aandacht voor de workflow en concrete resultaten verslapt. Een ander nadeel is dat een capaciteitsplan snel veroudert en onbruikbaar wordt. Regelmatige updates zijn een absolute must, maar vergen ook een voortdurende inspanning.
Hoe kunnen tools capaciteitsplanning gemakkelijker maken?
In principe is een capaciteitsplanning zeer nuttig voor een bedrijf, maar het kan ook een last zijn en in eerste instantie verschillende processen vertragen. Toch moeten bedrijven dit instrument gebruiken. Moderne tools die capaciteitsplanning vergemakkelijken zijn dan een optie. In principe kunnen sommige bedrijven met niet al te complexe eisen en wensen Excel gebruiken voor een duidelijke visualisatie van de capaciteiten. De markt biedt echter ook professionele software voor capaciteitsplanning. Deze gespecialiseerde IT-systemen bieden veel meer dan eenvoudige overzichten. Ze bewaken de werkdruk en prestaties en bieden altijd actuele analyses. Historische en huidige knelpunten in de planning worden zichtbaar en er worden voorspellingen gedaan voor toekomstige ontwikkelingen.
Samenvatting
Bedrijven moeten letten op het optimale gebruik van hun capaciteiten, want inactieve werktijd kan leiden tot significante verliezen en moet koste wat het kost worden vermeden. Goede capaciteitsplanning is daarom voor veel bedrijven een aanrader. Het is een continu proces met als doel de middelen van een bedrijf efficiënt in te zetten om aan huidige en toekomstige behoeften te voldoen. Het voorkomt problemen, zorgt voor klanttevredenheid en vergroot de efficiëntie van het bedrijf.
Wil je meer weten?
Ga voor meer informatie over onze personeelsplanningssoftware en toepassingen naar:
Archive
Is WFM ook een zaak van HR?
Het Workforce Management proces
Zelfroosteren - 10 tips
Personeelsinzet in de retail
We zijn er voor jou
