Capaciteitsplanning | medewerkers | voorbeelden | projectmanagement | personeelsplanning | software | definitie | voordelen

Je capaciteitsplanning is iets anders dan je personeelsplanning en dan capaciteitsmanagement.

Capaciteitsplanning vs. personeelsplanning

Waar je met de capaciteitsplanning strategisch bezig bent en langer vooruitkijkt, heb je het bij de personeelsplanning over het hier en nu: je hebt een operationele kijk. Hoe plannen we personeel nu in om te zorgen dat al het werk gedaan wordt? Het gaat dan om het werk dat er nu ligt, en de planning van personeel van bijvoorbeeld de aankomende dag of week. Als resultaat krijgt je personeel een dienstrooster waaruit precies blijkt wanneer ze worden verwacht op de werkvloer.

Capaciteitsplanning vs. capaciteitsmanagement

De capaciteitsplanning is een onderdeel van het overkoepelende capaciteitsmanagement. Capaciteitsmanagement is een continu, allesomvattend proces dat de capaciteit monitort en optimaliseert, en inspeelt op mogelijke of daadwerkelijke ‘kinken in de kabel’. Capaciteitsplanning is een onderdeel daarvan, en richt zich puur op de vraag: hoeveel werk is er nodig, hoeveel werkkracht hebben we beschikbaar en komen die twee overeen?

Stap 1: bepaal hoeveel FTE je nodig hebt en in huis hebt 

Hoeveel werk is er te doen, per maand of zelfs per week van aanstaand jaar, in aantal FTE? Kijk hierbij naar hoe de afgelopen jaren eruitzagen. Heb je misschien te maken met voorspelbare pieken en dalen, bijvoorbeeld door seizoensinvloeden? Vervolgens kijk je naar je mensen: hoeveel werkcapaciteit heb je per week of maand in totaal in huis, hoeveel FTE?  

Stap 2: maak de match 

Nu heb je een overzicht van hoeveel FTE je wanneer nodig hebt en hoeveel FTE je wanneer hebt. De hamvraag is nu of die twee matchen: wordt de wekelijkse of maandelijkse behoefte die je aan arbeid hebt, afgedekt door de beschikbaarheid van je mensen? Let ook op de skillset die je medewerkers hebben, want niet iedere medewerker kan op iedere plek in het (productie)proces worden ingezet. 

Stap 3: draai aan de knoppen die je hebt 

Waarschijnlijk zie je hier en daar dat je óf te veel werk en te weinig werkenden hebt, óf andersom. Kijk dan eerst wat je daaraan nu kunt doen met de middelen die je hebt. Misschien kun je bepaald werk verschuiven naar een rustigere periode, of kun je inzetten op vakantiespreiding onder je medewerkers, zodat er niet te veel mensen tegelijk op vakantie zijn. 

Stap 4: oplossingen verzinnen om overige ‘gaten’ op te vullen 

Heb je aan de bestaande knoppen gedraaid en blijven er nog periodes over waarin je te veel werk of te veel medewerkers hebt, kijk dan naar andere oplossingen. Ga na of er medewerkers zijn die in een bepaalde periode minder of juist meer willen werken bijvoorbeeld (waarbij je uiteraard rekening houdt met de wettelijke maximale werktijd), of huur tijdelijk extra mensen in tijdens drukke periodes. 

Stap 5: houd een vinger aan de pols 

Is de puzzel gelegd, dan is het werk niet klaar. Je hebt je capaciteitsplanning gemaakt op basis van voorspellingen, maar de werkelijkheid kan daar altijd van afwijken. Houd dus in de gaten of je capaciteitsplanning overeen blijft komen met hoe het écht loopt. Zie je een afwijking? Ga dan terug naar de tekentafel, want misschien heb je nu bijvoorbeeld toch extra mensen of juist geen extra mensen nodig. Registreer de afwijkingen van je capaciteitsplanning nauwkeurig, want deze gegevens kunnen je volgend jaar helpen om de capaciteitsplanning voor je medewerkers nog accurater samen te stellen.

Er zijn veel tools en softwareoplossingen op de markt die je helpen een nauwkeurige capaciteitsplanning te maken met zo weinig mogelijk moeite (tijdens het maken) en verrassingen (achteraf). Deze tools gaan vaak verder dan dat. Ze helpen je bijvoorbeeld ook een personeelsplanning te maken die concreet uitvoert wat je in je capaciteitsplanning hebt berekend. Een overkoepelende naam voor software die bedoeld is om ‘alles met personeelsplanning en personeelsmanagement’ gemakkelijk en overzichtelijk te maken, is Workforce Management software.

Maar: waar let je nu op als je al die tools en software met elkaar vergelijkt, met welke functies doe je jezelf echt een plezier?

• Realtime inzicht, zodat je nooit meer achter de feiten aan loopt. 
• Automatische matching, want dat neem je (veel!) ‘brandbluswerk’ uit handen. 
• Rapportages om je werk duidelijk inzichtelijk te maken, zodat je écht succesvol bijstuurt, indien nodig. 
• Integratiemogelijkheden, zodat je de software kunt koppelen aan software die je al gebruikt. 

Bij plano werkt het bijvoorbeeld zo: 

1. Een capaciteitsplanning draait erom over- of onderbezetting te voorkomen, zowel op de lange als later ook op de korte termijn (in je personeelsplanning). En dat is precies waarin plano uitblinkt. Met betrouwbare personeelsbehoefte-vooruitzichten, dankzij analyse van historische gegevens en AI-voorspellingen, weet jij straks al ver van tevoren of je uitkomt met je personeel of niet.
2. Kom je niet uit met je hoeveelheid personeel? Dan komt plano met realistische oplossingen. Alles wat jij hoeft te doen, is de oplossingen bekijken en goedkeuren. Dat geldt zowel voor de korte als de lange termijn: je weet waar de knelpunten nu zitten en waar ze over 3 maanden zitten. En de oplossingen krijg je er direct naast gepresenteerd.
3. Wat je ook wilt uitpluizen of inzichtelijk wilt maken: plano houdt ‘all things’alles rondom workforce’ voor je bij. Op basis van historische data maak je gemakkelijk rapportages. Keuzes over bijvoorbeeld het toekomstige personeelsmanagement of HR-beleid maak je dus niet op onderbuikgevoel, maar op basis van data.
4. SAP HR, AFAS, SD Worx, Visma | Reat, ADP… Als je al met een HR- of payrollsysteem werkt, is het natuurlijk wel zo makkelijk als je dat kunt koppelen aan je WFM-systeem. Alle voorgenoemde systemen koppel je in ieder geval direct aan plano. Gebruik je een ander systeem? Neem gerust contact op, we vertellen je graag over de koppelingsmogelijkheden. Ook maatwerkkoppelingen zijn verkrijgbaar.

Als we een capaciteitsplanning in Excel vergelijken met alle opties die gespecialiseerde software je biedt, dan zien we dat een softwareoplossing als plano duidelijke voordelen met zich meebrengt:

• Je planning in plano is schaalbaar, en blijft ook bij grote teams overzichtelijk. Waar Excelplanningen snel log en onoverzichtelijk worden bij grote hoeveelheden data, is plano perfect voor als je moeiteloos wilt kunnen in- en uitzoomen op je verwachte capaciteit en op je personeelsplanning, zonder het overzicht te verliezen.
• Fouten die je met Excel nu eenmaal maakt, maak je met plano niet. Excel werkt manueel, en een typ- of kopieerfout is nu eenmaal snel gemaakt. Een WFM staat zulke fouten niet toe, en trouwens: je typt er eigenlijk niet in, je sleept alleen, want de bouwstenen van je (capaciteits)planning staan al vast.
• De data in je WFM-systeem is real-time. Excel geeft je ‘dode’, statische data. In een WFM-systeem als plano is je data real-time. Zodra er iets in je personeelsbezetting verandert, zie je dat in je planningen. Zeker als je plano koppelt aan je HR-tooling, werk je automatisch altijd met data van nu. En: de ‘versiebeheer-hel’ die je kent als je met meerdere personen in Excel werkt, is ook verleden tijd.
• Compliant ben je automatisch. Een systeem als plano is zo gemaakt dat je alle wettelijke en bedrijfsrestricties kunt voorprogrammeren. Resultaat: je kunt niets inplannen dat niet compliant is. Nooit meer kopzorgen dus over of je niet iemand per ongeluk een te korte pauze geeft of te veel uren laat draaien.   

Twijfel je of je toe bent aan een WFM-syteem om je Excel-planningen te vervangen? Lees dan ons artikel waarin we dieper ingaan op de voordelen en beperkingen van Excel vs. een WFM-systeem.  

Wat is capaciteitsplanning? 

Een capaciteitsplanning is een inschatting die je maakt over een komende periode. De vraag die je beantwoordt: heb ik in deze komende periode (vaak een jaar) op elk moment genoeg medewerkers om de benodigde hoeveelheid werk te leveren?

Wat is het verschil tussen capaciteitsplanning en capaciteitsmanagement? 

Capaciteitsmanagement is een paraplu waaronder onder andere capaciteitsplanning valt. Met capaciteitsmanagement kijk je naar de alles omvattende capaciteitsvraag binnen een organisatie. Maak je een capaciteitsplanning, dan kijk je concreet naar een bepaalde periode en ga je na of je tijdens die periode, dus ook tijdens mogelijke pieken of dalen, steeds precies genoeg medewerkers hebt om het werk te verrichten. 

Hoe maak je een capaciteitsplanning? 

Een capaciteitsplanning maken doe je in 5 stappen:

1. Bepalen hoeveel werkcapaciteit je hebt en nodig hebt;
2. Analyseren of die twee netjes samenvallen;
3. Tekorten of overschotten aan capaciteit zoveel mogelijk oplossen ‘binnen je eigen muren’;
4. Overblijvende tekorten of overschotten oplossen met externe middelen;
5. Blijven monitoren: loopt het in het echt ook zoals voorspeld?
   

Wat is de beste capaciteitsplanning-software? 

Om de beste capaciteitsplanning-software te vinden, doe je er goed aan om te zoeken naar software die beschikt over: 

• Realtime inzicht in je plannings- en personeelsdata; 
• Automatische matching, zodat je niet manueel medewerkers aan werk hoeft te matchen; 
• Rapportagemogelijkheden die je inzicht geven in aandachtspunten, trends en valkuilen; 
• Integratiemogelijkheden die zorgen dat je je software kunt koppelen aan software die je al gebruikt.