Qualifikationsmatrix / Kompetenzmatrix / Schulungsmatrix für Mitarbeitende - Excel-Vorlage
Nicht nur die Quantität, auch die Qualität des Personals ist für den Erfolg eines Unternehmens ganz entscheidend. Es geht nicht nur darum, Mitarbeitende in ausreichender Zahl zu beschäftigen, sondern auch sicherzustellen, dass die erforderlichen Kompetenzen und Fähigkeiten im Unternehmen vorhanden sind und zu den Anforderungen der jeweiligen Positionen passen. Die Zuordnung der Mitarbeitenden zu den einzelnen Diensten und Schichten ist Aufgabe der Personaleinsatzplanung (PEP). Einen Überblick über die vorhandenen Kompetenzen gibt eine sogenannte Kompetenzmatrix, die häufig auch als Schulungsmatrix oder Qualifikationsmatrix bekannt ist.
Inhalt
↓ Definition: Was ist eine Qualifikationsmatrix / Schulungsmatrix?
↓ Die Qualifikationsmatrix als Instrument des Skillmanagements
↓ Diese Aufgaben hat eine Schulungsmatrix für Mitarbeitende
↓ Excel-Vorlagen für die Erstellung von Qualifikationsmatrizen
↓ Alternativen zu Excel-Vorlagen für Schulungsmatrizen
↓ Checkliste: Darauf kommt es bei der Erstellung einer Schulungsmatrix für Mitarbeitende an
↓ 5 Tipps für den richtigen Umgang mit einer Qualifikationsmatrix für die Mitarbeitenden
↓ Worum handelt es sich bei einem Mitarbeiterschulungsplan?
↓ Warum sind regelmässige Schulungen auf betrieblicher Ebene sinnvoll?
Definition: Was ist eine Qualifikationsmatrix / Schulungsmatrix?
Wenn es darum geht, die Kompetenzen des eigenen Personals und das vorhandene Entwicklungspotenzial zu ergründen, kommt oft eine Qualifikationsmatrix beziehungsweise Schulungsmatrix ins Spiel. Obwohl die genannten Begriffe oft als Synonyme verwendet werden, ist eine exakte Abgrenzung wichtig:
- Qualifikationsmatrix
Eine Qualifikationsmatrix wird oft auch als Kompetenzmatrix bezeichnet. Es handelt sich dabei um eine tabellarische Übersicht der Kenntnisse und Kompetenzen der Mitarbeitenden. - Schulungsmatrix
Eine Schulungsmatrix fasst die betrieblichen Schulungen in Tabellenform zusammen und nimmt ausserdem eine Zuordnung der Mitarbeitenden vor.
Die Qualifikationsmatrix als Instrument des Skillmanagements
Das Skillmanagement ist eine betriebswirtschaftliche Disziplin, die sich mit den Kompetenzen der Mitarbeitenden befasst. Hier geht es darum, die Fähigkeiten und Kenntnisse der Mitarbeitenden zu erkennen, weiterzuentwickeln und effektiv zu nutzen. Dementsprechend lässt sich das Skillmanagement auch als Kompetenzmanagement beschreiben. Es verfolgt dabei einen strategischen Ansatz, um die Unternehmensziele zu erreichen. Ein modernes Workforce Management mit integriertem Skillmanagement kann hier einen wichtigen Beitrag leisten.
Wenn es darum geht, die Kompetenzen der Mitarbeitenden transparent darzustellen und sichtbar zu machen, ist eine Qualifikationsmatrix ein wirksames Instrument. Die Matrix kann sich auf alle Mitarbeitende oder auch auf ein einzelnes Team beziehen. Als Tabelle bietet sie eine Übersicht über die Fähigkeiten der Mitarbeitenden. So können Unternehmen einzelne Bereiche einzelnen Mitarbeitende zuordnen. Auf diese Art und Weise kann dafür gesorgt werden, dass die richtigen Mitarbeitenden die Aufgaben übernehmen, für die sie qualifiziert sind. Dadurch steigen die Effizienz und die Qualität nachhaltig.
Diese Aufgaben hat eine Schulungsmatrix für Mitarbeitende
Eine Qualifikationsmatrix ist ein nützliches Werkzeug innerhalb des Workforce Managements, aber auch die Schulungsmatrix darf nicht unterschätzt werden. Die zentrale Aufgabe einer Schulungsmatrix besteht darin, einen Überblick über Schulungsmassnahmen zu bieten. Dadurch dient sie als Grundlage für die Koordination von Trainingsmassnahmen. Die Matrix zeigt dabei auf, welche Mitarbeitende regelmässig geschult werden müssen. Ausserdem erfasst sie die Themen der Schulungen und ist somit eine solide Grundlage für einen Schulungsplan.
Excel-Vorlagen für die Erstellung von Qualifikationsmatrizen
Einige Unternehmen verzichten auf die vollkommene Automatisierung durch ein Workforce Management System und müssen daher auch die Erstellung einer Schulungsmatrix beziehungsweise Qualifikationsmatrix händisch erledigen. Personalverantwortliche müssen dabei aber nicht auf jegliche technische Unterstützung verzichten, sondern können beispielsweise auf Excel zurückgreifen.
Die Tabellenkalkulation aus dem Hause Microsoft kann in verschiedenen betriebswirtschaftlichen Bereichen wie der Zeiterfassung eingesetzt werden. Auch die Erstellung einer Schulungsmatrix kann per Excel erfolgen. Besonders komfortabel wird es, indem man auf eine entsprechende Excel-Vorlage zurückgreift. Verschiedene Muster für Qualifikationsmatrizen und Schulungsmatrizen stehen zum Download bereit. Die Anwender müssen lediglich kleine Anpassungen vornehmen, um eine individuelle Matrix zu erhalten.
Alternativen zu Excel-Vorlagen für Schulungsmatrizen
Excel-Vorlagen für Schulungs- und Qualifikationsmatrizen sind weit verbreitet und oft eine einfache Lösung. Vor allem kleine Unternehmen bevorzugen diesen Ansatz, um den Aufwand möglichst gering zu halten. Betriebe mit mehr Mitarbeitenden und individuellen Anforderungen können von Alternativen zur Excel-Vorlage profitieren. Professionelle Softwarelösungen für Workforce Management beinhalten u.a. auch Funktionen zur Erstellung von Schulungsmatrizen. Sie lassen sich ausserdem nahtlos in das vorhandene Personalmanagement-System des Unternehmens integrieren und sorgen so für den optimalen Einsatz des Personals.
Checkliste: Darauf kommt es bei der Erstellung einer Schulungsmatrix für Mitarbeitende an
Unabhängig davon, ob die Verantwortlichen händisch vorgehen, eine Excel-Vorlage benutzen oder eine professionelle Softwarelösung einsetzen, ist es wichtig zu wissen, worauf es ankommt. Die nachfolgende Checkliste liefert einen Überblick über die wesentlichen Punkte, die Bestandteil einer Schulungsmatrix sein sollten:
- Schulungsprogramme
- Name
- Position
- ID des Mitarbeitenden
- Vorgesetzte/r
- Fristen
- Fortschritte
5 Tipps für den richtigen Umgang mit einer Qualifikationsmatrix für die Mitarbeitenden
Eine Qualifikationsmatrix für Mitarbeitende bietet viel Potenzial in Zusammenhang mit dem Personalmanagement. Um das Potenzial voll auszuschöpfen, muss die Kompetenzmatrix allerdings auch richtig gehandhabt werden. Befolgen Sie am besten die folgenden Tipps:
- Tauschen Sie sich regelmässig mit den Mitarbeitenden aus, um mögliche Kompetenzlücken zu identifizieren
- Pflegen Sie die Qualifikationsmatrix und halten Sie diese aktuell
- Erstellen Sie auch individuelle Entwicklungspläne für die Mitarbeitenden
- Nutzen Sie Excel-Vorlagen, um sich mit dem Konzept von Qualifikationsmatrizen vertraut zu machen
- Machen Sie die Qualifikationsmatrix zum Dreh- und Angelpunkt des Skill Managements/li>
Worum handelt es sich bei einem Mitarbeiterschulungsplan?
Wenn es um eine Qualifikationsmatrix geht, taucht oft auch der Begriff Mitarbeiterschulungsplan auf. Dabei handelt es sich um eine Übersicht über alle Massnahmen, die der Qualifizierung der Mitarbeitenden dienen. Es geht also um konkrete Schulungen und Trainings, die die Fähigkeiten und Kompetenzen des Personals nachhaltig steigern sollen.
Warum sind regelmässige Schulungen auf betrieblicher Ebene sinnvoll?
Das lebenslange Lernen ist keine blosse Phrase, sondern unbedingt nötig. Nicht nur der grosse Personalmangel sorgt dafür, dass die Unternehmen besonderen Wert darauf legen, das Potenzial ihrer Belegschaft bestmöglich auszuschöpfen. Interne Schulungen belasten zwar mit einem zeitlichen und finanziellen Aufwand, bescheren den Mitarbeitenden aber massgeschneiderte Qualifikationen für ihre Aufgaben im Arbeitsalltag. Das kommt dem Unternehmen zugute und trägt ausserdem zur Motivation des Teams bei.
Zusammenfassung
Die Begriffe Schulungsmatrix und Qualifikationsmatrix tauchen in Zusammenhang mit dem Personalwesen immer wieder auf. Unternehmen, die grossen Wert auf qualifiziertes Personal legen und wissen, welches Potenzial sie für die betriebliche Effizienz haben, sollten das lebenslange Lernen unter anderem durch interne Schulungen fördern. Durch Kompetenz- und Trainingsmatrizen behalten Sie dabei immer den Überblick über den aktuellen Schulungsbedarf.
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