Pooling | WFM Software | Workforce Management | Personelle Engpässe

Im Bereich des Workforce Managements (WFM) spielt Pooling eine zentrale Rolle, insbesondere wenn es um die Optimierung der Personaleinsatzplanung in einem dynamischen und komplexen Arbeitsumfeld geht. Pooling mit einer WFM Software bezieht sich auf die Bündelung und flexible Zuordnung von Arbeitskräften zu verschiedenen Aufgaben oder Teams, um eine maximale Effizienz und Produktivität zu gewährleisten. In diesem Blogbeitrag werden wir detailliert darauf eingehen, was Pooling bedeutet, warum es in Zeiten von Fachkräftemangel hilfreich ist, und wie Unternehmen es optimal nutzen können.

Inhalt

↓ Was ist Pooling und wie funktioniert es innerhalb einer WFM Software?
↓ Warum ist Pooling im Workforce Management so wichtig?
↓ Was sind Best Practices für den Einsatz von Pooling?

 

 

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Was ist Pooling und wie funktioniert es innerhalb einer WFM Software?

Pooling ist ein Konzept, das es Unternehmen ermöglicht, eine Gruppe von Arbeitskräften zusammenzufassen, die über ähnliche Fähigkeiten oder Qualifikationen verfügen, um sie bei Bedarf flexibel einsetzen zu können. Diese Arbeitskräfte können je nach aktuellen Anforderungen und Prioritäten verschiedenen Aufgaben, Schichten oder Projekten zugeordnet werden. Dies unterscheidet sich von der herkömmlichen festen Zuweisung von Mitarbeitern zu bestimmten Positionen oder Aufgabenbereichen, da das Pooling eine höhere Flexibilität und Dynamik ermöglicht.

In der Praxis bedeutet dies, dass ein Contact Center beispielsweise mehrere Mitarbeiter in einem „Pool“ organisiert, die in der Lage sind, sowohl Anrufe zu bearbeiten als auch administrative Aufgaben zu übernehmen. Anstatt jede Person fest einem Bereich zuzuweisen, wird das Personaleinsatzplanungstool dynamisch entscheiden, wo die Arbeitskraft gerade am effektivsten eingesetzt werden kann. WFM-Softwarelösungen nutzen dabei fortschrittliche Algorithmen und Echtzeitdaten, um diese Entscheidungen zu treffen.

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Wichtige Funktionen von Pooling in einer WFM Software

Pooling in einer WFM-Software wird durch verschiedene Funktionen unterstützt, die für eine reibungslose und effiziente Personalplanung und Ressourcenverteilung sorgen:

Automatische Schichtplanung: Die Software kann automatisch Arbeitskräfte aus dem Pool den Schichten zuweisen, basierend auf deren Verfügbarkeit, Qualifikationen und der voraussichtlichen Arbeitslast. Dies ermöglicht eine optimale Besetzung jeder Schicht und verhindert Über- oder Unterbesetzung.

Echtzeit-Datenanalyse: Mithilfe von Echtzeitdaten, wie eingehenden Anrufen oder Kundenanfragen, kann die Software sofort erkennen, ob zusätzliche Arbeitskräfte in einem bestimmten Bereich benötigt werden, und sie aus dem Pool abrufen.

Skill-Management: Pooling-Algorithmen berücksichtigen die individuellen Fähigkeiten der Mitarbeiter. So kann sichergestellt werden, dass die richtigen Leute zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben arbeiten. Dies ist besonders wichtig in Branchen, in denen Spezialwissen erforderlich ist.

Lesen Sie unseren Blog: https://plano-wfm.com/de-de/skill-management-workforce-management/

Lastspitzen-Management: Durch Pooling können Unternehmen flexibler auf plötzliche Lastspitzen reagieren. Wenn beispielsweise in einem E-Commerce-Unternehmen während der Ferienzeit mehr Kundenanfragen eingehen, kann die Software schnell zusätzliche Ressourcen aus dem Pool zuweisen.

Mitarbeiter-Selbstverwaltung: Viele moderne WFM-Systeme ermöglichen es den Mitarbeitern, sich selbst für bestimmte Schichten oder Aufgaben einzutragen, basierend auf ihrer Verfügbarkeit und Präferenz. Dies wird oft mit einer intelligenten Pooling-Funktion kombiniert, die sicherstellt, dass nur qualifizierte und verfügbare Mitarbeiter eingeteilt werden.

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Warum ist Pooling im Workforce Management so wichtig?

Pooling bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, die auf dynamische Arbeitsumgebungen angewiesen sind, und ist ein unverzichtbares Werkzeug in der modernen Personaleinsatzplanung bzw. im Workforce Management.

1. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Pooling ermöglicht es Unternehmen, schnell und effizient auf Veränderungen in der Arbeitsbelastung zu reagieren. Dies ist besonders in Branchen mit stark schwankenden Nachfrage- oder Arbeitsbelastungsspitzen von Bedeutung, wie im Handel, im Contact Center oder in der Logistik. Mit einem gut organisierten Pool an qualifizierten Mitarbeitern kann der Arbeitsaufwand besser verteilt und Engpässe vermieden werden.

2. Kosteneffizienz

Durch die flexible Nutzung von Personalressourcen aus einem Pool können Unternehmen ihre Kosten senken. Eine Überbesetzung von Schichten oder die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter für kurzfristige Spitzen kann vermieden werden, da der vorhandene Pool bereits genug Kapazität bietet, um auf Schwankungen zu reagieren. Das bedeutet, dass weniger Geld für Überstunden oder zusätzliche Leiharbeiter ausgegeben werden muss.

3. Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit

Pooling kann auch zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Indem Mitarbeiter in der Lage sind, Aufgaben und Schichten zu übernehmen, die besser zu ihren Fähigkeiten oder Vorlieben passen, fühlen sie sich wertgeschätzt und motivierter. Außerdem ermöglicht ein flexiblerer Einsatzplan den Mitarbeitern eine bessere Balance zwischen Arbeits- und Privatleben.

4. Erhöhung der Servicequalität

Durch den Einsatz von Mitarbeitern, die speziell auf die jeweilige Aufgabe vorbereitet und qualifiziert sind, verbessert sich die Servicequalität. Ein optimal besetztes Team, das durch die WFM-Software ständig angepasst wird, gewährleistet schnellere und qualitativ hochwertige Bearbeitungen von Kundenanfragen oder Projekten.

 

 

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Was sind Best Practices für den Einsatz von Pooling?

Damit das Pooling in einer WFM-Software wirklich effektiv ist, sollten einige Best Practices berücksichtigt werden:

Richtige Gruppierung der Arbeitskräfte: Es ist wichtig, den Pool basierend auf klar definierten Kriterien zu organisieren, wie z.B. Fähigkeiten, Verfügbarkeit, und Erfahrung. Je präziser die Gruppierung, desto besser kann die Software geeignete Mitarbeiter zuweisen.

Schulung und Weiterentwicklung der Mitarbeiter: Da die Flexibilität eines Pools oft bedeutet, dass Mitarbeiter verschiedene Aufgaben übernehmen müssen, sollte das Unternehmen kontinuierlich in Schulungen und die Weiterentwicklung der Mitarbeiter investieren. So wird sichergestellt, dass das Personal für eine Vielzahl von Aufgaben qualifiziert bleibt.

Echtzeitüberwachung: Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie über eine zuverlässige Echtzeitüberwachung ihrer Arbeitsprozesse verfügen. Die besten Pooling-Systeme sind nur so gut wie die zugrunde liegenden Daten. Daher sollten regelmäßig Anpassungen und Optimierungen vorgenommen werden, um die Effizienz zu maximieren.

Kommunikation mit dem Personal: Eine offene und transparente Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg eines Pooling-Systems. Mitarbeiter sollten genau wissen, wie und warum sie bestimmten Aufgaben oder Schichten zugewiesen werden, und die Möglichkeit haben, Feedback zu geben.

 

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Fazit

Pooling mit einer WFM-Software ist eine leistungsstarke Methode, um die Ressourcennutzung in Unternehmen zu optimieren. Durch die flexible Zuordnung von Arbeitskräften aus einem Pool können Unternehmen besser auf Schwankungen in der Arbeitsbelastung reagieren, die Kosten senken und gleichzeitig die Servicequalität verbessern. Entscheidend ist, dass Unternehmen dieses System durch eine klare Strategie, kontinuierliche Schulung und eine effektive Nutzung von Echtzeitdaten unterstützen. So kann Pooling nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch zur Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden beitragen.

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