Planung mit integrierter Zeitwirtschaft: Die 6 wichtigsten Aspekte
In einer Welt, in der Zeit ein kostbares Gut ist, spielt effiziente Planung eine entscheidende Rolle. Menschen in der Arbeitswelt sind ständig auf der Suche nach Wegen, ihre Zeit besser zu nutzen, um Produktivität und Balance in der Freizeit zu steigern. Eine Dienstplanung, die nicht nur die unternehmerischen, sondern auch die die gesetzlichen Vorgaben und die Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt, trägt entscheidend dazu bei, diese Balance herzustellen. Eine wichtige Grundlage für eine solche optimierte Dienstplanung ist die richtige Anbindung und Verarbeitung aller relevanten Daten.
Möglich macht das eine integrierte Zeitwirtschaft, die alle entscheidenden Daten wie z.B. Arbeitszeiten berücksichtigt und verarbeitet und damit eine ganzheitliche und flexible Planung ermöglicht.
Integrierte Zeitwirtschaft ist ein Ansatz, des Zeitmanagements mit modernen Technologien und Prozessen kombiniert, um eine ganzheitliche und flexible Planung zu ermöglichen. Ziel ist es, eine transparente und effektive Nutzung der verfügbaren Zeit zu gewährleisten.
Inhalt
↓ Was versteht man unter Zeitwirtschaft?
↓ Wie können allgemeine Vorgaben und individuelle Wünsche vereint werden?
↓ Wie erreicht man maximale Flexibilität bei der Planung?
↓ Wie sieht eine perfekte Einheit aus? Zeitwirtschaft, Mitarbeiterportal, Planung
Was versteht man unter Zeitwirtschaft?
Die Zeitwirtschaft ist ein wichtiger Bestandteil des Personalwesens und befasst sich mit der Berechnung, Auswertung und ggf. Erfassung von zeitbezogenen Daten in einem Unternehmen. Für jeden Arbeitstag werden die Arbeits- und Fehlzeiten pro Arbeitnehmer nachgehalten. Dabei werden nicht nur der Beginn und das Ende der geleisteten Arbeitsstunden, sondern auch die Dauer und Pausen berücksichtigt und verarbeitet.
Für einen reibungslosen Zeitwirtschaftsprozess müssen meist sehr komplexe Anforderungen erfüllt sein, die ohne digitale Unterstützung kaum bis nahezu nicht abbildbar sind. Denn nicht nur gesetzliche und betriebliche Vorgaben müssen eingehalten werden, auch unsere moderne Arbeitskultur und unterschiedlichste Arbeitszeitmodelle können zur Herausforderung werden. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, sollte eine moderne Zeitwirtschaftslösung eingesetzt werden.
Die 6 wichtigsten Aspekte:
- Arbeitszeiterfassung: Hierbei werden die Arbeitsstunden der Mitarbeiter dokumentiert, häufig durch Zeiterfassungssysteme wie Stempelkarten, elektronische Zeiterfassung oder Softwarelösungen.
- Arbeitszeitplanung: Dies beinhaltet die Erstellung von Arbeitsplänen, Dienstplänen oder Schichtplänen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Aufgaben innerhalb der verfügbaren Arbeitszeiten abgedeckt sind.
- Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement: Verwaltung von Urlaubsanträgen, Krankmeldungen und anderen Abwesenheiten, um den reibungslosen Ablauf im Unternehmen zu gewährleisten.
- Überstunden und Mehrarbeit: Erfassung und Verwaltung von Überstunden sowie die Regelung von Ausgleichszeiten oder finanziellen Vergütungen.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Sicherstellung, dass die Arbeitszeiten und Ruhepausen im Einklang mit arbeitsrechtlichen Bestimmungen stehen.
- Analyse und Optimierung: Analyse der erfassten Daten, um Arbeitsprozesse zu optimieren und die Produktivität zu steigern.
Die Bedeutung der Zeitwirtschaft in der automatischen Planungsoptimierung
Ist Zeitwirtschaft in den Zeiten des „immer individueller“, „immer flexibler“ nicht ein Relikt aus traditioneller Vorzeit mit geordneten, kontrollierten Arbeitszeiten? So provokant diese These klingt, so wenig valide ist sie auch. Das Thema Zeitwirtschaft ist nach wie vor ein nicht weg zu denkender Bestandteil moderner Workforce Management Lösungen, denn: gerade eine zunehmende Flexibilisierung und Individualisierung der Arbeitsverhältnisse und Arbeitszeiten muss von einem soliden, exakten und nicht zuletzt auch performanten zeitwirtschaftlichen Regelwerk begleitet werden.
Wie können allgemeine Vorgaben und individuelle Wünsche vereint werden?
Obwohl sich auch im öffentlichen Sektor das eine oder andere Beschäftigungsverhältnis weniger starr als früher gestaltet, ist an einen Abschied von den strengen Regeln eines Tarifvertrags nicht zu denken.
Und auch in anderen Branchen, nehmen wir nur den agilen Handel (Retail-Sektor) oder die Contact Center Branche, wird die Zeitwirtschaft sogar wieder an Bedeutung gewinnen. Der Abschied von starren Schichtplänen ist kein neues Phänomen. Neu sind aber zunehmend mächtige Werkzeuge zur automatischen Personaleinsatzplanung. Die sich dahinter verbergenden Methoden und Algorithmen werden den Bedürfnissen des einzelnen Arbeitnehmers gerecht, ohne die betrieblichen Notwendigkeiten des Arbeitgebers zu vernachlässigen.
Mehr und mehr setzt sich die Erkenntnis durch, dass nicht nur in der Verwaltung des Personals, sondern auch in der optimalen Verplanung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein enormes Potenzial liegt. Aber dazu bedarf es gewisser Spielregeln. Und genau diese lassen sich mit einer modernen Workforce Management Lösung inklusive ausgefeilter zeitwirtschaftlicher Modellierung umsetzen.
Wie erreicht man maximale Flexibilität bei der Planung?
Dazu reicht es nicht, einige wenige sowieso schon immer vorhandenen zeitwirtschaftlichen Kontierungen miteinander in Einklang zu bringen. Eine moderne Lösung muss viel tiefergehende Faktoren berücksichtigen können, die ebenfalls zeitwirtschaftlich abgebildet werden, denn nur so erhält man maximale Flexibilität.
Um ein Bild zu gebrauchen: Geben z.B. Tarifverträge gewisse Regeln vor, die für das gesamte Unternehmen gelten, so muss eine moderne WFM-Lösung in der Lage sein, dem Mitarbeitenden einen „Rucksack“ mitzugeben.
Dieser Rucksack enthält in Form eines Regelwerks ganz individuelle Einstellungen, die vom Planungsalgorithmus automatisch berücksichtigt werden. Den komplexen, intelligenten Algorithmus im Hintergrund, kann der Planer mit nur wenigen Einstellungen einen Dienstplan erstellen, der die allgemeinen Vorgaben in ein perfektes Verhältnis mit den individuellen Bedürfnissen und gerechter Verteilung zwischen den Mitarbeitenden setzt – Ein weiterer Pluspunkt der integrierten Zeitwirtschaft, die zuverlässig in beiden Bereichen funktioniert, dem Anwender aber die Zeit und die Ressourcen lässt, sich auf seine oft zahlreichen anderen Tätigkeiten zu konzentrieren.
Wie sieht eine perfekte Einheit aus? Zeitwirtschaft, Mitarbeiterportal, Planung
Wenn die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, weil die persönlichen Interessen scheinbar leicht mit den betrieblichen Anforderungen bestmöglich in Deckung gebracht werden, ist ein weiteres Ziel erreicht. Ein nahtlos angebundenes Mitarbeiterportal, das auch in Form einer App auf mobilen Endgeräten genutzt werden kann, rundet das Zusammenspiel perfekt ab. Es gibt Mitarbeitern durch z.B. Schichttausche die Möglichkeit, aktiv an der Dienstplangestaltung mitzuwirken, Zeiten zu erfassen, Dienstpläne einzusehen oder Anträge zu stellen. Das Mitarbeiterportal schafft mehr Transparenz und Eigenverantwortung und vereinfacht Prozesse für Mitarbeiter und Planer enorm – in Kombination mit einer zuverlässigen Zeitwirtschaft und intelligenter Personaleinsatzplanung die perfekte Lösung für digitales Workforce Management.
Mehr zum Thema Mitarbeiter einbinden finden Sie unter: https://plano-wfm.com/ch-de/myplano-employee-self-service-ess/
Fazit:
Die integrierte Zeitwirtschaft ist im Rahmen des Workforce Managements ein mächtiges Instrument zur Steigerung von Effizienz und Zufriedenheit in Unternehmen. Sie bildet sämtliche Planungs- und Berechnungsgrundlagen ab, verwertet alle relevanten Daten und überträgt diese zuverlässige an weitere Systeme im Personalwesen. Durch die Kombination von Technologien und bewährten Methoden des Zeitmanagements können Unternehmen mit einer integrierten Zeitwirtschaft ihre Ressourcen optimal nutzen, die Produktivität durch die automatisierten und verbesserten Abläufe steigern und eine gesunde Work-Life-Balance fördern.
Beitrag von Matz Hölzlein, Head of Sales
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