Mobile Zeiterfassung im Workforce Management - Flexibilität mit System
Die Zukunft der Zeiterfassung ist mobil.
Die Arbeitswelt steht an einem Wendepunkt. Flexible Arbeitszeitmodelle, Homeoffice-Regelungen und standortunabhängiges Arbeiten gehören längst zur neuen Normalität. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Transparenz, Fairness und Effizienz in der Arbeitszeitorganisation. In diesem Spannungsfeld gewinnt ein Thema rasant an Bedeutung: die mobile Zeiterfassung.
Wo früher analoge Stempeluhren oder stationäre Terminals dominierten, braucht es heute digitale Lösungen, die ortsunabhängig funktionieren, intuitiv bedienbar sind und gleichzeitig alle gesetzlichen sowie betrieblichen Anforderungen abbilden.
Ein weiterer Punkt, der für den Umstieg auf mobile Zeiterfassung spricht: Viele Unternehmen erfassen ihre Arbeitszeiten noch immer mit Excel. Zwar wirkt das auf den ersten Blick unkompliziert, doch in der Praxis ist die Zeiterfassung mit Excel zeitaufwändig, fehleranfällig und nicht rechtskonform, insbesondere bei komplexen Arbeitszeitmodellen oder mehreren Standorten. Manuelle Einträge führen häufig zu Inkonsistenzen, erschweren die Auswertung und bieten keine Echtzeitdaten. Digitale Zeiterfassungssysteme schaffen hier Abhilfe, sie automatisieren die Prozesse, reduzieren Fehlerquellen und sorgen für rechtssichere Dokumentation.
In Verbindung mit einer leistungsfähigen Workforce Management (WFM) Software wird die mobile Zeiterfassung zu einem strategischen Instrument. Sie schafft nicht nur mehr Flexibilität für Mitarbeitende, sondern ermöglicht auch eine präzise, datenbasierte Planung und Steuerung von Personaleinsätzen in Echtzeit und über sämtliche Arbeitszeitmodelle hinweg.
Inhalt
↓ Definition: Was ist mobile Zeiterfassung und warum ist sie so entscheidend für moderne Unternehmen?
↓ Wie integriert sich die mobile Zeiterfassung in eine WFM-Software?
↓ Was verändert sich für Mitarbeitende und Unternehmen durch die mobile Zeiterfassung?
↓ Welche Rolle spielt mobile Zeiterfassung bei der Einhaltung von Arbeitszeitmodellen wie der 4-Tage-Woche?
Definition: Was ist mobile Zeiterfassung und warum ist sie so entscheidend für moderne Unternehmen?
Mobile Zeiterfassung bedeutet, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten nicht mehr an einem festen Ort erfassen müssen. Stattdessen geschieht dies bequem via Zeiterfassungs-App über das Smartphone oder Tablet oder über ein webbasiertes Portal unabhängig davon, ob sie im Büro, zu Hause oder unterwegs arbeiten. Dabei geht es nicht nur um das Ein- und Ausstempeln von Arbeitsbeginn und -ende. Vielmehr lassen sich auch Pausen, Abwesenheiten, Schichtwechsel oder sogar Schichtwünsche digital erfassen und verwalten.
In einer Arbeitswelt, die zunehmend von Flexibilität und Mobilität geprägt ist, wird diese Form der Zeiterfassung zur logischen Konsequenz. Gerade in Branchen mit hoher Dynamik etwa im Detailhandel, im Gesundheitswesen, in der Logistik oder im Contact Center, ist die mobile Erfassung der Arbeitszeiten ein entscheidender Faktor für betriebliche Effizienz. Aber auch in klassischen Bürojobs, die heute häufig hybrid organisiert sind, schafft sie Transparenz und Fairness in der Arbeitszeitdokumentation.
Ein weiterer Aspekt macht die mobile Zeiterfassung alternativlos: die rechtliche Lage. Mobile Systeme helfen dabei, diese Anforderungen zu erfüllen ohne unnötigen Verwaltungsaufwand.
Gesetzliche Anforderungen: Ist die Zeiterfassung Pflicht?
Spätestens seit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH, Urteil C-55/18 vom 14.05.2019) zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung stehen Unternehmen in der Pflicht, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten systematisch und vollständig zu dokumentieren. Das deutsche Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Verpflichtung mit Beschluss vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) bestätigt und klargestellt, dass Arbeitgeber bereits nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches Zeiterfassungssystem einzuführen.
Hinzu kommen in Deutschland weitere gesetzliche Vorschriften:
- § 16 Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
verpflichtet zur Aufzeichnung von Arbeitszeiten über acht Stunden pro Tag sowie Sonn- und Feiertagsarbeit. - § 17 MiLoG
fordert für bestimmte Branchen eine tagesaktuelle und manipulationssichere Dokumentation der Arbeitszeiten. - Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen
können zusätzliche Anforderungen definieren, etwa zur Pausenerfassung oder zum Umgang mit Arbeitszeitkonten.
Eine digitale, mobile Zeiterfassung hilft Unternehmen, diese Pflichten rechtssicher und effizient zu erfüllen – ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Welche Möglichkeiten zur Zeiterfassung gibt es?
Mobile Zeiterfassung:
Die mobile Zeiterfassung bietet Mitarbeitern das Maximum an Flexibilität. Natürlich immer unter Einhaltung der unternehmerischen und gesetzlichen Regeln. Mit dem Handy, Tablet oder PC kann die Arbeitszeit oder Freizeit völlig flexibel verplant werden. plano WFM bietet mit seinem mobilen Mitarbeiterportal genau das. Nicht nur Arbeitszeiten können bequem von unterwegs aus erfasst werden, auch Urlaubsanträge oder Gleittagsanträge lassen sich so ganz simpel mit nur wenigen Klicks einreichen. Vergessene Zeitbuchungen und Tätigkeiten können problemlos nacherfasst, Dienstpläne und Mitarbeiterdaten eingesehen oder Tauschpartner für Dienste gefunden werden.
Zeiterfassung per Terminal:
Die Zeiterfassung von Arbeitszeiten, Pausen oder Abwesenheiten kann auch mittels Terminals vorgenommen werden. Zeiterfassungsterminals werden vor Ort im Unternehmen installiert und erfassen z.B. per RFID-Chip die Zeitbuchungen der Mitarbeiter. Diese Variante der Zeiterfassung ist offline möglich und besonders dann geeignet, wenn Anwender keinen Zugang zum Internet haben.
Zeiterfassung für SAP
Egal, ob die Arbeitszeiten von 200 oder 100.000 Mitarbeitern erfasst und verarbeitet werden soll: Mit plano WFM bieten wir Ihnen die optimale Zeiterfassung für Ihre Anforderungen. Die Zeiterfassungssoftware lässt sich nahtlos an Fremdsysteme wie z.B. SAP integrieren.
Wie integriert sich die mobile Zeiterfassung in eine WFM-Software?
Erst im Zusammenspiel mit einer leistungsfähigen WFM-Software entfaltet die mobile Zeiterfassung ihr volles Potenzial. Denn hier geht es nicht mehr nur darum, Arbeitszeiten zu dokumentieren, sondern darum, sie in betriebliche Prozesse zu integrieren, auszuwerten und gezielt zu steuern.
Die über eine mobile App oder ein Webportal erfassten Zeiten fließen direkt in das Workforce Management System ein und stehen dort in Echtzeit zur Verfügung.
Employee Self Services wie unsere Mitarbeiter-App myplano kommt Ihren Mitarbeitern zugute, indem sie für Transparenz und Flexibilität sorgen. Zugleich profitieren Sie auch auf betrieblicher Ebene sehr von den neuen Standards im Personalwesen. Durch Mitarbeiter Self Services kommen Sie unter anderem dem papierlosen Büro näher und schonen Ressourcen durch z.B. digitale Urlaubsanträge. Auch die gesamte Administration wird einfacher, weil der Tausch von Schichten, die Buchung der Arbeitszeiten und viele andere Prozesse direkt im ESS-System vorgenommen werden können.
Lesen Sie für mehr Informationen hier weiter:
https://plano-wfm.com/ch-de/zeiterfassung-software/
https://plano-wfm.com/ch-de/myplano-employee-self-service-ess/
Das ermöglicht es Unternehmen, laufende Planungen mit den tatsächlichen Ist-Zeiten abzugleichen, Abweichungen frühzeitig zu erkennen und Planungsfehler zu vermeiden. Darüber hinaus werden die erfassten Daten automatisch mit gesetzlichen und tariflichen Vorgaben abgeglichen. So wird beispielsweise geprüft, ob tägliche oder wöchentliche Höchstarbeitszeiten eingehalten, Pausen korrekt genommen und Ruhezeiten eingehalten wurden.
Darüber hinaus ermöglichen moderne WFM-Systeme, die Zeiten direkt in die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu übertragen. Damit entfallen manuelle Zwischenschritte und mögliche Fehlerquellen. Mitarbeitende können ihre erfassten Zeiten in der App einsehen, Korrekturwünsche einreichen oder Anträge auf Urlaub und Abwesenheit direkt digital stellen. So entsteht ein durchgängiger, digitaler Prozess – transparent, effizient und benutzerfreundlich.
Was verändert sich für Mitarbeitende und Unternehmen durch die mobile Zeiterfassung?
Für Mitarbeitende bringt die mobile Zeiterfassung vor allem eines: Autonomie. Sie können ihre Arbeitszeit selbstbestimmt erfassen, haben jederzeit Einblick in ihre Zeitsalden, Überstunden oder Resturlaubstage und können aktiv an der Planung teilhaben. Diese Transparenz fördert das Vertrauen in die Organisation und reduziert Missverständnisse. Auch der Zugang zur Zeiterfassung wird niederschwelliger. Niemand muss mehr zur Stechuhr laufen oder auf Rückfragen vom Vorgesetzten warten, um die eigenen Stunden zu kontrollieren.
Auf Unternehmensebene zeigt sich der Nutzen vor allem in der Effizienzsteigerung. Administrative Prozesse rund um Arbeitszeitdokumentation, Schichtplanung und Lohnabrechnung werden erheblich beschleunigt. Die Datenqualität steigt, Fehlerquellen werden reduziert. Gleichzeitig können Unternehmen flexibel auf kurzfristige Veränderungen reagieren – etwa bei Personalausfällen, saisonalen Schwankungen oder Projekten mit wechselndem Personalbedarf. Durch die Verknüpfung von Echtzeitdaten mit Planungsalgorithmen lassen sich Ressourcen optimal steuern – und das bei gleichbleibender Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben.
Ein oft unterschätzter Effekt ist zudem die Verbesserung der Arbeitgeberattraktivität. Gerade jüngere Generationen legen großen Wert auf Flexibilität, Eigenverantwortung und digitale Tools im Arbeitsalltag. Unternehmen, die moderne Zeiterfassung anbieten, positionieren sich als zukunftsorientierte und mitarbeiterfreundliche Arbeitgeber – ein echter Vorteil im Wettbewerb um Talente.
Welche Rolle spielt mobile Zeiterfassung bei der Einhaltung von Arbeitszeitmodellen wie der 4-Tage-Woche?
Die Einführung und Umsetzung einer 4-Tage-Woche stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen im Bereich der Arbeitszeiterfassung und -steuerung. Die mobile Zeiterfassung spielt hierbei eine zentrale Rolle.
Ein zentrales Element der 4-Tage-Woche ist die Verdichtung oder Reduktion der Arbeitszeit – sei es durch längere tägliche Arbeitszeiten (z. B. 4 × 10 Stunden) oder durch eine reduzierte Gesamtwochenarbeitszeit (z. B. 32 Stunden verteilt auf 4 Tage). In beiden Fällen steigen die Anforderungen an die Genauigkeit und Transparenz der Zeiterfassung. Mobile Systeme ermöglichen es, Arbeitsbeginn, -ende, Pausen sowie Unterbrechungen und Tätigkeitswechsel in Echtzeit zu erfassen – unabhängig vom Arbeitsort. Damit werden auch gesetzliche Rahmenbedingungen, wie die tägliche Höchstarbeitszeit gemäß § 3 ArbZG, dokumentierbar und kontrollierbar eingehalten.
Darüber hinaus unterstützen mobile Lösungen bei der korrekten Abbildung von Ausgleichszeiträumen. So erlaubt § 3 Satz 2 ArbZG zwar Abweichungen bei der täglichen Arbeitszeit, setzt jedoch einen Ausgleich innerhalb von sechs Monaten oder 24 Wochen voraus. Eine lückenlose digitale Erfassung ist hier essenziell, um sowohl tarifliche als auch gesetzliche Vorgaben zu erfüllen und gleichzeitig eine verlässliche Basis für die Personalabrechnung zu schaffen.
Auch aus Sicht des Workforce Managements wirkt mobile Zeiterfassung modellstützend. Sie liefert verlässliche Daten für Planungs- und Steuerungssysteme, mit denen der Einsatz von Mitarbeitenden auch bei variablen Arbeitszeiten oder projektbezogenen Einsätzen zielgerichtet gesteuert werden kann. Dies ist vor allem in Unternehmen relevant, die sich für flexible Varianten der 4-Tage-Woche entscheiden – etwa mit rollierenden Ruhetagen oder personalisierten Arbeitszeitkonten. Die Verfügbarkeit aktueller Zeitdaten ermöglicht es, Dienstpläne dynamisch anzupassen und gleichzeitig die Fairness der Verteilung über verschiedene Teams hinweg sicherzustellen.
Nicht zuletzt wirkt sich der Einsatz mobiler Zeiterfassung auch auf die Akzeptanz und Umsetzbarkeit der 4-Tage-Woche aus. Mitarbeitende erleben durch digitale Tools mehr Eigenverantwortung, bessere Planbarkeit und eine transparente Dokumentation ihrer Arbeitszeit – was die Motivation und Zufriedenheit fördert.
Lesen Sie auch unseren Blog: https://plano-wfm.com/ch-de/4-tage-woche-zeitmodelle-wfm/
Fazit:
Die mobile Zeiterfassung ist mehr als Technik – sie ist ein strategischer Hebel
Mobile Zeiterfassung ist weit mehr als ein digitaler Ersatz für die Stechuhr. Sie ist ein Ausdruck moderner Arbeitskultur, ein Werkzeug zur rechtssicheren Zeiterfassung und ein Schlüssel für agile, flexible und mitarbeiterorientierte Planung. In Kombination mit einer umfassenden Workforce Management Software entsteht daraus ein ganzheitliches System, das Prozesse vereinfacht, die Produktivität steigert und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht.
Die WFM-Lösungen von plano ermöglichen genau diese Integration: Von der mobilen Zeiterfassung über die automatisierte Planung bis hin zur Echtzeit-Auswertung und Lohnabrechnung – alles auf einer Plattform. Damit unterstützen wir Unternehmen dabei, Arbeitszeiten nicht nur zu erfassen, sondern strategisch zu gestalten.
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Weitere Informationen zu unserer Workforce Management-Software und den Einsatzgebieten erhalten Sie hier:
→ Workforce Management von plano
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