Workforce Management Software | Kosten | Personal | Logistikoptimierung

Willkommen in der modernen Logistik – einem Bereich, in dem Liefergeschwindigkeit, Präzision und Flexibilität gefordert sind wie nie zuvor, während betriebliche Realitäten häufig an klare Grenzen stoßen. Denn während Kunden immer mehr wollen und das am besten gestern geliefert, fehlerfrei verpackt und bitte auch noch nachhaltig – kämpfen Lagerhäuser und Distributionszentren an allen Fronten.

Die Löhne steigen, und zwar nicht aus Spaß an der Freude: Inflation und der Kampf um qualifizierte Arbeitskräfte treiben die Kosten nach oben. Gleichzeitig wird der Arbeitsmarkt dünner, und gute Leute sind rar und hart umkämpft.

Doch damit nicht genug: Während die Belegschaft schrumpft, wachsen die Anforderungen. Schneller, präziser, flexibler – das Mantra moderner Kunden. Und genau das bringt viele Logistikprozesse an ihre Belastungsgrenze. Die Folge? Höherer Druck, steigende Komplexität und ein klarer Handlungsbedarf.

Hinter diesen offensichtlichen Herausforderungen verbergen sich betriebliche Ineffizienzen, die die Rentabilität still und leise untergraben. Laut Gartner kann der Personalaufwand bis zu 65 % der gesamten Lager- und Fulfillment-Kosten ausmachen und ist damit einer der größten und volatilsten Kostentreiber in der Lieferkette. Viele Lager stützen sich nach wie vor auf veraltete oder manuelle Planungsmethoden, die es schwierig machen, den Personalbedarf in Echtzeit an die tatsächliche Arbeitsbelastung anzupassen. Starre Arbeitsstrukturen können dazu führen, dass Ressourcen in ruhigen Zeiten nicht ausgelastet sind, während Spitzenzeiten kostspielige Überstunden oder eine übermäßige Abhängigkeit von Zeitarbeitskräften nach sich ziehen. Darüber hinaus führen unzureichendes Mitarbeiterengagement und eine Diskrepanz zwischen den Mitarbeitern an der Basis und den betrieblichen Zielen oft zu geringerer Produktivität, höherer Fluktuation und den damit verbundenen versteckten Kosten.

Diese Probleme sind nicht nur Symptome eines schwierigen Arbeitsmarktes – sie sind Anzeichen für einen grundlegenden Bedarf an einem strategischeren und datengestützten Ansatz für das Personalmanagement. Ohne die richtige Strategie und Technologie laufen Lagerleiter Gefahr, weiterhin nur reaktiv zu handeln und Personalprobleme erst dann anzugehen, wenn sie sich bereits auf die Leistung, das Serviceniveau und die Kosten ausgewirkt haben.

Der Bericht „3 Key Strategies to Optimize Warehouse Labor Costs“ von Gartner aus dem Jahr 2025 bietet einen klaren strategischen Rahmen für die Bewältigung dieser Herausforderungen. Er hebt drei Hebel hervor, die Logistikleiter nutzen können, um arbeitsbezogene Kosten nachhaltig zu senken: Mitarbeiterbefähigung, Ressourcennutzung und Automatisierung.

Inhalt

↓ Definition: Was bedeutet Workforce Management in der Logistik?
↓ Welche versteckten Kostenfaktoren bedrohen die Rentabilität in der Logistik?
↓ Warum braucht es eine strategische Herangehensweise im Workforce Management?
↓ Was sollten Logistikverantwortliche priorisieren?

Definition: Was bedeutet Workforce Management in der Logistik?

Workforce Management (WFM) in der Logistik bezeichnet den strategischen und operativen Prozess der bedarfsgerechten Planung, Steuerung und Optimierung von Mitarbeiterressourcen in Lager- und Fulfillmentzentren. Ziel ist es, Personalkosten zu minimieren und gleichzeitig die Produktivität sowie Servicequalität zu maximieren.

Moderne WFM-Systeme basieren auf datengetriebenen Algorithmen und integrieren Funktionen wie Personalbedarfsanalyse, KI-gestützte Einsatzplanung, Qualifikationsmanagement, Mitarbeiter-Self-Service, Zeit- und Anwesenheitserfassung sowie Systemintegrationen. Diese ganzheitlichen Lösungen ermöglichen es, Arbeitszeiten flexibel und effizient an Schwankungen im Auftragsvolumen anzupassen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und eine motivierte, leistungsorientierte Belegschaft zu fördern. Durch die Automatisierung und Digitalisierung von Personalprozessen entsteht eine transparente, agile und kostenoptimierte Arbeitsumgebung, die entscheidend zur Wettbewerbsfähigkeit moderner Logistikunternehmen beiträgt.

Welche versteckten Kostenfaktoren bedrohen die Rentabilität in der Logistik?

Hinter den bekannten Herausforderungen verbergen sich operative Ineffizienzen, die schleichend und dennoch spürbar die Rentabilität von Lagerbetrieben beeinträchtigen.
Viele Lagerhäuser verlassen sich weiterhin auf veraltete oder manuelle Planungsmethoden. Dies erschwert eine exakte Personalbedarfsanalyse in Echtzeit und führt dazu, dass Ressourcen in ruhigen Phasen ungenutzt bleiben, während in Spitzenzeiten teure Überstunden oder der Rückgriff auf externe Zeitarbeitskräfte nötig werden. Zusätzlich leidet häufig die Mitarbeitermotivation – etwa durch mangelnde Transparenz, fehlende Mitsprache oder unflexible Strukturen. Die Folge sind geringere Produktivität, höhere Fluktuation und eine Reihe versteckter Folgekosten.

Warum braucht es eine strategische Herangehensweise im Workforce Management?

Diese Herausforderungen sind nicht allein auf den angespannten Arbeitsmarkt zurückzuführen. Vielmehr deuten sie auf einen grundsätzlichen Mangel an strategischer Ausrichtung im Workforce Management hin. Unternehmen, die ihre Personalplanung lediglich reaktiv betreiben, greifen erst dann ein, wenn Leistung, Qualität oder Kosten bereits negativ betroffen sind.
Gartners Bericht „3 Schlüsselstrategien zur Optimierung der Lagerarbeitskosten“ bietet einen praxisnahen Rahmen, um aus dieser Reaktivität auszubrechen. Er identifiziert drei zentrale Handlungsfelder, mit denen sich Arbeitskosten in der Logistik effektiv senken und gleichzeitig die betriebliche Resilienz stärken lassen: Erstens gilt es, Mitarbeitende zu befähigen. Zweitens sollen vorhandene Ressourcen effizienter genutzt werden. Drittens müssen Prozesse automatisiert werden, um Skalierbarkeit und Transparenz zu ermöglichen.

Was sollten Logistikverantwortliche priorisieren?

1. Mitarbeitende befähigen – durch digitale Mitgestaltungsmöglichkeiten

Ein zentrales Element erfolgreicher Logistikteams ist die Motivation der Mitarbeitenden. Gartner zeigt, dass Menschen produktiver arbeiten, wenn sie sich als selbstwirksam erleben, ihre Aufgaben verstehen und aktiv am Arbeitsprozess beteiligt sind.

Moderne Workforce-Management-Systeme tragen wesentlich dazu bei, dieses Engagement zu fördern. Über das Self-Service-Modul von plano oder die mobile Anwendung „myplano“ erhalten Mitarbeitende direkten Zugang zu ihren Dienstplänen, können Schichten anfragen oder tauschen, Urlaubsanträge verwalten und werden bei Planänderungen in Echtzeit informiert. Diese digitale Transparenz stärkt das Vertrauen und reduziert Konflikte in der Einsatzplanung. Mitarbeitende fühlen sich eingebunden, können Verantwortung übernehmen und entwickeln eine stärkere Bindung an das Unternehmen.

Das Ergebnis: geringere Fluktuation, höhere Zufriedenheit – und damit weniger kostenintensive Neubesetzungen.

2. Ressourcen optimal nutzen – durch intelligente Planung und Skills Management

Die beste Personalstrategie nützt wenig, wenn der tatsächliche Bedarf nicht präzise ermittelt wird. Zu viele Mitarbeitende führen zu Leerlauf und Überbesetzung, zu wenige verursachen Überlastung, Qualitätsprobleme und hohe Überstundenkosten. Mit dem Personalbedarfsanalyse-Modul von plano lassen sich saisonale Trends, historische Daten und Echtzeit-Kennzahlen intelligent kombinieren, um auftragsbezogene Prognosen zu erstellen und Dienstpläne vorausschauend anzupassen.

Darüber hinaus ist in modernen Lagerbetrieben nicht nur die Anzahl der Mitarbeitenden entscheidend, sondern auch deren Qualifikation. Durch die Kombination aus KI-gestützter Einsatzplanung und integriertem Skill Management stellt plano sicher, dass nicht nur genügend, sondern auch die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Das System berücksichtigt bei der Planung Verfügbarkeiten, Zertifikate, Erfahrungswerte und individuelle Präferenzen – und weist Tätigkeiten automatisiert nur den Mitarbeitenden zu, die dafür entsprechend qualifiziert sind. So entsteht eine agile Personalstruktur, in der qualifiziertes Personal flexibel eingesetzt werden kann, ohne dass Produktivität oder Compliance gefährdet werden. Gerade in Zeiten von Auftragsschwankungen und kurzfristigen Personalengpässen ist diese Flexibilität ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

3. Prozesse automatisieren – für Transparenz, Effizienz und Skalierbarkeit

Neben der Mitarbeiterbindung und der besseren Ressourcennutzung empfiehlt Gartner vor allem eines: die umfassende Automatisierung administrativer Prozesse. Nur so lassen sich wiederholende Aufgaben beschleunigen, Fehlerquellen minimieren und der Fokus der Führungskräfte auf strategisch wertschöpfende Tätigkeiten lenken.

Ein Beispiel dafür ist die Zeit- und Anwesenheitserfassung. Das entsprechende Modul von plano WFM erfasst Arbeitszeiten, Pausen, Abwesenheiten und Überstunden in Echtzeit und vergleicht sie automatisch mit der geplanten Soll-Zeit. Abweichungen werden sofort sichtbar gemacht, wodurch Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt und korrigiert werden können. Das Ergebnis: präzisere Abrechnungen, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und messbare Prozessoptimierung – ganz im Sinne von Lean Management.

Auch im Bereich der Systemintegration zeigt sich das Potenzial zur Automatisierung. Lagerhäuser arbeiten meist mit verschiedenen Systemen: von ERP über HR-Tools bis zur Lohnabrechnung. Das Interfaces-Modul von plano WFM verbindet diese Systeme miteinander und ermöglicht eine nahtlose Datenübertragung. So entfallen manuelle Doppeleingaben, der Verwaltungsaufwand sinkt erheblich, und die Qualität der Daten steigt. Die gewonnene Transparenz beschleunigt das Reporting und entlastet alle operativen Ebenen.

Quellen

Gartner (2025): 3 Key Strategies to Optimize Warehouse Labor Costs.

Hier erhalten Sie Ihren kostenfreien Zugang zum Report:

https://plano-wfm.com/ch-de/gartner-report-wfm-moderne-logistikoptimierung

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