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Ausgangssituation

„Der Hauptgrund für die Umstellung auf ein Workforce-Management-System war, Verbesserungen zu erzielen. Wir wollten in der Lage sein, automatisch und schneller zu planen, einschließlich der Aufgabenrotation,“ erklärt Erik Schavemaker, Manager Warehouse Etos DC.

„Unsere Vertriebszentrum ist prozessorientiert. Die Mitarbeitenden arbeiten überall im Lager an so vielen verschiedenen Aufgaben wie möglich: Wareneingang, Schubmaststapler, Kommissionierung und Verladung. Indem wir verschiedene Aufgaben pro Tag rotieren, sorgen wir für Bewegung und Abwechslung bei den Mitarbeitenden. Das ist förderlich für ihr Wohlbefinden, ihre Gesundheit und ihren Bewegungsapparat. Die plano Software bietet diese Möglichkeit. Das habe ich so noch nirgendwo anders gesehen. Das hat auch dafür gesorgt, dass die Longlist während des Auswahlprozesses schnell sehr viel kürzer wurde. Die Einstellungen kann man als Unternehmen selbst vornehmen und alles ist sehr benutzerfreundlich.“

Automatisierung und Aufgabenrotation

• Sehr schnelle Planung führt zu enormer Zeitersparnis
• Einfaches Rotieren verschiedener Aufgaben
• Mehr Zeit für das Teammanagement und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden

Mehr Flexibilität in der Personalplanung

• Optimierte Planung auf Basis von Prognosedaten
• Täglich verfügbare Informationen für Arbeitsvermittler
• Ein Dienstplan mit gerechter Verteilung

Im Einklang mit den Gesetzen und Vorschriften

• Die Planung verstößt niemals gegen gesetzliche oder tarifvertragliche Bestimmungen
• Zulagen gehen direkt in das Gehaltsabrechnungssystem ein

Erforderliche Zeitarbeitskräfte sind sofort sichtbar

Bis vor kurzem beschäftigte Etos DC einen Planer. Zeiterfassung und Aufgabenrotation wurden noch manuell in Excel durchgeführt. „Mit plano planen wir jetzt auf Knopfdruck, wodurch sich die Funktion des Planers verändert hat. Außerdem können wir aus plano einen Bericht für die Anforderung der benötigten Zeitarbeitskräfte exportieren, auf den die Arbeitsagentur direkt zugreifen kann. Vom Prognosemodul aus wird dieser zweimal wöchentlich aktualisiert, während der Woche selbst geschieht dies täglich. Außerdem speichert plano alle Daten, so dass es auch als Referenz dienen kann.“

Der Optimierer, automatische Dienstplanung

Erik: „Früher brauchte der Planer mindestens einen Tag, um den Dienstplan zu erstellen. Heute kann ein Teamleiter den ‚Optimierer‘ in der Planung einschalten und sich eine Tasse Kaffee holen. Wenn er zurückkommt, ist die Planung fertig. Wir haben etwa 25 verschiedene Aufgaben. Die Qualifikationen der einzelnen Mitarbeitenden sind bereits im System hinterleg, so dass jeder für die richtigen Aufgaben eingeplant wird. Der Teamleiter muss nur noch die Abwesenheiten, z. B. von kranken oder abwesenden Mitarbeitenden, im Voraus festlegen. Die Dienstplanung erfolgt auf der Basis einer bestimmten Prognose und einer möglichst gerechten Zuteilung.