Dienstplan & Schichtplan erstellen / schreiben - Top5-Tipps
Inhalt
↓ Warum ein Schichtplan?
↓ Was kann eine gute Schichtplanung?
↓ Darauf sollten Sie bei einer modernen Schichtplan-Software achten
↓ Flexible Schichtplanung mit plano WFM
Warum ein Schichtplan?
Ein Schichtplan ist immer dann nötig, wenn in Unternehmen die Arbeit in mehreren Schichten von Nöten ist und die Mitarbeiter diesen jeweiligen Schichten zugeordnet werden müssen. Lässt sich die Schichtplanung in sehr kleinen Unternehmen noch relativ einfach umsetzen, wird es mit zunehmender Anzahl an Mitarbeitern nahezu unmöglich. Den Überblick zu behalten, wenn Mitarbeiter ungeplant ausfallen, die Auftragslage stark schwankt oder Schichten kurzfristig getauscht werden wollen, ist dann mit einer z.B. manuellen Kalkulationslösung wie Excel-Vorlagen nicht mehr machbar. Eine solch starre Lösung ist nicht in der Lage, kurzfristig und flexibel auf sich ändernde Faktoren zu reagieren. In vielen Branchen ist diese Flexibilität aber zwingend nötig, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten, denkt man doch nur mal an das schnelllebige Tagesgeschäft im Handel oder Krankenhäuser, die sich täglich auf schwankende Patientenzahlen einstellen müssen.
Was kann eine gute Schichtplanung?
Schichtsysteme, Vorgaben und Personalbedarf berücksichtigen
Eine gute Schichtplanung ermöglicht eine schnelle, effiziente und simple Erstellung eines Schichtplans, in dem Mitarbeiter übersichtlich und auf einen Blick sichtbar sind und der flexibel auf nötige Änderungen reagieren kann. Der Schichtplan ist auf die Besonderheiten jeder Branche angepasst und berücksichtigt alle relevanten Faktoren. Dabei kommt es nicht nur auf die Abbildung der unterschiedlichen Schichten (z.B. rollierende Schicht oder Wechselschicht) an, es müssen auch gesetzliche Arbeitszeitregelungen sowie tarifliche und betriebliche Bestimmungen einbezogen werden. Hinzu kommen branchenspezifische Bedarfstreiber, anhand derer der Personalbedarf prognostiziert werden kann.
Individuelle Schichtmuster von Mitarbeitern abbilden
Auch die individuellen Muster der Mitarbeiter sollte ein guter Schichtplaner mitberücksichtigen. Häufig ist es so, dass der Mitarbeiter in einem bestimmten Rhythmus immer die gleichen Schichtdienste hat, z.B. eine Woche Tagdienst und darauf folgend eine Woche Spätdienst. Eine gute digitale Lösung greift hier auf sogenannte Schichtschemata zurück, durch die der Planer nicht jeden Schichtdienst einzeln verplanen muss und der Planungsaufwand erheblich reduziert wird.
So kann KI-Technologie die Erstellung von Schichtplänen unterstützen
Moderne Schichtplan-Programme bewähren sich besonders dann, wenn es kompliziert wird. Sie sind übersichtlich, flexibel und immer aktuell. Insbesondere durch den Einsatz von KI-gestützter Technologie wird der Prozess der Schichtplanung erheblich vereinfacht und qualitativ enorm verbessert. Sofern das Tool mit allen relevanten Daten und Schichtmodellen gefüttert wird, können die Schichtpläne in kurzer Zeit auf Knopfdruck erstellt werden. Durch die Berücksichtigung der Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter ist zugleich absolute Fairness sichergestellt. Auch tarifrechtliche und gesetzliche Rahmenbedingungen werden automatisch berücksichtigt.
Darauf sollten Sie bei einer modernen Schichtplan-Software achten
Eine geeignete Software für die Schichtplanung erleichtert die Einsatzplanung Ihrer Mitarbeiter und steigert nachhaltig die Effizienz der Personalprozesse. Insbesondere in Anbetracht des Wandels auf dem Arbeitsmarkt und der zunehmenden Digitalisierung ist eine gute Schichtplanung für die meisten Unternehmen unerlässlich. Eine passende Software sollte zu den Bedürfnissen des Unternehmens passen und die Dienst- und Schichtplanung durch seine Funktionalitäten erleichtern. Zudem sollte das Tool die folgenden Kriterien erfüllen:
- Benutzerfreundliche Oberfläche
- Unterstützung verschiedener Schichtmodelle
- Funktionen zur Automatisierung und Optimierung
- Individuelle Anpassbarkeit
- Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen
- Einhaltung von Arbeitsrecht und Vorschriften
- Skalierbarkeit
- Integration in die Systemlandschaft des Unternehmens
Flexible Schichtplanung mit plano WFM
Von klassischen Frühschichten, Spätschichten oder Nachtschichten bis hin zu Multischichten – Mit plano WFM bieten wir eine übersichtliche automatische Schichtplanung, die auf KI-gestützter Technologie basiert. Mit minimalem Aufwand lassen sich die Schichten in Ihrem Unternehmen ganz nach Bedarf effizient planen und automatisiert gerechte Schichtpläne erstellen.
Um den Planungsaufwand bei der Schichtplanung so gering wie möglich zu halten, lassen sich mit plano Planungsvorlagen erstellen, die bei der Schichtplanung genutzt werden. Diese Schichtfolgen können sowohl ganz simpel, als auch komplex sein und ermöglichen eine schnelle und bedarfsorientierte Schichtplanung, mit der die unterschiedlichsten Schichten abgebildet und bei Bedarf auch manuell oder automatisch angepasst werden können.
Vorteile der automatischen Schichtplanung mit plano
Unsere Lösungen sind modular aufgebaut und nahtlos miteinander verbunden. Zeitwirtschaftliche Bewertungen, Zuschläge, Arbeitszeitbewertungen oder Fehlzeiten der Mitarbeiter stehen dabei automatisch bei der Planung zur Verfügung.
Durch standardisierte und individuell anpassbare Schnittstellen lässt sich die plano Dienst- und Schichtplanung problemlos in die bestehende Systemlandschaft von Unternehmen integrieren, z.B. durch die Anbindung an:
- Personalmanagementsysteme (SAP, Peoplesoft etc.)
- Telefonanlagen (ACD Anlage)
- Zeiterfassungshardware (Kaba, datafox, Interflex etc.)
- Reportingtools oder Datawarehouse-Systeme
- Lohn- und Gehaltssysteme (LOGA, Paisy, SAP, Datev etc.)
Sie interessieren sich für das Thema Schichtplanung? Sprechen Sie uns an! Unsere Experten beraten Sie gerne und zeigen Ihnen, wie die Schichtplanung speziell in Ihrem Unternehmen zukünftig leichter von Statten gehen kann.
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