plano | Referenzen | Theater Krefeld und Mönchengladbach gGmbH
Digitale und transparente Dienstplanung für rd. 350 Mitarbeitende
Die Theater Krefeld und Mönchengladbach gGmbH ist das älteste Fusionstheater Deutschlands und feiert in der Spielzeit 2024/2025 sein 75-jähriges Bestehen.
Es verfügt über die Sparten Musiktheater, Ballett und Schauspiel sowie über das Orchester „Niederrheinische Sinfoniker“ und beschäftigt Mitarbeitende aus den unterschiedlichsten Berufsfeldern. Neben den Künstler*innen auf den Bühnen sind dies unter anderem zum Beispiel Beschäftigte aus den Bereichen Bühnentechnik, Ton und Beleuchtung, Ausstattung (Maske, Requisite, Kostüm), Inspizienz, Dramaturgie, Theaterpädagogik und Bühnenbildbau, Malsaal, Tischlerei, Schlosserei etc.).
Mit Liebe gemacht - unsere Referenzen
Theater Krefeld und Mönchengladbach gGmbH
Ausgangssituation
Beim Theater Krefeld und Mönchengladbach fand die Dienstplanung bis Juni 2024 manuell via Excel und analog auf Papier statt. Der Übertrag ins Personalabrechnungssystem erfolgte händisch. Aufgrund der Menge an Regelungen, Zuschlägen und Tarifen des öffentlichen Dienstes und des Normalvertrages Bühne, die im Theaterbetrieb zu berücksichtigen sind, stieß die Organisation mit der Zeit an ihre Grenzen.
Der Wunsch nach einer praktikablen, zeitgemäßen und vor allem digitalen Lösung wurde immer größer. Die Unabhängigkeit von Papier sollte auch bei den Mitarbeitenden spürbar Einzug halten und mit der plano Dienstplan-App myplano umgesetzt werden.
Mit der Einführung der plano WFM Software erhofft sich das Theater einen wirkungsvollen Schritt weg von fehleranfälligen Dienstplänen auf Papier hin zu digitalen Schnittstellen, Effizienz und Transparenz.
Auch die Mitarbeiterzufriedenheit soll mit der Dienstplan-App myplano gesteigert werden, indem Dienstplanausdrucke durch digitale Dienst- und Schichtpläne, die orts-, zeit- und geräteungebunden einsehbar sind, abgelöst werden.
Branche
Öffentlicher Dienst / Behörde
Anzahl Mitarbeitende
rd. 500
plano im Einsatz
plano Roster, plano Schnittstelle, plano Zeiterfassung, Mitarbeiterportal ESS und myplano, plano Reporting und Reports mit Layout
Miriam Mertens
Theater Krefeld und Mönchengladbach gGmbH
Projektziele
Digitalisierung der Dienstplanung
- Ablösungen der Excel-Planung und Reduktion manueller Eingaben
- Automatische Berechnung und Übertragung von Zuschlägen
- Schaffung automatisierter Schnittstellen von und zum Personalmanagementprogramm
- Transparente und nachvollziehbare Dienstpläne
- Einfache Erstellung von Auswertungen
Mitarbeiterzufriedenheit
- Moderne und ansprechende Benutzeroberfläche
- Orts-, zeit- und endgerätunabhängige Dienstplananzeige
- Digitale Zeiterfassung und Antragstellung
- Mitsprache und Einbeziehung bei Dienstplanung und Zeiterfassung
Effektive Entlastung der Dienstplanenden
- Erleichterung der Planung im Rahmen von betrieblichen Planungsvorgaben (z.B. freie Tage)
- Kurzfristige Änderungen schnell erfass- und kommunizierbar
- Übersichtliche Ansichten sämtlicher Dienstpläne
Verbesserung
Effizienz und Zufriedenheit der Planer
Mit der Einführung der plano WFM Lösung kann das Theater Dienstpläne nun nahezu papierlos, zeitsparend und vor allem digital erstellen sowie diese den Mitarbeitenden auf mobilen Endgeräten zugänglich machen. Gerade bei den Planern bewirkt dies eine enorme Entlastung durch den Abbau analoger und manueller Prozesse. Durch die parallele Implementierung digitaler Schnittstellen, kann der Datenaustausch mit dem Abrechnungssystem jetzt automatisiert durchgeführt werden und sorgt damit zusätzlich für mehr Effizienz und weniger Fehleranfälligkeit.
Mit der plano Zeiterfassung und Zeitbewertung findet auch die Erhebung und der Abgleich der tatsächlich gearbeiteten Zeiten mit den geplanten Dienstzeiten (direkt im Roster bzw. teilweise via Zeiterfassungsterminal oder ESS) digital statt und entlastet die Planenden dahingehend, dass ein händischer Übertrag aus Papierlisten entfällt.
Transparenz und Planbarkeit für Mitarbeiter
Für die Mitarbeitenden des Theaters bedeutet der Einsatz der Dienstplan-App myplano vor allem einen Zugewinn an Transparenz. Die genehmigten Dienstpläne können nun orts- und zeitunabhängig eingesehen werden, über den Gruppenkalender auch für das gesamte Team.
Anträge auf Ausgleichtage oder Urlaub können direkt aus dem myplano-Jahreskalender gestellt werden. Zusätzlich werden den Mitarbeitenden nun Stundennachweise und für die langfristige Planung die Disposition für die nächsten drei Monate in Form von Reports zur Verfügung gestellt.
Mitarbeitende, die an der Zeiterfassung teilnehmen, haben Einblick in ihre gebuchten Zeiten und können Korrekturanträge direkt aus der myplano App heraus stellen.
Verbesserungen
für Planer
- Wegfall aufwendiger und fehleranfälliger Papierlisten
- Dienstplanung in einer modernen, digitalen und funktionalen Planungsumgebung
- Effizienz und Entlastung durch verlustfreien und automatisierten Datentransfer via digitaler Systemschnittstellen
- Automatische Berücksichtigung von Tarifen und gesetzlichen Bestimmungen durch softwaregestützte Dienstplanung
Verbesserungen
für Mitarbeitende
- Orts-, zeit- und endgeräteunabhängige Einsicht in den Dienstplan sowie den Gruppenkalender
- Papierlose Beantragung von Urlaub und freien Tagen via Smartphone
- Erweiterter Planungshorizont:
Einsicht in die Planung von freien Tagen für zwei Monate im Voraus möglich
Das sagen unsere Kunden
Ob Versicherungen, Banken, Polizeien, Contact Center oder im Einzelhandel – Über 300 Kunden auf der ganzen Welt planen bereits mit plano.
Wir sind persönlich für Sie da
